2013年1月22日 星期二

Android 4 聯絡人 - 人脈關係管理應用分享


提起「聯絡人」(Contacts),很多人都想到電話簿或通訊錄。事實上,不少MS-Outlook 、Lotus Notes、iPhone、iPad 、Android Tablet 或Android Phone的用家,都祗於「聯絡人」中記下朋友的電話及電郵地址而已,其他欄位都空置不用。無論用家是極需人脈關係的保險/財務從業員、工商協會的理事、幹事、市場及營銷人員等,大部分人都不懂得善用「聯絡人」於人脈關係管理方面,真是可惜。

我一向應用MS-Outlook 的「聯絡人」作人脈關係管理系統,取其功能多(例如有〈相片〉、〈類別〉、〈名片〉、〈生日〉和〈自訂欄位〉等)和兼容性高(可輸出及同步至各牌子的智能手機和平板電腦)。在未有智能手機和平板電腦的時代,我已習慣在MS-Outlook 中的「聯絡人」加入朋友的大頭相,過程是須要「獵頭」的 - 找一張有該朋友的照片,用圖片編輯軟件將其頭部分裁出,放於一個命名ID photo 的資料夾中,然後在MS-Outlook的「聯絡人」相片欄中選取,過程有點兒複雜。

自使用iPad 平板電腦及iPhone智能手機後,「聯絡人」更是使用率極高的個人資訊管理程式,雖然其功能較MS-Outlook 為少,沒有〈類別〉和〈名片〉功能,但加入「聯絡人」相片方面則較MS-Outlook 方便。

改用Samsung Galaxy Note II LTE 為個人的智能手機後,覺得Android 4 中的「聯絡人」功能比較iOS的「聯絡人」為好用,也可和MS-Outlook 同步,現與大家分享如何用作人脈關係管理。

各欄位輸入步驟:

1)首先按聯絡人,進入聯絡人主畫面中,在右上角按,"➕"號。

2)如有安裝聯絡人相關的程式例如名片掃瞄,會先出現〈完成動作使用〉對話盒。按需要選擇〈建立聯絡人〉、〈ScanCard〉(名片掃瞄器程式)或其它程式,如有者。

3)如沒有安裝聯絡人相關程式,便會進入聯絡人各欄目輸入頁。

4)首先在頂部選擇採用什麼帳戶,例如Google、電話、SlM卡、三星帳戶或Microsoft Exchange ActiveSyn。若是 Gmail 用戶,建議選用Google,方便管理。




5) 相片 -
在認識的人中,英文名字同名同姓的人真不少,故相片在聯絡人中是不可缺少的功能之一。祗要在聯絡人中加入其相片,無論收到朋友的電郵、訉息、電話,該朋友的大頭相便會出現,除了容易識別與誰人聯絡中外,也特別增加了親切感。
在Android 4 中的聯絡人中加上相片的過程則簡單得多,可以「一條龍」方式完成(以Samsung Galaxy NoteII 為例):
1. 打開《聯絡人》程式,進入欲加上相片的聯絡人。
2. 按編輯鍵進入編輯模式,在相片空位按"➕"號會出現「聯絡人相片」對話盒,可選擇:
• 圖像 - 在本機的相簿中選取現有相片
• 拍照 - 即時開啟相機拍照
• S Note - 在本機的S Note 中選取現有圖片(例如是公司的Logo)
3. 無論以上述任一方式選取相片或圖片後,會出現圖片編輯器的選項對話盒,用家可選擇自己慣用的圖片編輯器程式,以裁切相片(例如成為大頭相),然後按〈完成〉退回編輯頁。

6) 名稱 - 按需要輸入稱呼、姓名等。

7) 機構 - 可輸入公司名稱及職銜。

8)電話 - 可選擇手機、工作、住家、傳真機或傳呼機等,然後輸入號碼。

9) 電子郵件 - 可輸入公司及私人多個電郵地址。

10)地址 - 可輸入住家、工作或其他地址。

11)活動 - 可選擇加入生日、週年紀念、其它及自訂日期。

12) 群組 - 與MS-Outlook 聯絡人中的類別功能相同,可自訂不同群組名稱,例如: 電子、物流、財務、CXO、商協會、ABC 公司、大學同學、敎友、波友、僭在客戶、客戶、VlP客戶、120112HKRP等。每個群組右方有數目字代表有多少聯絡人。用「群組」功能來進行分類管理,不僅可以快速找到想要查詢的聯絡人資料,日後在傳送電郵或訉息時,可以一次發給同一個群組中的聯絡人。

