2013年2月26日 星期二

一站式電郵管理


我經常鼓勵身邊的朋友要作有效的電郵管理,對別人致送給自己的電郵,無論是是發往其公司或私人電子郵箱的電郵都須作快回應,別做一個「義廉恥」的通訊者。很遺憾的是,祗有百分之五的朋友可以做到,其他做不到的朋友,相信大部分人都有一個共通點,就是他/她們的電腦裝設的MS-Outlook/Outlook Express、iPhone/iPad、Android Phone/Tablet 的電子郵件程式都沒有設定一站式電郵管理,也沒有實行有效的資訊管理措施。

如何設定及應用一站式電郵管理?

以下簡介使用電腦、智能手機及平板電腦的一站式電郵管理設置:

使用電腦處理電子郵件 -
很多人都會擁有多個免費電郵帳號(Gmail、Yahoo mail、Hotmail等)傍身,但不少人僅懂得進入該等電郵網站處理電郵Webmail,於是除了開啟MS-Outlook 處理公司電郵,須分別進入Gmail 網站處理Gmail、進入Yahoo 網站處理Yahoo Mail、進入Hotmail 網站處理Hotmail,很多時候忙於處理公司電郵,便忘了登入不同網站處理私人電郵了,所以一般用免費Webmail (特別是用Yahoo Mail 及Hotmail 者)的人回應電郵比較慢。
其實MS-Outlook Outlook 或 Express 都可以設定多個不同制式的電郵帳號,無論公司電郵、Gmail、Yahoo Mail 或Hotmail等,都可在Outlook 作一站式電郵管理。所有不同帳號的電郵,統一在擁有強勁電郵管理功能的Outlook下接收,更可應用捜尋資料夾、規則與通知、我的最愛資料夾和類別等進階功能,十分方便。



iOS裝置 -
雖然各免費電郵都有其專用程式方便iPhone/iPad 用家使用其Webmail,但其內置電郵程式 - 「郵件」Mail,是可以設定多個不同制式的電郵帳號作一站式電郵管理的。祗須在<設定>-><電郵、聯絡資訊、行事曆> 中設定各公司電郵、私人電郵。


  
 
 
按「郵件」進入信箱頁,便可見到已設定的不同電子郵箱,以選擇不同電郵帳號謮取電郵,撰寫電郵及管理電郵,並將「郵件」程式的捷徑放於iOS裝置頁面底部的捷徑列中,以便怎論在任何一頁都可以見到「郵件」捷徑並知悉是否有新郵件及多少未讀的郵件。
 
 



Android 裝置 -
同樣,各免費電郵都有其專用程式方便Android 裝置用家使用其Webmail,但其內置電郵程式 - 「電子郵件」Email,是可以設定多個不同制式的電郵帳號作一站式電郵管理的。祗須進入電子郵件,在<設定>中按 + 號配置各公司電郵、私人電郵,並將「電子郵件」程式的捷徑放於Android裝置頁面底部的捷徑列中,以便怎論在任何一頁都可以見到「電子郵件」捷徑並知悉是否有新郵件及多少未讀的郵件。
在「電子郵件」內頂部左方,可按收件匣打開下拉式選單以選擇不同電郵帳號謮取電郵,撰寫電郵及管理電郵。

  
 
 
其他流動裝置(如Windows base devices) -
也像iSO及Android 裝置一般,在其內置的郵件程式設定公司及各私人電郵帳號,以作一站式電郵管理。


總結:
祗須作一次性正確的電郵帳號設置,以後便可享用一站式電郵管理帶來的方便,為「快回應」的通訊文化提供基礎條件。朋友們,還不快快採取行動?



