2012年2月23日 星期四

Outlook 2003/2007 郵件翻譯功能 - 教學篇

通常在「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」工作坊或企業培訓中,我所教授Outlook百分之九十的功能和應用技巧,學員都覺得很新鮮和感興趣的,其中有兩個功能是學員最感雀躍的,第一個是上篇文章介紹的附件圖片Resize,第二個是郵件翻譯功能。

很多做國際貿易或市場營銷的人員,經常會收到不同國家發來的電郵,有日文、法文、德文、韓文等非熟識的語文,他們都需要花工夫去查字典或用其他翻譯器幫助,方可了解其中內容。其實,MS-Outlook 自2003版本開始,其「信息檢索」功能已內置翻譯,只需按幾吓鍵盤,便可將單字、片語或整篇電郵翻譯至中英文或任何國家文字,十分方便。Outlook使用本地與聯機雙語詞典和網上機器翻譯來提供翻譯服務,所以必須在上網環境下進行。

以下是不同版本的Outlook 翻譯功能介紹:

Outlook2003 (以自日文翻譯到繁體中文為例)

  1. 在郵件中,只須拖曳滑鼠選取欲翻譯的片語或全封電郵,右點擊滑鼠從選單中選取<翻譯>,便可在右方打開「參考資料」,在<搜尋目標>下二行的下拉選單中選取「翻譯」。

  2. 在「翻譯 的文字或句子」之<自> 下拉選單中選取原來電郵的語文(此例選取「日文」)。
  3. 在<到>下拉選單中選取欲翻譯的語文(此例選取「中文(台灣))。
  4. 繁體中文的翻譯結果便會出現在"Microsoft Translator" 對下方。
  5. 在翻譯結果文字下的下拉選單中可點選<插入>便可將翻譯結果取代原來文字,若點選<複製> 便可複製翻譯結果文字記在電腦記憶中,然後可在其他地方<貼上>,注意在讀取郵件頁上不接受寫入文字的。
  6. 如出現有某些國家文字不在選單中,可點擊「翻譯選項」以設定雙語字典及機器翻譯的文字。


  7. 如欲翻譯單字,可先按著Alt 鍵,然後點擊該單字,經上述步驟1-4,翻譯結果也會出現在"Microsoft Translator" 下方。

Outlook 2007 (以自英文翻譯到繁體中文為例)
  1. 在郵件中,只須拖曳滑鼠選取欲翻譯的片語或全封電郵,右點擊滑鼠從選單中選取<翻譯>Translate,再點選 <翻譯>Translate,便可在右方打開 "Research",在 下二行的下拉選單中選取「翻譯」Translation。


  2. 在「翻譯的文字或句子」之<自> From下拉選單中選取原來電郵的語文(此例選取English(US)「英文」)。
  3. 在<到>To下拉選單中選取欲翻譯的語文(此例選取Chinese(Taiwan)中文(台灣))。
  4. 繁體中文的翻譯結果便會出現在"Microsoft Translator" 對下方。
  5. 在翻譯結果文字下的下拉選單中可點選Insert<插入>便可將翻譯結果取代原來文字,若點選Copy<複製> 便可複製翻譯結果文字記在電腦記憶中,然後可在其他地方Paste <貼上>,注意在讀取郵件頁中是不接受寫入的。
  6. 如出現有某些國家文字不在選單中,可點擊Translation Options「翻譯選項」以設定雙語字典及機器翻譯的文字。


  7. 如欲翻譯單字,可先按著Alt 鍵,然後點擊該單字,經上述步驟1-4,翻譯結果也會出現在"Microsoft Translator" 下方。

     
Outlook 2003/2007 的翻譯功能十分好用,但電腦機器所翻譯的水平始終跟專業翻譯師相差很遠,尤其文法的錯誤很多時會令人啼笑皆非呢。不過,翻譯結果可令人會意七八成的意思,仍可作為參考用,建議在讀取到外文須作翻譯前,先按「轉寄」Forward(可加上自己為收件人),然後才進行上述翻譯步驟,最後有翻譯結果便可選按「插入」Insert將其取代原文或「覆製」Copy將其「貼上」於原文旁邊作比對參考。
                

