2011年9月27日 星期二

為CXO 朋友而設的「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」工作坊(二)

前文出版後,我也以電郵將全文發送至我認識的CXO 朋友,包括過往曾一起工作的舊同事、在商協會及社交活動中認識的朋友,有些是近年也保持聯繫的朋友,有些是交換名片後未有機會再碰面的朋友。

結果收到一些回應,其中百分之九十五是電郵伺服器彈回來的傳送失敗通知Delivery Status Notification (Failure),因為近幾年來,世界金融風暴、海嘯、危機不斷發生、和中國營商政策的改變,引致不少公司倒閉或裁員,所以不少CXO朋友的業務或職業也改變了,自然舊公司的電郵地址也失效了。

其餘百分之五的回應是:
1)「你文章所述屬實,我十分認同,會與公司其他CXO 商量,以作改善。」
2)「我好像是你所說的一類CXO。」
3)「我想參加你舉辦的工作坊,但我公司是一直沿用Outlook Express 的。」
4)「我公司的IT同事會處理的。」
5) 「我公司是用Outlook的,我會派一位IT 工程師參加你的工作坊。」

對比我發出給CXO 朋友的電郵數目,這幾天收到真正的回應,祗佔百分之五左右,這也與我以前的文章「百分之五」相約。在此,謹對給我回應的朋友致謝。

我於前一文章中所提及大部分CXO 不懂得使用電腦,資訊管理技巧貧乏,因此而遲覆或是漏覆電郵是非常普遍的,並非針對某一朋友而言,希望自行「對號入座」的朋友不要介意。其實,在這資訊爆炸的年代,大部分企業的員工包括CXO,因缺乏適當的培訓,故對其公司採用的資訊管理系統,無論是Lotus Notes、MS-Outlook或Google App 的功能都認識不深,每天都只使用系統中的百分之五至十的功能,白白浪費了公司投資了的電腦硬件、軟件、網絡基建及最寶貴的人力資源。這都是企業管理層須關注和改善的地方,推行資訊管理五常法是一個可以零成本達至提升工作生產力和通訊文化的品質方案。

上述百分之五給我回應的CXO朋友都有誤解,我在此再作解釋:

1)提升工作生產力和通訊文化的責任,並非IT部門的職權所能擔當的,一般中小企的IT資源有限,IT人員在支援各部門在軟硬件及網絡基建、系統維護及程式編寫上已很忙碌,根本無暇兼顧,況且一般IT人員也不精通資訊管理及培訓工作。

2)提升工作生產力和通訊文化,看似是人力資源部門的工作,但因公司沒有明確的政策釐定,所以人力資源部也沒有預算這方面的資源,更遑論其他部門了。

3)在互聯網技術的高速發展下,資訊系統如Lotus Notes 或MS-Outlook 的郵件管理功能,可助用家自動分開緩急先後的郵件、快速搜尋與重要客戶的通訊、杜絕垃圾郵件的煩擾、提醒待回覆及待處理的郵件、和其他可提升效率的功能。可是,大部分的用家都僅懂得收發郵件,不懂得其他管理功能,對不斷湧進的郵件應接不暇,自然會發生遲覆、漏覆甚至找不到客戶的重要電郵呢。

4)很多人不知道微軟公司的Outlook Express 與 Outlook 的分別,故採用只有簡單電郵功能的免費軟件Outlook Express,將已付款購買,具有強大資訊管理功能的Outlook 棄置不用。Outlook Express 除了欠缺多項資訊管理的功能外,其祗得2G的數據容量,頻密的封存需要,令用家及公司的IT 員工增加工作負擔和不便。

5)企業的CXO,除了須處理電郵外,也須組織及出席會議/社交活動、利用人際網絡發展業務、和跟進重要工作項目等,MS-Outlook 正是能夠幫助用家有效地管理這些事情的工具。但繁忙的工作令他們沒有時間去學習和了解其資訊管理系統的好處,容易從通訊中令他人覺得該CXO 及其公司存在「義廉恥」的通訊文化

6)一間公司中,會有少部分員工熟識用電腦及Outlook 的功能,但因大部分同事都不熟識及只會用最基本的收發電郵,甚至袛用Outlook Express, 他們只好「隨波逐流」,也因職權問題不會向管理層建議使用Outlook,於是依舊各施各法。

