應用「工作」去指派任務的步驟如下(以Outlook 2007為例)：
- 在Outlook的「工作」(Tasks)上，按<新增> (New)
- 進入下圖工作Task分頁，填上主旨Subject、開始日期Start Date、到期日Due Date、提醒 Reminder，優先次序Priority 及完成百分比 % Complete
4. 按需要剔選「保留這個工作的更新複本在工作清單」" Keep an updated copy of this task on my task list" 及/或「當這個工作完成時，傳送一份狀態報表給我」 "Send me a status report when this task is complete" (建議全選，方便跟進)
5. 如有需要，可於下方資訊欄打上備忘文字，或到Insert 分頁加入文件，圖片或電郵作參考
6. 最後，按左上角的<傳送>(Send)，指派工作便會經電郵發往相關人員的收件夾
7. 在收到被指派工作人員的回覆前，該工作會標示 "Waiting for response from recipient"
8. 被指派工作的人員會收到一封以"Task Request: Project B Proposal" 的電郵，詳述工作的要求及附件，並有<接受> Accept、<拒絕>Decline 等圖符按鈕供回覆。
9. 被指派工作的人員回覆後，該封電郵便會於Inbox 中消失，如果回覆是<接受>的話，該指派任務便會出現在雙方的「工作」列，及Outlook Today 的工作列中，以便跟進。若果回覆是<拒絕>的話，指派工作者會收到這回覆。
指派任務被接受後，接受者便變成這工作的持有人(Owner)，當他/她更新該工作的完成百分比(% Complete) 或在 資訊欄上打上任何字(例如工作進度記錄等)，當儲存後，指派工作者的「工作」及Outlook Today 上有關該項工作，會自動更新，凡逾期的工作會轉以紅色顯示。有需要時，可按"Send Status Report" 將這工作情況報告以電郵發放予其他人（沒有人數限制）。最後，當工作完成後，在Outlook Today 的工作上剔了完成，指派工作者無論在公幹或流動辦公，其手提電腦的Outlook Today也會同樣更新，令他/她可隨時隨地自動化管理一些重要的工作。
其實，最重要的是，企業中的資訊管理系統 - MS-Outlook 能幫助所有用家，自覺地跟進自己定下、及上司指派的重要工作，能如期完成，令客戶(包括內部客戶)滿意。
但是，一般企業都不重視公司的資訊管理系統，也沒有提供培訓予員工，若突然收到上司經Outlook 發來的「指定工作」，會不知所措，也會誤會上司信不過自己，所以要「白紙黑字」記下指派的工作，產生反感。
但若能藉著推行「資訊管理五常法」，提供全員培訓，除了令員工精通公司的資訊管理系統MS-Outlook 的功能和應用技巧，更了解資訊管理五常法的精神，明白團隊中應用Outlook 的「指定工作」是一種能提升工作如期完成率的最好方法(Best Practice)，在資訊管理五常法的「常規範」和「常自律」下，公司所有部門的團隊都應用這做法，不存在上司對同事的不信任。
在此與大家分享一個真實案例，我有一個業務策略性伙伴是一間IT外判服務的公司，其CEO、幾位總監、項目經理和數十位工程師/技術員，因經常在外或客戶公司工作，很少機會能够一齊在公司出現。他們都參加過我舉辦的MS-Outlook應用及資訊管理五常法的培訓，故能充分應用Outlook 各項功能，包括習慣了用「指定工作」去作工作管理( Tasks Managment)，大大提升工作效率和如期完成率。 最近其CEO告訴 我，他已無須太留意其Outlook上指派同事的工作進度，可集中精力於業務發展上。
總結：
Outlook 中的「工作」功能，是十分全面和強大的，企業用家若能配合「資訊管理五常法」，善用於管理自己的工作，或指派工作予團隊負責的同事，定能提升工作的效率和如期完成率。歡迎支持這網誌文章的朋友加入為「追蹤者」，以示支持。
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