    2012年2月16日 星期四

    MS-Outlook 2003/2007/2010 附件自動調整圖片大小Auto resize 的應用

    本月13日,電訊管理局公平使用政策生效後,香港各流動電訊商都紛紛取消或更改無限數據上網計劃,有2Gb 或 5Gb 限額,也有5Gb後會變慢速的所謂無限上網計劃,令互聯網用家上網時沒有以前般暢快,各IT雜誌的熱門文章也圍繞著如何節約使用流動數據,做個精打細算的上網人。

    現時的數碼相機所拍照片都過千萬像素,每張相的大小動徹幾Mb,連智能手機所拍照片也過2 Mb一張,若以Outlook 電郵附上數張相片傳送給朋友的話,很可能會「炸爆」別人的郵箱。故此,我每次在「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」工作坊中,當教授到如何使用Outlook 的附件圖片自動調整大小,學員都很雀躍能學識這超好用的功能。

    MS-Outlook 自2003版本開始,都可將附件為.jpg 或 .png 格式的圖片,無論原本是多大的,都可在附件選項中選擇至不大過1024x768的像素,無論附件有多少張,在寄出時會自動調整,收件時已全變為1024 x 768 像素的圖片(圖像大小適中,但檔案大小只約100-200Kb),十分方便。

    但是很多Outlook 用家都很容易忽略這功能設定方法,現將不同版本的Outlook 的附件圖片自動調整大小的設定介紹如下:

    Outlook 2003

    1. 當在電郵中附上一張.jpg 或png 的圖片,附件欄右方會出現「附件選單」(下圖1),點選會向下打開,下方會有「圖片選項」。
    2. 「圖片選項」預設是「不要調整大小,傳送原始的」,或可選擇大(1024x768 px)、 中(640x480 px)、或小(448x336 px)圖片尺寸。
    3. 傳送這電郵時Outlook便會依這設定傳送原始的、或每張最大是1024x768 px的圖片。這可於「寄件備份」中看到實際寄出附件圖片的大小。
    4. 若不欲每次加入圖片附件時便出現附件選項的長型選單,可於下圖2最下方取消剔選便可。


       


    Outlook 2007
    1. 當在電郵中由Insert 分頁按Attach File 附上一張.jpg 或png 的圖片,可點按Include 右邊的"Attachment Options"(注意:須先加上最少一張圖片,方可能被點選),便可打開位於右邊的附件選項Attachment Options,見下圖。
    2. 在圖片選項Picture Options 預設是「不要調整大小,傳送原始的),或可選擇大(1024x768 px) 中(640x480 px)小(448x336 px)圖片尺寸。
    3. 傳送這電郵時Outlook便會依這設定傳送原始的、或每張最大是1024x768 px的圖片。這可於「寄件備份」中看到。
    4. 若欲每次加入圖片附件時便出現附件選項的長型選單,可於右圖最下方取剔選便可。



    Outlook 2010

    1. 當在電郵中由Insert 分頁按Attach File 附上一張.jpg 或png 的圖片後,祗須按最左方的File,便會見到 Image Attchment 兩個選項,預設是"Do not resize images" , 可選擇"Resize large images when I send this message"以調整圖片大小至1024x 768px。注意未加圖片前,按File 是不會見到Image Attachment 選項的。
    2. 傳送這電郵時Outlook便會依這設定傳送原始的、或每張最大尺寸是1024x768 px的圖片。這可於「寄件備份」中看到。


    Outlook 這自動調整圖片附件大小的功能,十分好用,建議Outlook用家多加運用,除可避免「炸爆」收件人信箱外,作流動通訊時更可節省傳輸數據呢。

    2012年2月12日 星期日

    期待中的iPad 3、4G LTE Pocket WiFi 及便攜Wi-Fi + GPS 多功能數碼相機

    最近收到電訉商PCCW的通知,我的家居寬頻網上行合約快將於三月初滿約,由於不斷大量投資於建設及改善服務上,須調整服務價格,我是惠顧其十多年的忠誠客戶,可以「祗加價22%的優惠價」續約兩年,寬頻速度維持最高 8M Bps不能提升(因位處非高樓大廈的鄉村屋,未有計劃鋪設光纜)。 另用了近兩年的Pocket WiFi 也將滿約,如續約的月費也比現時為高,但仍祗得最高下載7.2M Bps的流動寬頻的速度。我是追求與時並進的資訊科技用家,當然不會接受性價比下降的服務,所以決定不會續約了。

