2011年8月28日 星期日

MS-Outlook 「工作」的應用 - 教學篇 (一)

大部分採用MS-Outlook作為資訊管理系統的企業,都缺乏對使用者的培訓,甚至任由員工將已購買的Outlook 閒置一旁,只使用跟Windows 來的免費電郵程式Outlook Express,或只憑員工對Outlook 的淺薄認識,能懂得收發電郵的基本操作便算,以致白白浪費了Outlook 的強大資訊管理功能,忽略了這可提升工作效率的工具,更可能間接引致企業通訊文化低落。

在Outlook 七大功能(電郵、行事曆、聯絡人、工作、記事、日誌和Outlook Today)中,「電郵」是所有用家必用的功能(雖然大部分人只懂得應用百分之十的電郵功能),「行事曆」及「記事」有些人間中會用,「聯絡人」只會被用作記下電話及電郵地址,「日誌」是絕少人用的,「Outlook Today」有些人從未見過,「工作」這功能也較少人用,就算用者也多數只會用一半。

其實「工作」(Tasks) 在Outlook中是一項重要的功能,所以在Outlook Today 中被置於行事曆和郵件中間,是工作管理的好幫手,特別是管理人的絕佳跟進任務的好工具。

「工作」可分為提醒自己的工作,和指派予別人的任務二種。詳述如下:

(一) 提醒自己的工作

不同崗位的工作者,除每日的經常性工作外,都有不少重要工作項目是有完成期限的。有些是自己承諾予客戶(外部客戶及內部客戶)的,有些是上司以電郵或口頭指派的。有些是單一次性工作,有些是週期性工作。Outlook 的「工作」都可被用作記下、提醒和記錄,方便工作管理。

建立一項工作的步驟如下(以Outlook 2007為例):

1) 在「工作」Tasks 的工具列中,選按<新增>New進入以下畫面,在Tasks分頁下,填上主題Subject,開始日期Start date,到期日Due date、提醒 Reminder 日期和時間。也可按選類別Categorize作分類,和Follow Up作跟進。






    2) 如屬週期性工作,可於Tasks 分頁中按 <週期性> Recurrence ,在對話盒中之<循環模 式>Recurrence Pattern 及<循環範圍>Range of Recurrence 選填適當的數字,例如由現在開始每月的第28日,然後按
    OK。


    3) 如需插入文件或郵件,可於Insert 分頁下按Attach File 加入文件,或按Attach Item 加
    入郵件,或其他如圖表、圖符、名片,超連結等。




    4) 最後,按左上角的<儲存後關閉>Save & Close 以完成這項工作的建立。你便可於
    「工作」 及"Outlook Today" 中看到這項工作,也可隨時點擊之打開作編輯。若是週期性工
    作,Outlook 會顯示最近週期的工作,待這工作完成,它然後才顯示下一週期的工作。


    待續......


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    2011年8月21日 星期日

    iPad 2 + MTV7000D = 全方位個人影視娛樂方案 (一)

    本月六日,我在香港會展中心的2011高級影音展中,見識過很多價值十多萬至數百萬的高級器材後,也訂購了一部,可能是全場最平宜(會場價HK$3,500) 的AV產品,卻是目前同類產品最高級及功能最強的高清電視錄影機 -Magic TV 型號 MTV7000D。

    自2008年我居住的大埔區開始可以接收數碼電視廣播,當時各大品牌的電視機仍未推出內置調諧器的iDTV,我便購買了採用Sigma Designs SMP8635 處理器的Magic TV機頂盒MTV3000接駁高清電視機收看高清/標清電視節目,鑑於對Magic TV的影音質素、遙控器及電視操作界面的用家友善設計的滿意,其後於2010年買了取名為高清電視錄影機的MTV3600D (雙數矽CMOS調諧器,內置500G硬碟),錄播地面數碼電視節目,也算方便。