7)以我多年在多間上市公司、商協會及中小企的工作經驗,絕大部分的企業未能推行有效的資訊管理,是由於管理高層都忙於產品研發、接生意、搞生產、改品質、減庫存、覓人才、理財務等高優先事務,對資訊管理沒那麼重視,要改進也不知從何入手。

所以我特別為CXO 設計的「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」的對象集中於企業的管理層,這並非適合IT 人員進修技術的課程。藉著了解Outlook 的各項功能和應用秘技、資訊管理五常法及其好處,CXO 學員可評估是否可以在其企業中推行這品質管理方案。

所以,若果對推行「資訊管理五常法」有興趣但剛巧因事不能參加10 月15 日或11月5日工作坊的CXO朋友,可聯絡本人安排上門講解這零成本的企業改善方案。

不要猶疑,立即行動, 在資訊泛濫擴大為資訊海嘯前,為你的公司引進資訊管理五常法吧!




參考文章:

告別「義廉恥」的通訊文化 (一)
告別「義廉恥」的通訊文化 (二)
為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化
資訊管理五常法 (一)
資訊管理五常法 (二)
資訊管理五常法 (三)
資訊管理五常法 (四)

2011年9月22日 星期四

iPad 2 + MTV7000D = 全方位個人影視娛樂方案 (二)

用了個多月的MTV7000D,除了對能够在家的LAN環境及在外以WiFi 或3G網絡下以iPad 2收看TVB、ATV、Now TV的即時電視節目、PS3及Media Player 的影視庫內容感到滿意外,我特別喜歡能够隨時隨地在網上預約錄影所有電視節目(包括Now TV,單一節目及重複節目),其詳盡節目資料的介面,瀏覽及設定錄影預約十分方便,令我不會錯過一些不能即場欣賞的喜愛節目,也善用MTV7000D的內置1,000G的儲存量,方便有空時播放欣賞。

上星期在iPad 的App 升級通知中,得知MTV7000D已對其Firmware及串流播放App 升級了,於是立即進行簡單快捷的升級行動,享用在iPad/iPhone上以串流播放MTV7000D中的錄影節目的方便。

這次升級,令串流播影App的介面,在「直播電視」右邊,多了「錄影節目」的分頁,內裡詳列各錄影節目,祗須選按便可重播。此外,也加了一個Standby 按鍵,可隨時控制MTV7000D 的開關,十分方便。




隨著互聯網科技的高速發展,電子產品可藉Firmware作網上升級,為製造商和用戶提供雙嬴的方案。我期待下次升級令MTV7000D 能在串流播放App 上控制其他接駁輸入的設備如PS3, Media Player等(現時祗可播放,不能遙控),那便更加完美了。

作為一個喜愛電子影音產品和iPad 2的用家,我高度推薦iPad 2 + MTV7000D這全方位個人影視娛樂方案予有同樣愛好的朋友。




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2011年9月18日 星期日

為CXO 朋友而設的「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」工作坊(一)

今日是我離開製造業進入顧問服務行業的十週年,這十年間從辦理商會活動及培訓工作中我認識了不少位居企業或機構管理高層的朋友,無論是公司主席、董事總經理、行政總裁、副總裁、董事、總監、總經理、高級經理、商協會主席及理事,學校校長/副校長等,我統稱他/她們為CXO。

所有CXO 朋友都有高深的學識,在有機會見面的活動中,他/她們都表現得很友善、彬彬有禮、有高瞻卓見和成功的事業,令人尊敬 ; 但有部分CXO朋友在通訊的回應、約會的守時、和承諾的實現上,令人感覺判若兩人,存在很多改善空間。例如:
  • 他/她們工作繁忙,經常開會、出外公幹、穿梭中港廠房辦公室、應酬多,故較難以電話與他們直接通話,以電話或短訊留言卻甚少獲回覆。
  • 發電郵給他/她們,回應很慢或沒有回應。
  • 約好見面或開會,經常遲到,甚或忘記出席,有時會去錯地方。
  • 承諾了的工作,很多時都過期。
他/她們都是「資深」的行政人員,有一個共通點,就是不大懂用電腦,有些人連自己公司採用什麼的資訊管理系統的名稱及版本都不清楚,對時下流行的智能電話、平板電腦在商務應用上也一知半解,更遑論是否了解其公司員工、團隊是否懂得及善用公司的資訊系統,其企業通訊文化是高或低。他/她們都謙稱自己是「電腦盲」,卻沒時間去學習使用電腦,和了解公司的資訊管理系統,故祗應用了其百分之五至十的電郵收發功能,但卻沒有應用其他可幫助其電郵管理、時間管理、人脈關係管理、和工作管理等功能,甚為可惜。