延伸閱讀:

告別「義廉恥」的通訊文化 (一)
告別「義廉恥」的通訊文化 (二)
為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化

2013年2月13日 星期三

視像通話 Talk - Android 智能手機內置功能應用敎學篇

這個農曆新年,我正在推行一項「視像電話拜年」推廣運動,以網誌文章及行動鼓勵親戚朋友及曾參加過我以往舉辦的資訊管理培訓課程的學員,善用其電腦或流動裝置(smartphone/tablet) ,應用免費的程式以視像電話與親友拜年,特別是海外的親友。目的是讓親友透過試用其流動通訊裝置的免費視像通話程式,體驗視像通話的樂趣之餘,可發掘將視像通話應用於生活及工作中的各種用途。

直至年初三,已成功與七個使用Apple 裝置的親友以FaceTime、和四個使用Android 裝置的親友以vTok作視像電話拜年。

這7:4的數字比例並不代表使用iOS裝置比Android 裝置的人多,事實上現時全球Android 裝置用家比iOS裝置用家為多,只不過iOS裝置內置FaceTime程式,設定(無需先邀請朋友加入聯絡清單)及啟動容易,也可安裝iOS版的vTok免費程式,便可與Android 裝置用家作視像通話,加上Apple 的電視廣告宣傳,自然使用率相對較高。

近年出機的Android 智能手機,都內置一個名叫"Talk"的程式,但鮮為人知這程式「講」什麼和有什麼用。另一方面,見到所有聯絡人及其電話介面中有一以「視像通話」為名稱並有圖符的功能,按之總沒有接通,大多數用家都摸不著頭腦。其實所有3G及4G的手機,都內置這「視像通話」功能,但打出及接收的用家都須先向電訊服務供應商租用其收費視像通話計劃,才能進行視像通話,所以推出這服務多年都未普及。


另一方面,Google 公司建構的Android 操作系統,都內置了其Google Talk 視像通訊程式,在Google 裝置以"Talk"命名,用家祗須以Gmail帳號登錄,便可免費使用Google talk 的文字丶語音或視像通訊功能,也十分方便。很可惜Google 對這「親生仔」沒有像Apple 對FaceTime 的高調推介,以致大多數用家都不察覺"Talk" 的存在或不懂使用"Talk"作視像通話,十分可惜。

現在此介紹有關"Talk" 的功能及應用(以Samsung Galaxy Note II 示範):

設定

1)在連接互聯網下,於裝置的內置應用程式中找出 "Talk",點擊之進入"Talk"的主頁。
2)按裝置的Menu 鍵,然後選按Settings 進入Settings 頁。
3)按右上角的Add Account 鍵,在Add a Google Account 頁,選按下方的Existing(若你已有Google mail 帳戶)或New去建立一個新的Google mail 帳號。

 
4)輸入現有的Gmail 帳號,或新建的 Gmail 帳號,完成登入及啟動程序。用家可按需要加入多個Gmail 帳號,以便隨時轉用。同一時間,程式祗容許一個Gmail 帳號登入,用家可登出現有Gmail帳號,然後選擇另一Gmail登入(這方面FaceTime 可容許用家設定多個電郵地址,以便其他使用FaceTime 的朋友以其任一電郵地址作呼喚在應用上比較方便)。

接著,用家是需要邀請其擁有"Talk" 或"vTok"的親友成為其"Talk"的聯絡人,才可進行視像通話的,程序如下:

1) 在主頁中,按右上角的 + 號,在Send chat invitation to 下輸入親友的Gmail 地址,然後按右上角的Done鍵,在下方會出現Invite has been sent 的訉息。

2) 當親友在其Talk中收到邀請並接受後,該親友的資料(名稱、電郵地址、是否Online及攝影裝置是否正常等)便會出現在主頁清單中。



3)出現橙色圓點代表Away,綠色圓點代表用家Online,有攝影機圖符在右邊代表攝影裝置正常,可進行視像通話了。有交叉的灰點是代表聯絡人登出了,右邊的攝影機也消失了,代表不能進行即時通話,但可發文字訉息,待該聯絡人上網登入便可收看到那些訉息。


凡在主頁清單中的聯絡人(舉例-陳大文),都自動會在Android 裝置中的聯絡人陳大文中的即時訉息欄中顯示 - Google Talk,Gmail 地址及Online 情況(以綠色、橙色或灰色交叉圓點分別表示),右邊還有文字訉息及攝影機的圖符。