    除了收看地面數碼電視外,我也有訂購Now TV寬頻電視節目,包括一些高清的頻道,由於時間關係,很多精彩的高清電視頻道節目,不能即時收看,但當時的錄影機有輸入端子的機種不多,頂多可以色差輸入端子連接Now TV機頂盒作模擬訊號錄影,惟預約二部機作錄影的步驟繁複,令人興趣大減,故多錯失觀賞的機會,就算成功錄影到的影音質素也不算高。



    現在Magic TV 的旗艦級高清錄影機MTV7000D 除了採用最新的Sigma Designs SMP8655 處理器和1000G的儲存量外,更俱有以下多項超好用的功能:
    1. 設有二個HDMI、一個色差及二個AV輸入端子,其超強的Magic Link功能,可連接Now TV及Cable TV機頂盒作無縫觀賞及錄影,及連接其他影音設備(例如藍光碟機、DVD機、多媒體播放機等)。可用作錄製藍光碟及DVD節目於其1000G的內置硬碟中。
    2. 全新軟件版本6,俱影音串流功能,可用iPhone、iPad及Android 智能手機/平板電腦上以其App 隨時隨地經WiFi 或3G 收看MTV7000D直播地面數碼電視、連接了的Now TV、Cable TV各頻道節目,可隨時轉台及選播其他已連接的影音設備的內容。
    3. WiFi無線局域網支援,可以在同一WiFi下, 用iPhone、iPad及Android 智能手機/平板電腦的App 遙控操作MTV。
    4. 可從增強的iEPG電子節目表或在網上輕鬆預約錄影地面數碼電視、Now TV及Cable TV 四個電視台七天的電視節目。
    5. 其Magic TV Share 功能,可經網絡共享錄影節目及儲存空間。例如我客廳中的MTV 3600D可播放在二樓家庭影院的MTV7000D的1,000G 儲存空間所錄內容。
    6. 雙調諧器,DMB-T/H多載波及單載波模式,除了香港的TVB及ATV共11個頻道外,在可接收足够強度大陸電波訊號的地方,可收看中國大陸數碼電視節目。
    7. 支援MHEG-5互動電視功能,可收看即時新聞、氣象資訊、彩票結果等資訊。
    8. AVCHD 攝錄機節目播放。
    9. 暫停直播電視及即時重溫(時光倒流)。
    10. 重複預約錄影,一次設定可自動追蹤錄影全套劇集的每一集。
    11. 可編輯已錄影節目,添加書簽,及將節目轉移到外置USB硬碟或手指。
    12. 可連接USB硬碟機,支援2,000 G 的硬碟,即可擁有合共3,000G的儲存量的影視庫。
    13. 可經互聯網作系統升級,輕易享用不時增加及改良的功能。
    14. 設計精美和實用佈局的智能遙控器,帶有四個可以學習電視機的學習按鈕,並可用以轉換外置輸入如NowTV 或Cable TV及用作選台。即是只須用一個遙控器便可於免費及收費電視選台,十分方便。

    在iOS 的Apps Store 中可免費下載一個名為 "Magic TV Streaming" 及一個名為 "Magic TV Remote" 的App用。經設定App 及家中的Router 後,可經WiFi 或3G 在家或在外經iPhone/iPad/Android 裝置收看 MTV7000D 連接的器材帶來的免費及收費電視節目。

    我在MTV7000D 的設定,是HDMI 1 輸入端子連接Now TV 機頂盒,HDMI 2 輸入端子連接PS3, 色差輸入端子連接Hi Media 300D 多媒體播放機,以便可以經MTV7000D 在家或在外觀賞藍光碟、DVD及NAS 中的影片。我最喜歡在家中內聯網下,可將畫質調較至最高質素, 以iPad 2 經App收看串流電視,無論在家中任何地方,包括在花園進餐,甚至上廁所也不會錯過直播精彩球賽的入球情況,其流暢及清晰的畫質是令人感到滿意的。若是在外間用3G 收看,便須將畫質調低,以換取流暢度。 此外,我也喜歡隨時隨地用iPad/iPhone 在網上查看TVB,ATV 及Now TV 各高清頻道的節目表,有喜歡的節目便一按預約錄影,充分利用那1000 G 的影視節目儲存庫,方便日後隨時觀賞。