今時今日,在商務應用上,不可能不用電子郵件,大部分公司都是採用微軟的Outlook, 但有不少的中小企,甚至跨國企業的香港分公司,對員工是否真正充分應用公司購買了功能強大的Outlook, 還是用了免費但功能簡單的Outlook Express, 也沒有考究或規定,只任由員工的喜好和認識去自行選用。員工因不懂得有效的資訊管理方法,除了令工作生產力低落外,也會因回覆客戶電郵遲誤而影響生意,這都是企業管理層的責任啊。

為了幫助這些CXO朋友,我最近設計了一個專以CXOs為對象的管理課程 -「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」企業管理層工作坊,有以下的特色:

1)內容全是關於管理層須知的企業及個人資訊管理應用方法,不涉及程式設計及網絡設定。
2)因百分之八十以上的企業都採用MS-Outlook 為資訊管理系統,這工作坊幫助這些企業管理層了解這系統如何能幫助員工提升工作效率和生產力。
3)由曾任職多間上市公司CXO、商會秘書長/總幹事的資訊管理資深教練主講,分享以下CXOs須知的秘技:
  • 正確的電郵戶口設定,確保無論在世界各地公幹,也可用流動電腦接收及發出電郵 (在外間祗收到電郵卻不能發出電郵,是很多Ooutlook 用家經常遇到的問題)。
  • 進階電郵管理技巧,自動區分電郵的緩急先後,令日理萬機的CXOs不會錯過須回覆及重要的電郵,而所有CC給自己的電郵則自動存於特定資料夾中備閱。
  • 在國內工廠已接收的電郵,能於香港辦公室電腦Outlook中接收到; 相反亦然,確保不會因來往中港兩地而錯失任何電郵。
  • 處理垃圾郵件的正確方法,包括杜絕接收垃圾郵件,和避免業務伙伴和朋友給你的電郵被誤作垃圾郵件而被系統刪除。
  • 善用旗標及類別的技巧,以提醒待回覆及待處理的電郵,以達到「快回應」的通訊文化。
  • 按個人需要設定各種「規則與通知」,提升電郵自動化管理效率。
  • 應用極速搜尋重要資料方法,以達至「15秒內找出所需電郵」的資訊管理五常法要求。
  • 收到可能從海外客戶或準客戶以非自己熟識語言表示的電郵,可一按鍵全文翻譯為中文/英文。
  • 應用行事曆記錄約會、要事和召開會議,無線自動同步至iPhone/iPad/Android Phone/Tablet等智能手機/平板電腦,按時自動提醒出席,提升個人時間管理效益。
  • 進階應用「聯絡人」作人脈關係管理,製作個人電子名片。
  • 環保應用電子記事,一按鍵記錄有用網頁資訊以作參考。
  • 正確設定Outlook Today作每日工作概覽。
  • 利用智能手機/平板電腦作流動辦公室的應用分享。
  • 何謂資訊管理五常法。
  • 如何在企業中應用資訊管理五常法去提升工作生產力和企業文化。
4) 獨家提供課後30日咨詢服務,學員可無限次以電郵/電話向導師查問課程中的疑問,務求可學以致用。
5) 獨家提供相關網誌文章分享及教學篇,方便學員隨時參考。

資訊科技及互聯網技術一日千里,訊息泛濫令人應接不暇。作為企業管理層,在這「快魚食慢魚」的商業社會,應與時並進,以身作則,了解公司的資訊管理系統的應用,學習提升個人資訊管理技巧,並帶領公司員工,精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法 - 可持續改善企業資訊管理成效的品質方案。

我誠意邀請各位CXO朋友,報名參加於10月15日(適合MS-Outlook 2003/2007的用家)或11月5日(適合MS-Outlook 2007/2010的用家) 舉行的-「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」企業管理層工作坊



參考文章:

為CXO 朋友而設的「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」工作坊(二)

    2011年9月4日 星期日

    MS-Outlook 「工作」的應用 - 教學篇 (二)