• 建立群組 - 若是內建的群組名稱不適合,可在群組清單頁中,按Menu 鍵選擇〈建立〉,於〈群組名稱〉中輸入命名,然後可選用〈群組鈴聲〉及〈震動模式〉,然後按〈加入成員〉選擇群組成員。最後按右上角的〈儲存〉鍵儲存設定。

群組是人脈關係管理的超好用工具,詳細應用可參閱此網誌文章 - MS-Outlook 連絡人中之「類別」的應用。

13) 鈴聲 - 可為個別聯絡人設定與預設有不同的電話鈴聲以過濾來電,例如上司打來的可以不接聽,女友打來的要馬上接(一笑)。

14) 震動模式 - 同上,可按需要為個別聯絡人作不同震動模式設定。

15) 加入另一個欄位 - 新增聯絡人時,上述某些欄位不在預設之列,但可按〈編輯〉然後按這鍵選加:網站、即時訉息、暱稱、網絡電話、關係及備註等。



16) 最後,按〈儲存〉儲存所有設定。

上述大部分欄位右邊都有"➕"、"➖"圖符,可按之作増減欄位用。


聯絡人主畫面頂端有以下四個選項:

1)電話 - 按之轉為電話模式。
2)群組 - 所有由用家設定的群組出現,若用家想找某一群組的聯絡人,例如保險從業員常用的「潛在客戶」,或者想找出所有「大學同學」,都一按便可全部捜出,會順序列出姓名、相片、是否有Google、Facebook、WhatsApp 等帳號的圖符。
3) 我的最愛 - 在經常聯絡的人的聯絡人畫面右上角的星號上按一下使其轉為紅橙色,這聯絡人的名字及相片(如有者) 會出現在〈我的最愛〉名單中,往後要撥打電話時就可以快速撥打了。
4)聯絡人 - 按此會以筆劃序列出所有聯絡人,可在搜尋欄中輸入關鍵字作搜尋,也可按"➕"圖符新增聯絡人。

四個選項鍵下有搜尋欄,祗要輸入聯絡人關鍵字,便可捜出相關的聯絡人。

其他設定 - 在聯絡人主畫面中按Menu鍵,可打開以下選單:

1) 刪除
2)匯入/匯出 - 按此可打開選單,選擇從USB儲存裝置、SD卡、SlM卡滙入滙出,或傳送名片方式。
3)合併到三星賬戶
4)與Google 合併
5)帳戶
6)快速撥號設定 - 可於數字鍵盤2至0號數字鍵設定為單鍵快速撥號,日後只須長按單鍵兩秒便可打電話給指定聯絡人。
7)發送電子郵件 - 可選群組名稱,群發電子郵件。
8)發送訉息 - 可選群組名稱,群發訊息。
9)要顯示的聯絡人 - 按之可選擇:
• 全部聯絡人
• 電話
• SlM卡
• Google
• 自訂清單項
10)設定
• 僅顯示有電話的聯絡人
• 服務號碼
• 聯絡人分享設定
• 線上搜尋


此外,在個別聯絡人畫面中按Menu 鍵,可打開如下圖左的選單,再按其中〈分享名片透過〉鍵,可將該聯絡人的資訊以虛擬名片VCard 格式(.vcf) 透過電郵或其它途徑(見下圖右) 分享予其他聯絡人。



     
 
 
人脈關係管理應用心得:

Android 4 的「聯絡人」已發展至可媲美MS-Outlook 的「聯絡人」,極適合交遊廣濶的現代人。我誠意邀請大家將你的通訊錄「升呢」為人脈關係管理系統。以下是本人的應用心得:
1)雖然大家於社交場合都會交換名片,但並非所有人的名片都有相片。所以要「早有預謀」爭取機會拍一些合照,以便在「聯絡人」中加入相片。
2)在交流中了解並記下新認識的朋友的業務、個人專業、興趣、Facebook 名稱、用什麼智能手機等,以便在新增聯絡人加入適切的群組。
3) 儘快於活動後將收到的名片加入「聯絡人」,可用手機名片掃瞄程式例如Camcard 將名片輸入,除加入相片外,須加入群組,群組應包括以該活動為名稱的群組,例如120112HKRP,以便日後按這群組可找出該活動認識的十多位新朋友。
4)如有特別資訊,可加插〈備註〉欄輸入內容。
5) 可應用〈分享名片透過〉功能,將「聯絡人」中自己的詳細資訊以VCard 電郵予新相識的朋友,對方收到後,無論是MS-Outlook、Lotus Notes 、Gmail 等用家,都可以一按儲存在其「聯絡人」中,免卻其輸入的工夫,十分方便。


總結:
祗須知行合一,活用「聯絡人」於工作及生活中,定能幫助用家發展社交和業務。



延伸閱讀:
MS-Outlook 連絡人中之「類別」的應用

2013年1月20日 星期日

2013 年樓市逆轉 與 太陽黑子

日前與香港五常法協會創會主席何廣明教授共進晚餐,談及最近他有一篇文章是關於太陽黑子對全球經濟的影響的分析,正準備投稿予香港報章,我閱讀後覺得很有見地和參考價值,獲何教授同意下,在此與大家分享:

 


2013年1月10日 星期四

藍牙應用分享

去年十二月,大埔人事管理協會的週年晚宴在康樂園鄉村俱樂部舉行,除安排場地飲食外,我也負責選購十份禮物作抽獎用。在有限的預算下,我買了一個iPad用的藍牙鍵盤,七個藍牙小喇叭,二個萬用電池充電器。其中的藍牙小喇叭,是我於三個月前行深水埗鴨寮街電子檔攤時試聽覺得聲音很響和清透,價錢平宜,於是買了一個回家。這外型精緻的藍牙喇叭(型號AJ-66),與智能手機和平板電腦及其它藍牙裝置配對容易,響亮和不錯的音色令人不相信發自這細小的音箱,且支援手機免提通話及播放控制。於是再往採購多個作為抽獎禮物,只售HK125一個兼送充電插蘇的價錢,性價比十分高,作為抽獎禮物甚受歡迎。

藍牙(Bluetooth) 無線通訉技術始自1994 愛立信Ericsson的硏究方案,研究在行動電話和其他配件間進行低功耗、低成本無線通訊連線的方法。發明者希望為裝置間的通訊創造一組統一規則(標準化協議),以解決使用者間互不相容的移動電子裝置。1997年前愛立信公司將此概念接觸了行動裝置製造商,討論其項目合作發展,結果獲得支援,由最初的0.7版本發展至今的4.0 版本,已是高速及低功耗藍牙技術。

現今市面上販售的藍牙商品,是一種使用低耗電量的無線電設備,利用一顆低價晶片,完成短距離(1至100公尺)的訊號發射與接收。所有藍牙裝置基本上只要在有效通訊範圍內使用,就可以進行隨時連線。藍牙用於在不同的裝置之間進行無線連線,例如連線電腦和外圍裝置,如印表機、鍵盤等, 又或讓個人電腦、智能手機和平板電腦等與其它附近的電腦、智能手機、平板電腦、免提聽筒、藍牙喇叭等進行通訊。

我自小已喜歡無線電,現環顧在我的工作和生活中,使用藍牙有關的裝置有以下多項:

1) 藍牙鍵盤和滑鼠 -
我的手提電腦在辦公室使用時是連接一部24吋的監視器、微軟的藍牙鍵盤Wireless Entertainment Keyboard 7000 和 微軟的藍牙滑鼠Wireless Laser Mouse 8000, 配合手提電腦內置的藍牙功能,已無拘無束地用了五年多,相信它們仍可服役多幾年呢。