    以iPad 2 配合用MTV7000D,我覺得是目前一個最好的全方位個人影視娛樂方案,值得在此向各讀者及朋友介紹。若有疑問或設定上的查詢,歡迎使用文章下端的意見欄提出,互相交流。


    iPad 2 + MTV7000D = 全方位個人影視娛樂方案 (二)

       


    2011年8月16日 星期二

    iPad 應用分享(五) - 我的日記

    我於八月一日開始了一項新的個人寫作習慣,就是應用iPad 的一個名叫 My Secret Diary 的免費程式,每天寫日記。

    沒錯,是真正的「寫」日記,在iPad上用手指寫字,原來可以幫助我,在這應用電腦打字多過用紙筆寫字的時代,能保持正確寫中文字的記憶。 在iPad上寫字,若筆劃次序不正確或太潦草,是難以寫出正確的中文字。經過這十五天寫日記的經驗,令我的「寫正字」技巧進步不少。


    這App 介面設計精美,功能好用。經自設密碼鎖打開日記簿後,在預設每日一頁的位置寫日記內容,限制不能寫多過一頁紙,這令用家習慣行文精簡,反正不是寫年報啊。在日記中,可隨時加「備忘」貼紙、像寶麗萊相片的「照片」(從iPad 的相機膠卷中選取)、圖符貼、書簽、音樂及月曆(可點選日期打開該頁日記)等。它鼓勵我留意每日發生的事物,用iPhone拍下一二幀快照,貼在日記中,代替千言萬語。



    上月有一位朋友送了一本名叫「論語中的名言」的書給我,是作家南懷瑾先生對中華文化最偉大不朽的經典<論語>中的名言,以深入淺出充滿睿智的解讀,令讀者可通過這書輕鬆喜悅地進入<論語>的境界,以領會<論語>的真義,對提高自身的人生價值大有裨益。 我每日都讀一節並將閱讀心得記下日記中,以作反思。此外、也記錄每天清早的體重,以作飲食及運動的調節。


    用iPad寫日記的另一方便之處,是可隨時隨地撰寫和編輯,我通常在每晚睡覺前寫,但有時於早泳更衣後,坐在俱樂部大堂疏化等候太太時作補充及優化。

    這App現時可免費下載,期望日後能不斷改良,例如增加密碼鎻至6 位數,可於雲端作備份等功能。

    我相信應用這App 寫日記的方式和樂趣,能令人可堅持這良好的習慣。在此與讀者朋友分享,有興趣寫日記的值得一試。



     
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    2011年8月7日 星期日

    Blogger 讀者須知 - 如何成為支持網誌的「追蹤者」

    「施比受更為有福」是聖經 (使徒行傳 20:35)的金句,無論基督教、天主教徒,或其他宗教人士都樂於與別人分享。除了近期香港八成半的嗎咪們樂於與朋友分享其BB的便便(一笑),Facebook上億萬人經常與相識及不相識的人分享其喜怒哀樂、照片、影片、對事物的感受和以「打咭」報道自己的行踪外,無數像筆者一樣的博客,也藉其網誌與人分享其文章、知識、經騐和感想等。

    在Facebook看到朋友的分享,欲表示喜歡或讚許的話,只須一按「讚」(Like) 便可,真正是「舉手之勞」 ,但在Google 的博客 (Blogger)上欲表示對該博客的個別文章的讚許、表達意見或分享予其他人,則有以下的方式(以筆者這網誌為例) :



    1. 若對某篇文章表示讚許,祗須在該文章結尾處的「反應」上的方塊上點擊「好玩、有趣、酷」,其旁邊的括號數字便會進一號碼,代表有多少人讚許。


    2. 若欲向作者表達意見者,可按「意見」(Comment)字,網頁便會展開一個「張貼意見」的留言窗口,輸入意見後選取「發表留言的身分」,便可按「張貼留言」鍵送出,或按「預覽」先行檢視才按鍵送出留言。


