2011年8月28日 星期日

MS-Outlook 「工作」的應用 - 教學篇 (一)

大部分採用MS-Outlook作為資訊管理系統的企業,都缺乏對使用者的培訓,甚至任由員工將已購買的Outlook 閒置一旁,只使用跟Windows 來的免費電郵程式Outlook Express,或只憑員工對Outlook 的淺薄認識,能懂得收發電郵的基本操作便算,以致白白浪費了Outlook 的強大資訊管理功能,忽略了這可提升工作效率的工具,更可能間接引致企業通訊文化低落。

在Outlook 七大功能(電郵、行事曆、聯絡人、工作、記事、日誌和Outlook Today)中,「電郵」是所有用家必用的功能(雖然大部分人只懂得應用百分之十的電郵功能),「行事曆」及「記事」有些人間中會用,「聯絡人」只會被用作記下電話及電郵地址,「日誌」是絕少人用的,「Outlook Today」有些人從未見過,「工作」這功能也較少人用,就算用者也多數只會用一半。

其實「工作」(Tasks) 在Outlook中是一項重要的功能,所以在Outlook Today 中被置於行事曆和郵件中間,是工作管理的好幫手,特別是管理人的絕佳跟進任務的好工具。

「工作」可分為提醒自己的工作,和指派予別人的任務二種。詳述如下:

(一) 提醒自己的工作

不同崗位的工作者,除每日的經常性工作外,都有不少重要工作項目是有完成期限的。有些是自己承諾予客戶(外部客戶及內部客戶)的,有些是上司以電郵或口頭指派的。有些是單一次性工作,有些是週期性工作。Outlook 的「工作」都可被用作記下、提醒和記錄,方便工作管理。

建立一項工作的步驟如下(以Outlook 2007為例):

1) 在「工作」Tasks 的工具列中,選按<新增>New進入以下畫面,在Tasks分頁下,填上主題Subject,開始日期Start date,到期日Due date、提醒 Reminder 日期和時間。也可按選類別Categorize作分類,和Follow Up作跟進。






    2) 如屬週期性工作,可於Tasks 分頁中按 <週期性> Recurrence ,在對話盒中之<循環模 式>Recurrence Pattern 及<循環範圍>Range of Recurrence 選填適當的數字,例如由現在開始每月的第28日,然後按
    OK。


    3) 如需插入文件或郵件,可於Insert 分頁下按Attach File 加入文件,或按Attach Item 加
    入郵件,或其他如圖表、圖符、名片,超連結等。




    4) 最後,按左上角的<儲存後關閉>Save & Close 以完成這項工作的建立。你便可於
    「工作」 及"Outlook Today" 中看到這項工作,也可隨時點擊之打開作編輯。若是週期性工
    作,Outlook 會顯示最近週期的工作,待這工作完成,它然後才顯示下一週期的工作。


    待續......


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