    上文講到 Outlook 的「工作」用於「提醒自己的工作」,是一般懂得用這「工作」功能的用家都會用的。但另一樣用於「指派任務予他人」的功能,則絕少人會用。這功能很適合管理人,特別是經常出差、或團隊同事經常需外出工作的主管,應用這功能去作任務管理是最方便不過的事。

    應用「工作」去指派任務的步驟如下(以Outlook 2007為例):


    1. 在Outlook的「工作」(Tasks)上,按<新增> (New)
    2. 進入下圖工作Task分頁,填上主旨Subject、開始日期Start Date、到期日Due Date、提醒 Reminder,優先次序Priority 及完成百分比 % Complete


    3. 按<指定工作> Assign Task,在下圖的工作(Task)分頁的<收件者>(To) 上選取欲指派這工作予的人員,一項工作只容許指派一人,以免責任不明確。
    4. 按需要剔選「保留這個工作的更新複本在工作清單」" Keep an updated copy of this task on my task list" 及/或「當這個工作完成時,傳送一份狀態報表給我」 "Send me a status report when this task is complete" (建議全選,方便跟進)
    5. 如有需要,可於下方資訊欄打上備忘文字,或到Insert 分頁加入文件,圖片或電郵作參考
    6. 最後,按左上角的<傳送>(Send),指派工作便會經電郵發往相關人員的收件夾



    7. 在收到被指派工作人員的回覆前,該工作會標示 "Waiting for response from recipient"





    8. 被指派工作的人員會收到一封以"Task Request: Project B Proposal" 的電郵,詳述工作的要求及附件,並有<接受> Accept、<拒絕>Decline 等圖符按鈕供回覆。

    9. 被指派工作的人員回覆後,該封電郵便會於Inbox 中消失,如果回覆是<接受>的話,該指派任務便會出現在雙方的「工作」列,及Outlook Today 的工作列中,以便跟進。若果回覆是<拒絕>的話,指派工作者會收到這回覆。



    指派任務被接受後,接受者便變成這工作的持有人(Owner),當他/她更新該工作的完成百分比(% Complete) 或在 資訊欄上打上任何字(例如工作進度記錄等),當儲存後,指派工作者的「工作」及Outlook Today 上有關該項工作,會自動更新,凡逾期的工作會轉以紅色顯示。有需要時,可按"Send Status Report" 將這工作情況報告以電郵發放予其他人(沒有人數限制)。最後,當工作完成後,在Outlook Today 的工作上剔了完成,指派工作者無論在公幹或流動辦公,其手提電腦的Outlook Today也會同樣更新,令他/她可隨時隨地自動化管理一些重要的工作。

    其實,最重要的是,企業中的資訊管理系統 - MS-Outlook 能幫助所有用家,自覺地跟進自己定下、及上司指派的重要工作,能如期完成,令客戶(包括內部客戶)滿意。

    但是,一般企業都不重視公司的資訊管理系統,也沒有提供培訓予員工,若突然收到上司經Outlook 發來的「指定工作」,會不知所措,也會誤會上司信不過自己,所以要「白紙黑字」記下指派的工作,產生反感。

    但若能藉著推行「資訊管理五常法」,提供全員培訓,除了令員工精通公司的資訊管理系統MS-Outlook 的功能和應用技巧,更了解資訊管理五常法的精神,明白團隊中應用Outlook 的「指定工作」是一種能提升工作如期完成率的最好方法(Best Practice),在資訊管理五常法的「常規範」和「常自律」下,公司所有部門的團隊都應用這做法,不存在上司對同事的不信任。

    在此與大家分享一個真實案例,我有一個業務策略性伙伴是一間IT外判服務的公司,其CEO、幾位總監、項目經理和數十位工程師/技術員,因經常在外或客戶公司工作,很少機會能够一齊在公司出現。他們都參加過我舉辦的MS-Outlook應用及資訊管理五常法的培訓,故能充分應用Outlook 各項功能,包括習慣了用「指定工作」去作工作管理( Tasks Managment),大大提升工作效率和如期完成率。 最近其CEO告訴 我,他已無須太留意其Outlook上指派同事的工作進度,可集中精力於業務發展上。

    總結:
    Outlook 中的「工作」功能,是十分全面和強大的,企業用家若能配合「資訊管理五常法」,善用於管理自己的工作,或指派工作予團隊負責的同事,定能提升工作的效率和如期完成率。


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