視像通話

1)當在Talk的主頁見到欲與其作視像通話的聯絡人是Online者,便可點擊之作呼喚。
2)若點擊非攝影機圖符部分會進入文字訊息模式,其右上角有攝影機及咪高鋒圖符,可隨時選按進行視像通話或語音通話模式。



3) 若點擊攝影機圖符會直接進入視像通話呼喚模式,待對方接受便可作視像通話了。
 
 
4)視像電話接通後,會看到一大一小的畫面,大的是對方的畫面,小的是己方的畫面,由裝置的前方鏡頭拍攝,可按下方右邊的鏡頭切換鍵轉換至後方鏡頭,也可隨時按之轉換回前方鏡頭。



5) 下方左邊的咪高鋒圖符是靜音鏡,中間的喇叭圖符,按之可選耳機或藍牙裝置,上方右邊的 X 是收線鍵。
 
6) 在聯絡人內頁的即時訉息欄的Google Talk 中,若看到其Online了,也可按攝影機或文字訉息圖符進入視像通話或文字訉息模式,甚至在聯絡人清單中,也可看到這些訉息。




總結
Android 裝置的Talk, 與iOS裝置的FaceTime 同屬內置視像通話程式,為用家帶來生活及工作上的方便,Android用家應好好利用啊!



延伸閱讀:

視像電話拜年 (一)
視像電話拜年(二)
iOS 裝置與Android 裝置及PC/Mac 電腦作視像通話的 Vtok - Google talk video calls, text chat and Google voice










2013年2月10日 星期日

視像電話拜年(二)

今天是蛇年的年初一,在此首先恭祝大家新年快樂,身心康健,蛇運亨通,家庭幸福!

年初一的零時,我並非在維園迫年宵市場( 前天午間已輕鬆暢遊了)但也當然仍未睡覺,於是將上週發表的文章所建議的方案付諸實行 - 視像電話拜年。第一個打出的視像電話對象,是iPhone4S 用家,也曾參加我去年舉辦的「活用iPad/iPhone, 生活工作可輕鬆」工作坊的學員朋友,有九成把握成功用FaceTime 作視像電話拜年的對象。

果然,很快FaceTime便連接成功,不料iPad 的屏幕顯示對方是一副睡眼矇鬆、沒戴眼鏡且身穿睡衣在床上的人。原來該朋友已上床睡覺,準備明早參加新春行大運活動,向他恭賀新禧後,也表示萬分歉意便怱怱結束這蛇年的「頭個Video call」。在此,再一次向這位朋友講一聲「對不起,阻住你誠心向周公拜年啊。」

我再不敢打第二個video call給其他朋友,於是再看一會電視後便也上床睡覺。 早上八時多醒來,從iPad的通知中得知有二個FaceTime 的Missed calls 是從外國打來的,因時差關係,不便立即覆Call。隨後,電郵、短訉及WhatsApp 的賀年訊息不絕,跟往年不一樣,WhatsApp 的數量比較電郵為多,可見WhatsApp 受歡迎程度,相信大部分香港Android 用家不會為US$0.99 的年費而放棄應用這超方便的通訊程式。

今天,我發出了十多個FaceTime邀請及接收了二個FaceTime 來電,共成功地與七位親友以視像電話「面對面」拜年,其中四位是在外國的,三位在香港的,得到以下的經驗:

1)視像及通話質素視乎雙方的寬頻上網速度,有些雙方都用WiFi或4G寬頻的便聲畫俱佳,甚至有高清感覺,但有些在街外以3G通訊,則質素較差且會間中出現信號不足的警告字句。

2) 因FaceTime 已內置於iOS裝置中,故比較多人用,Android 裝置的vTok 是須下載安裝和設定的,比較少人用,所以今日沒有以vTok在Android 裝置中作視像電話拜年的個案。