2) PlayStation 3 藍牙遙控器 -
2006年購入的Sony PS3, 除了跟機的藍牙控制器方便玩遊戲外,我也另購買了原廠的BD/PlayStation Remote Control, 在使用PS3 觀賞藍光碟/DVD及其他多媒體功能便更方便了。



3) 藍牙身歷聲耳機 -
家中二樓的SOHO辦公室兼家庭影院,日間是我的主場,可辦公也可享用各種影音設施,但晚上九時後便是太太的煲劇時段,梳化前的65"大電視不屬於我可控制了。若要同時看我最喜愛的網球/乒乓球比賽的電視節目,便要落地下客廳或飯廳、或入睡房看。若要一心幾用地一面上網一面看電視,我便會打開書房區的37"電視,配用Plantronics P590 藍牙身歷聲耳筒收聽。有時用iPad收看動新聞或YouTube 影片、或用MacBook Pro 剪輯影片,也會用這藍牙耳機收聽,便可互不影響下各得其所了。

4)流動藍牙喇叭 -
前言提及的藍牙小喇叭,我喜歡配合Samsung Galaxy Note II LTE用Android 程式「酷狗音樂」播放自選格調的歌曲、用MediaHouse播放Cocktail Audio中數百隻CD的音樂歌曲,或iOS的音樂程式播放在iTunes 音樂庫內的音樂歌曲,在浴室沐浴時及在花園漫步及運動時播放用,令我感到心曠神怡。近期這價廉物美的小喇叭成為我常用的新寵,預先配對好所有俱藍芽功能的裝置,要使用時,只須先開啟該裝置的藍牙,然後開啟這藍牙喇叭,它便會自動連接開始播放音訉了,超方便。以後做培訓時,也可使用它為手提電腦作演示時的擴音用了。此外,也可放在汽車內作手機的免提裝置和播放音樂歌曲用。

5) 藍牙Sound Bar -
睡房中的Samsung 46" 3D TV是連接一條LG HLS36W 的模擬2.1 Sound bar, 其內置的藍牙傳輸功能,也方便睡前經Samsung Galaxy Note II LTE用Android 程式「酷狗音樂」播放自選格調的歌曲及用MediaHouse播放Cocktail Audio中數百隻CD的音樂歌曲,或iOS的音樂程式播放在iTunes 音樂庫內的音樂歌曲,十分方便。
6) 藍牙傳輸器 -
我晚飯後常在後花園散步,在花園隔著大玻璃可看到飯廳的電視但聽不到聲音,最近到各大電腦商場物色一些藍牙傳輸器,找過很多店鋪也不獲,最後在高登電腦商場二樓CF總店對面一間雜貨店買了一個Bluetooth Audio Dongle (Model BTI 002),連接電視機的聲頻,便可經上述的流動藍牙喇叭,在花園收聽收睇到飯㕔的電視節目了。這藍芽傳輸器可為一些沒有藍牙功能的裝置提供以藍牙作無線的音頻傳輸,是藍牙喇叭的絶配。



7) 輕便藍牙身歷聲耳筒 -
在街上或公共交通工具上,常見到人們都手拿智能手機或平板電腦連接有綫耳筒講電話及聽音樂,我是採用Plantronics BackBeat GO 的藍牙身歷聲耳筒,取其輕便,可減噪音且音色好。



8) 單聲道藍牙耳筒 -
Plantronics Discovery 665,主要是駕車時用,配合使用Samsung Galaxy Note II LTE 作聲音導航時很方便。


9) 藍牙無線咪 -
拍影片時,有時須使用無線咪收音,我是用Sony ECM-AW3 的藍牙無線咪的,傳輸距離可達50米,可連續使用3小時,並可作相向通訊。




藍牙裝置,為人們生活及工作帶來很大的方便,相信大家都樂於採用吧。



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2013年1月4日 星期五

iOS 裝置的鍵盤設定 - 如何插入表情符號 敎學篇

上個月出席一社交晚宴,席間談及iPhone 的應用,當提及我經常為iPhone/iPad 用家作培訓,立即有二位用iPhone的朋友表示,看見別的用家可於電郵或WhatsApp 中插入表情符號很有趣,但自己郤不懂得如何設定,才可應用這功能。於是我取過他們的iPhone,用幾分鐘時間便替他們完成設定,隨即可用,令他們開心不已。