    3. 如果想介紹該篇文章予其他朋友,可按電郵信封的圖符,便可進入另一填寫朋友的電郵地址及訊息的網頁,以透過電郵推介該文章予朋友。




    4. 其他分享 - 可按各不同圖符分別透過電子郵件、網誌、Twitter、Facebook、Google Buzz 等作分享。



    Blogger 有一名叫「追蹤者」(Follower)的功能,很多讀者都不明白其功能和加入為追踨者的正確程序,以致不少有四、五年或以上年資、曾發佈數百篇文章的資深網誌,也祗有廖廖十數個追蹤者。很多位對筆者的網誌表示支持的朋友及願意成為我的網誌的追蹤者,但真正能達到承諾的人很少,有些朋友坦誠表示不懂得如何加入為「追蹤者」。

    以下是Google對「追蹤者」的說明:

    想知道誰會定期閱讀您的網誌嗎?想為網誌建立公開的忠實讀者群嗎? 現在,Blogger 的「追蹤」功能將助您達成夢想! 使用者可以在 Blogger 中公開「追蹤」所有網址,讓網誌作者以及全世界知道他是這個網誌的忠實讀者。 有了「追蹤者」小工具,您可以在網誌中公佈網誌「追蹤者」,展現網誌的人氣,並吸引更多讀者持續閱讀您的新文章。

    「追蹤者」小工具非常實用,可助您拓展網誌的讀者群。 讀者瀏覽了他們很喜歡的網誌後,常因忘記網址而無法再次光臨。 不過,有了「追蹤者」小工具,讀者要再次來訪、成為您的忠實粉絲就容易多了。 我們強烈建議您撰寫「追蹤者」小工具的介紹文章,並鼓勵讀者成為您的追蹤者。

    我特在此介紹加入「追蹤者」的程序(以加入思.題. 分享網誌為例) :
    1. 點擊「加入這個網站」進入「追蹤思.題. 分享」網頁

    2. 按自己擁有的電郵,例如Gmail、Yahoo Mail 去建立帳戶,如無該些電郵者(例如Netvigator的用戶)可按最下方的建立新的「Google帳戶」,按照出現的表單填寫所需資料去建立帳戶。




    3. 例如選按Yahoo的圖符,輸入Yahoo 的電郵帳戶和密碼,按"Sign in"




    4. 在下圖網頁,顯示將以Yahoo ID 登入Google,若正確可按「同意」。


    5. 出現下圖網頁,可選擇採用什麼名字顯示,也可加入相片,點選「公開追蹤」,建議不要選用「隱形追蹤」,因為這「默默的支持」是任何人都看不到的。最後按「追蹤這個網誌」。



    6. 當以下顯示「你已追蹤思.題. 分享」的網頁出現,只須按「完成」,以後便可見到你是在追蹤者會員行列中,明確表示你對這網誌的支持。



    7. 如果你沒有按「登出」,那你的名字會出現在「追蹤者」下方,可隨時按「邀請好友」以邀請朋友試試這網誌,或分享這網誌連結至Facebook、Myspace、Twitter或其他社交網站。

    8. 在登入狀態下,可隨時按「選項」的下拉菜單,選取「網站設定」、「邀請好友」或「登出」等設定。當選按「網站設定」時,會出現下圖。
    • 在「基本」選項中,可對您的個人資料作「編輯基本資訊」、「新增照片」或「新增連結」,甚至可變更線上個人資料。
    • 在該網誌的設定,可更改您正在追蹤是以「公開地」或「匿名地」。新增或移除社交網站連結。
    • 可按「停止追蹤此網站」作停止追蹤,若日後欲追蹤此網誌,可重新於「追蹤者」下方按「加入這網站」然後按「追蹤這網誌」便可重新成為追蹤者。


    9. 在「訊息功能」設定中,除可點擊「變更電子郵件地址」作電子郵件變更外,也可選取以下選項:
    • 「容許網站其他會員發送電子郵件予您」(Allow site members to send messages to your email address.)
    • 接收「思.題. 分享」寄送的網站電子報和郵件。(建議選取)



    10. 最後,按「完成」 完成設定,返回網誌

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