3) 有些人的FaceTime 已設定好但不是經常開啟的,或iPad不在身邊,打去會不停響但沒有接聽。較多iOS裝置用家是不懂設定FaceTime,一打去很快便會出現「FaceTime 失敗,XXX 無法FaceTime」的通知。

4)有幾位朋友是第一次應用FaceTime的,都表示很好用,視像通話的感覺很有趣,以前不懂得用及不知如何設定,現在有了第一次的經驗,以後出外公幹或旅行,便會用之與家人見面通話,甚至用於工作上與業務伙伴開會用了。

建議欲以FaceTime 作視像電話拜年,宜先用電郵或訉息(WhatsApp、Facebook Message或SMS) 約定,雙方儘量用WiFi 或4G,以獲得聲畫俱佳的通話質素。

總結
現時使用視像電話通訊,已不是遙不可及的事,而且設定簡單,使用方便。未曾應用過的朋友,不妨踏出第一步,藉此新春之際,以視像電話和親友拜年吧。使用Android 裝置的朋友,也可試用vTok的方案。我的諸朋久友,特別是曾經參加過我舉辦課程的學員朋友,更加要學以致用,歡迎你找我試試啊!


延伸閱讀:

視像通訊 FaceTime 的應用分享 (三) Mac 電腦
視像通訊 FaceTime 的應用分享 (二) iPad 2
視像通訊 FaceTime 的應用分享 (一) iPhone 4/4S
iOS 裝置與Android 裝置及PC/Mac 電腦作視像通話的 Vtok - Google talk video calls, text chat and Google voice

2013年2月7日 星期四

視像電話拜年 (一)

最近幾次與朋友「佳法茶聚」分享我的資訊管理應用心得,每當敎識她/他們應用其手上的iPhone 以FaceTime 或Android phone 以vTok作視像電話,並即時成功試用的時候,其興奮雀躍之情,令我深感助人之樂。

昨天與來自美國的一個家庭親友吃午飯,妻子是用iPhone 5,丈夫是用Samsung 的Android 智能手機,談及視像通訊,他們都表示不懂得如何應用。當我告訴他們可用其iPhone內置的FaceTime 與其他Apple 裝置用家朋友,或安裝免費的vTok在iPhone/iPad便可與Samsung Android 手機之vTok隨時作視像通訊,他們感到莫大的興趣,即時想到可以在新年間以FaceTime視像電話向在美國的父母面對面拜年呢。

受惠於互聯網及通訊科技的進步,現時可用作視像通訊的裝置及程式可不少,大部分都可跨平台使用例如電腦、iOS或Android裝置,聞名的計有Skype (可以Skype 或MSN登入)、Tango、vTok及FaceTime ,其中以蘋果的FaceTime 效果最好。

我在去年初寫了三篇文章推介FaceTime的應用,當時只可以當收發雙方的iOS裝置都於WiFi 連線時才能使用,大大局限了可使用性,現在只須用升級至iOS6.0 或以上的裝置,收發雙方均可於任何可上網的3G、4G、WiFi環境下使用,方便得多了。另一篇文章介紹vTok有iOS及Android版,安裝後祗須用Gmail帳號登入,便可使用與其他Gmail 用戶作視像通訊了。

農曆新年將至,大家除了採用SMS、WhatsApp 、電子郵件、電話拜年外,也可嘗試使用視像電話向親友,特別是向海外親友拜年啊。不過,必須預先通知及教導親友如何設定,因為大部分iOS 及Android 用家都不懂得其裝置可免費使用視像電話的,歡迎轉介以下相關文章給親友參考相關設定。溫馨提示:建議使用WiFi 作視像通訊,既可得到穩定的連網,也不用消耗你的流動數據限額呢。

親愛的親友及學員朋友們,歡迎下星期大家試用視像電話與我「見面」互相賀年吧,勿忘預先設定好你的iPhone、iPad 或Android Tablet/phone 啊。無論你是用FaceTime或是vTok,祗須打我的Gmail 地址便可。

在此預祝各讀者新年進步,身心健康,福杯滿溢 ! 也歡迎有需要提升個人或企業的資訊管理技巧的朋友,於新年假期後與我「佳法茶聚」。



延伸閱讀:

視像通訊 FaceTime 的應用分享 (三) Mac 電腦
視像通訊 FaceTime 的應用分享 (二) iPad 2
視像通訊 FaceTime 的應用分享 (一) iPhone 4/4S
iOS 裝置與Android 裝置及PC/Mac 電腦作視像通話的 Vtok - Google talk video calls, text chat and Google voice
「佳法茶聚」邀請函


2013年2月3日 星期日

Android 版Dropbox 應用程式 - 敎學篇

在去年12月份的文章「iOS 與Android 資訊共融 - (五) 照片及影片」中,提及如何應用Dropbox 的Camera Upload 功能,自動將我在Samsung Galaxy Note II 及iPad 3所拍照片上載至自己的Dropbox 中,以便隨時可於任何iOS、Android的智能手機及平板電腦、Windows 及Mac 電腦中的Dropbox 中,甚至可在Dropbox 網站上瀏覽及管理。

Dropbox 基本上是一跨平台的免費雲端儲存服務,方便用戶隨時隨地透過互聯網存取其相片、影片及文件。除了可於iOS及Android 的流動裝置上安裝,也可安裝於Windows 和 Mac電腦中。除了可在任何裝置上的Dropbox 存取相片、影片及文件外,更可分享予親友、同事和客戶,對方甚至可不是Dropbox 的用戶,祗須一按你分享的超連結,便可瀏覽相關的相片、影片及文件。也可設定自動儲存Gmail 的附件,和編輯儲在Dropbox 內的文件,十分方便。

最近有學員「打電話問功課」關於在智能手機的Dropbox 如何分享在Dropbox 儲存的影片予朋友瀏覽,在電話中須花很多時間才令學員明白,觸發了我撰寫Dropbox 應用程式的敎學篇,以便學員可隨時參考。先寫Android 版,然後會寫iOS版。

在Android 智能手機經Play Store 可輕易下載免費的Dropbox 程式(現時最新版本是2.3),安裝好可開啟,會見到如下畫面:



如果你從未登記Dropbox 帳號,可按"I'm new to Dropbox" ,然後按畫面指示填寫姓名、電郵地址和自選密碼,然後按"Register for Dropbox" 進行登記手續成為Dropbox 用戶,即享2G 的免費儲存空間。也可先按"Watch a video about Dropbox" 收看一段簡介短片,才進行登記。

如果你已是Dropbox 用戶,可按"I'm already a Dropbox user" ,輸入電郵及密碼然後"Login" 進入Dropbox主頁中。

設定
一切從設定開始,建議先按Menu -> Settings,進入Dropbox settings 畫面作以下設定:
DROPBOX ACCOUNT
User name: 顯示用戶名稱,很多人像筆者一樣有多個Dropbox 帳戶,在此可查看正在使用中的帳戶。
Space used: 顯示這帳戶的儲存空間情況。
Pass code lock: 可在此設定四個數目字的密碼,啟動或停用密碼功能。
Unlink device from Dropbox: 不要被其字句嚇驚,實則只是「登出」而已。

CAMERA UPLOAD
Turn off Camera Upload: 開啟或關閉相片自動上載功能。
Upload using: choice of WiFi only or WiFi or Data plan:可設定是否只在可有Wi-Fi情況下才自動上載(建議),或是流動數據下,也自動上載。 
若要將目前裝置已有的相片及影片上載,可剔Upload existing photos and video。


 



主頁
可按上方最左邊的Dropbox 圖符進入,內有預設的Camera Uploads、Public、Photos等資料夾。按Menu鍵可上載檔案、建立新資料夾、建立文檔、幫助及設定。按資料夾右方的圖符打開選單可選:
Share - 可選擇以電子郵件,訉息、藍牙、Facebook、WhatsApp、微博等分享資料夾的Link。
Delete - 可刪除資料夾。
Rename - 可為資料夾重新命名。
Move - 可搬遷資料夾。

 