相信仍有不少iPhone/iPad 用家,特別是使用英文界面者,不懂得如何設定這功能,在此我介紹完整設定鍵盤包括安裝表情符號的步驟如下(以iOS6為例):

1) 在《設定》Settings上,選按《一般》General.
2) 選按《鍵盤》Keyboard ,進入《鍵盤》Keyboard頁。
3)按需要啟動以下功能:
• 自動大寫(Auto-Capitalization) - 在需要大寫的地方自動啟用大寫。
• 自動修正 (Auto-Correction) - 輸入錯誤字會出現建議字,按空格鍵會自動以建議字修正。
• 檢查拼字 (Auto-Spelling) - 自動作拼字檢查。
• 啟用大寫鎖定鍵 (Enable Caps Lock) - 啟動後,連續按兩次大寫鍵會鎖定所輸入全為大寫。
• 句號快速鍵 ("."Short Cut), 點兩下空格鍵將輸入句號(中文句號或英文句號和空格)。
建議全部啟用這五項功能,習慣使用句號快速鍵,可增加輸入效率。



要加入表情符號、其他鍵盤例如簡體中文拼音、繁體中文倉頡或日文等步驟如下:
1)按國際鍵盤(Keyboards)進入鍵盤Keyboards頁,在上方會顯示現已啟動的鍵盤,例如繁體中文手寫、英文。
2)按新增鍵盤(Add New Keyboard),進入新增鍵盤Add New Keyboard頁,可見到世界各國文字鍵盤選項,中間包括「表情符號」,留意英文是 Emoji,選按後會自動退回鍵盤頁,可見新選的鍵盤已加入鍵盤列表。
3)按右上角的編輯鍵,鍵盤列表變成可編輯模式,可按左邊紅色減號刪除,或按著右邊三橫條拉上拉下調整切換鍵盤的先後次序。
4) 按右上角「完成」鍵完成設定。


iPad獨有的「分開式鍵盤」Split Keyboard-
啟動後可隨時兩手握著iPad時(不論打橫或直),以左右手姆指撥向兩邊,便可將鍵盤分開兩邊,方便以左右手姆指按鍵盤輸入文字。可隨時用左右手姆指將分開兩邊的鍵盤向中央撥,便會恢復正常形狀。



使用表情符號,祗須選按英文鍵盤左下角的地球圖符,便可進入各種表情符號的選單中,一按選中的表情符號,便可插入電郵、文件、短訉或WhatsApp ,甚至是程式檔案夾的命名中呢。


最後的一項設定是「使用者字典」Shortcuts, 也是一項不容錯過的功能。用家可按需要,設定一些常用字句為Shortcut,寫電郵、短訉或文章時,祗要鍵入幾個英文字母的Shortcut, 例如csimtc,便會變為「佳法資訊管理培訓中心」,鍵入mbg,便會變成http://cs-spong.blogspt.com,十分方便。設定如下:

1) 在《設定》-> 《一般》->《鍵盤》->使用者字典《新增字詞》,進入「使用者字典」頁。
2)在「字詞」中鍵入欲顯示的字句詞語,例如as soon as possible, 然後在「輸入碼」中鍵入使用拼音、注音或英文字母的Shortcut,例如asap。
3) 最後,按右上角的《儲存》鍵,新增的Shortcut 便會出現在「使用者字典」清單中。

若需修訂某一Shortcut,可按其右邊的剪咀進入「使用者字典」頁中作修訂,然後按右上角的《儲存》鍵完成修訂。若須刪除某一Shortcut,可按右上角的編輯鍵進入編輯頁,選按該Shortcut 左邊的紅色減號,再按在右邊出現的《刪除》鍵便可刪除該Shortcut了。


設定完畢,便可應用了。

「資訊管理五常法」中的「常組織」規定軟件程式各項功能,必須先行作適切的設定,使用上才可得心應手,iOS裝置中的鍵盤設定,也不例外啊!




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