一站式電郵管理

我經常鼓勵身邊的朋友要作有效的電郵管理，對別人致送給自己的電郵，無論是是發往其公司或私人電子郵箱的電郵都須作快回應，別做一個「義廉恥」的通訊者。很遺憾的是，祗有百分之五的朋友可以做到，其他做不到的朋友，相信大部分人都有一個共通點，就是他/她們的電腦裝設的MS-Outlook/Outlook Express、iPhone/iPad、Android Phone/Tablet 的電子郵件程式都沒有設定一站式電郵管理，也沒有實行有效的資訊管理措施。

如何設定及應用一站式電郵管理？

以下簡介使用電腦、智能手機及平板電腦的一站式電郵管理設置：

使用電腦處理電子郵件 -
很多人都會擁有多個免費電郵帳號(Gmail、Yahoo mail、Hotmail等）傍身，但不少人僅懂得進入該等電郵網站處理電郵Webmail，於是除了開啟MS-Outlook 處理公司電郵，須分別進入Gmail 網站處理Gmail、進入Yahoo 網站處理Yahoo Mail、進入Hotmail 網站處理Hotmail，很多時候忙於處理公司電郵，便忘了登入不同網站處理私人電郵了，所以一般用免費Webmail (特別是用Yahoo Mail 及Hotmail 者）的人回應電郵比較慢。
其實MS-Outlook Outlook 或 Express 都可以設定多個不同制式的電郵帳號，無論公司電郵、Gmail、Yahoo Mail 或Hotmail等，都可在Outlook 作一站式電郵管理。所有不同帳號的電郵，統一在擁有強勁電郵管理功能的Outlook下接收，更可應用捜尋資料夾、規則與通知、我的最愛資料夾和類別等進階功能，十分方便。

iOS裝置 -
雖然各免費電郵都有其專用程式方便iPhone/iPad 用家使用其Webmail，但其內置電郵程式 - 「郵件」Mail，是可以設定多個不同制式的電郵帳號作一站式電郵管理的。祗須在＜設定＞-＞＜電郵、聯絡資訊、行事曆＞ 中設定各公司電郵、私人電郵。

  

 

 

按「郵件」進入信箱頁，便可見到已設定的不同電子郵箱，以選擇不同電郵帳號謮取電郵，撰寫電郵及管理電郵，並將「郵件」程式的捷徑放於iOS裝置頁面底部的捷徑列中，以便怎論在任何一頁都可以見到「郵件」捷徑並知悉是否有新郵件及多少未讀的郵件。

 

 



Android 裝置 -
同樣，各免費電郵都有其專用程式方便Android 裝置用家使用其Webmail，但其內置電郵程式 - 「電子郵件」Email，是可以設定多個不同制式的電郵帳號作一站式電郵管理的。祗須進入電子郵件，在＜設定＞中按 + 號配置各公司電郵、私人電郵，並將「電子郵件」程式的捷徑放於Android裝置頁面底部的捷徑列中，以便怎論在任何一頁都可以見到「電子郵件」捷徑並知悉是否有新郵件及多少未讀的郵件。
在「電子郵件」內頂部左方，可按收件匣打開下拉式選單以選擇不同電郵帳號謮取電郵，撰寫電郵及管理電郵。

  

 

 

其他流動裝置（如Windows base devices) -
也像iSO及Android 裝置一般，在其內置的郵件程式設定公司及各私人電郵帳號，以作一站式電郵管理。


總結：
祗須作一次性正確的電郵帳號設置，以後便可享用一站式電郵管理帶來的方便，為「快回應」的通訊文化提供基礎條件。朋友們，還不快快採取行動？



延伸閱讀：

告別「義廉恥」的通訊文化 (一)
告別「義廉恥」的通訊文化 (二)
為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化