進入到某一資料夾內的檔案無論是相片或文件,都可按其右邊的圖符打開選單選擇:
Share - 可選擇以電子郵件,訉息、藍牙、Facebook、WhatsApp、微博等分享該單一檔案的Link。
Favorite - 將選取相片加入「我的最愛」,並加入一星號標誌於該相片細圖。
Delete - 可刪除該檔案。
More - 按此可選以下三項:
Rename - 可為檔案重新命名。
Move - 可搬遷檔案。
Export - 可輸出檔案至SD卡、微博、電子郵件、WhatsApp、Picasa、Instagram、 Facebook等。



我的最愛
存放所有曾被加入我的最愛的檔案,包括相片、影片、音樂及文件,方便一按即可閱覽,也可按其右邊的圖符打開選單選擇:
Share - 可選擇以電子郵件,訉息、藍牙、Facebook、WhatsApp、微博等分享該單一檔案的Link。
Favorite - 用以取消並從「我的最愛」中移除,原檔案細圖的星號也被取消。
Go to - 一按帶你回到原來檔案的位置。

在右下角的Update all 鍵,用以更新所有變更。



搜尋
在主頁的右上角,鍵入關鍵字以捜尋Dropbox 內的檔案。




相片管理
如果你是新用戶,你可能首先見到介紹其Camera Upload 功能的畫面,然後見到相片管理頁的畫面。

在相片管理頁裡,你可以選擇在已上載相片庫(Camera Uploads)中的照片作分享、刪除或組織相簿。程序如下:

1)剔選相片 - 先點擊右上角的剔選圖符,這時所有相片細圖右上角變成灰色的剔號,點選之後變成藍色剔號同時相片變成藍色。

2)分享 - 選按位於上方的分享圖符,便打開長長的Share a Link選單(見下圖),按需要選取「電子郵件」、"WhatsApp"、「訉息」、「分享到微博」、"Facebook"等,便可將一條Link 藉選取的媒體分享給朋友,接收者無須是Dropbox 用戶,也可藉這私密的Link看到分享的照片群,直至發放者將該Link取消。

3)相簿 - 剔選相片後,選按位於上方的相簿圖符,便可打開Select album 選單,按需要將所剔選的相片覆製放入新建立的相簿,或加入舊有相簿中。注意:原有在相片庫中的相片仍在原處。

4) 相簿管理 - 按下方右邊的Albums進入Albums 頁,可見到已建立的相簿。按相簿細圖進入該相簿中,可按+號從相片庫中剔選相片加入相簿、按剔號圖符剔選相片然後按-號Remove 相片。若想將整個相簿分享予朋友,可按下方Share album 從Share a link to this album選單中選擇合適方式將相簿的Link 傳給朋友,接收者無須是Dropbox 用戶,也可藉這私密的Link看到分享的照片群,直至發放者將該Link取消。

5) 取消Link - 在相簿頁中的Other shared photos ,會列出什麼相在分享中,可按之再按右上角的Unlink 圖符終止分享。在個別相簿中按Menu ,可選擇Unshared album 取消先前相簿分享的Link或Delete album刪除相簿。

6)刪除 - 剔選相片後,然後按右上角的垃圾桶圖符,在確認對話盒中按Delete便會刪除所剔選的相片。注意:在相簿中同一相片也會同時被刪除。

 


編輯文件
在Dropbox 中儲存的文件,例如MS-Word 文件,祗須點擊該文件,選用相關辦公室應用程式,便可打開文件,編輯後按儲存鍵便可。

 


總結
Dropbox 這一個跨平台的免費雲端儲存空間,在Android 的智能手機或平板電腦上使用,也十分方便,可自動將手機所拍相片及影片上載至Dropbox中,更可隨時透過多種媒介分享相簿、相片、影片或文件,甚至整個資料夾予朋友,也可編輯辦公室文件,十分方便。


延伸閱讀:
雲端運算應用分享 - Dropbox (一)
雲端運算應用分享 - Dropbox (二)
雲端運算應用分享 - Dropbox (三)