    另一電訊商CSL1010 最近推出42M Bps (理論值最高可達100M Bps)下載、38 Mps上載速度、可同時於五部裝置中使用的4G LTE Pocket Wi-Fi,無限上網計劃月費HK$459,正好填補我將不續約的上述服務,月費竟比較新合約的網上行 + 3G  Pocket Wi-Fi 還平宜一點,而且上網速度快得多了。 不過,還須待2月13日其發佈會澄清其對無限上網的定義,才可作準。

    今日報章引述「華爾街日報」消息,蘋果公司將於三月初推出新一代平板電腦 iPad 3,並預測iPad 3的造型與iPad 2 相近,但將採用四核心A6 處理器,更快的圖像處理器 、2048 x 1526 高解像Retina 屏幕、支援4G LTE網絡、語音系統Siri 及配備高清鏡頭等。雖然蘋果公司一向對其新產品保持高度神秘,不會澄清任何預測,但我十分期待iPad 3 支援 4G LTE,上網速度大幅提升令雲端應用、多媒體娛樂及串流影片等功能更加暢順,令人期待。

    iPhone 4S 的相機俱800萬像素鏡頭+GPS+照片串流的功能,十分適合作隨手拍自己的生活點滴,方便插入我的日記中。最近參加一位朋友的慶祝獲獎晚宴,在席間發覺這值得保存回憶的活動,竟然沒有安排攝影師拍照或攝錄影片,於是自荐以隨身的iPhone 4S為這活動拍攝硬照。因只能用現場光拍攝,故受環境及器材限制下,所拍照片的光線及影像質素強差人意,雖然一般人未必看出,自己卻不甚滿意,但願當日能帶同攝影器材出席這活動,便可為朋友拍攝較專業的照片。

    反思自己擁有六部數碼相機和攝錄機,都是專業及半專業型的,沒有一部可隨意放入西裝袋中的輕便相機。於是興起選購一部多功能又輕便,能符合我以下要求的數碼相機的念頭:
    1. 體型輕便,關機後鏡頭會自動收入機身內,方便隨身攜帶。
    2. 鏡頭要夠廣角,最好是24 mm 和有五倍變焦功能。
    3. 閃燈光度不能太弱。
    4. 要有內置 GPS 功能。
    5. 鏡頭要質素好兼光圈大,最少要是2.8,最好是1.8或2.0。
    6. 不是全自動的儍瓜機。
    7. 要有內置Wi-Fi 功能,能即時上載照片至雲端儲存,以便隨時能以iPhone/iPad 瀏覽和分享至Facebook 、電郵及網誌等。 

    經網上資料搜尋後,能符合我的心水可入選的,只得Samsung WB850F, 預計四月在香港出售的輕便相機, 其規格如下:
    • 16 萬像素,可伸縮的Schneider-Kreuznach 鏡頭
    • BSI CMOS 感光元件
    • 21 倍光學變焦 23-483 mm ,F/2.8-5.9
    • 3-inch AMOLED 螢幕
    • 可拍1080P HD 影片
    • Smart Wi-Fi,可上載照片至Picasa,Facebook, Samsung Allshare Play 及Microsoft Skydrive 等,更可將所拍影片上載至YouTube
    • 內建GPS, MapView 和Live Landmark 功能
    • 有Live Panorama 一掃全景功能
    • 內建閃光燈
    • 俱手動設置模式

    配合4G LTE Pocket Wi-Fi,無論是規格強勁 的iPad 3或 配備Smart Wi-Fi的Samsung WB850F 相機,都是令我極之期待的新產品。