雲端運算應用分享 - Dropbox (二)

繼三月初文章「雲端運算應用分享 - Dropbox (一)」介紹大家認識超好用的雲端運算應用的表表者 - Dropbox的特色，現再介紹Dropbox 的功能及應用分享如下：

1. 多台裝置間作檔案同步
   這是Dropbox的基本功，它令我的一部Windows桌上電腦和三部手提電腦、一部MacBookPro、一部MacBookAir、一部iPad、一部iPad 2、一部Archos 70和一部Q1 平板電腦，及一部iPhone 4 (這麼多機是配合教學用 - 分別安裝不同的操作系統、MS-Office 和Outlook 2003/2007/2010中英文版等)，因為都安裝了Dropbox，所以同一份資料檔案便能够在上述11部裝置間同步。
   我可以在任何一台裝置上進行檔案修改和增減，因為最新的修改及增減也會即時被同步到其他裝置上，比較以前用USB手指或連接線作檔案同步快捷和方便得多了。
   
   
   
2. 分享資料夾予其他人，檔案協同合作
   祗要在Dropbox 中某個資料夾上啟動"Share this folder"，然後打入欲邀請者的電郵地址即可，無論被邀請者是否已擁有帳戶(如未有者會自動邀請其注冊加入)，都可一起共享這個同步資料夾，以後在這個資料夾中的所有檔案都會下載到所有合作用戶的Dropbox中，每個合作用戶對檔案的新增和修改都能即時同步予其他人。 我已廣泛應用於一些客戶、合作夥伴和朋友間的資料傳送和同步。
   
   
   
3. 提供檔案分享下載連結
   傳統以電郵附件形式傳送檔案予他人受很多的限制，如檔案太大會炸爆別人的郵箱，而 .exe/.bat等執行檔在Outlook等電郵中因保安問題不能輕易傳送等。 現在祗須直接在資料夾中的目標檔案上按滑鼠右鍵，選擇清單裡的"Get Shareable Link"，將獲得的單檔專屬下載連結提供，祗須電郵給朋友邀請他下載即可。無論是一張6M的高解像相片、一套2.5G的短片、或一個8M 的PowerPoint 檔案，都可用這方式輕易傳送。
   最近與朋友到離島遠足吃海鮮拍下的短片，剪接好後以Unlisted Mode 存放在YouTube上，將短片的連結電郵予一起參與的朋友。有些朋友收看後很想下載於電腦中以便隨時作離線播放、有些朋友卻因公司保安政策緣故封鎖YouTube 的瀏覽，我於是將該短片放於Dropbox中，然後提供短片檔案分享下載連結予該些朋友(無論他們是否擁有Dropbox帳戶)自行下載，十分方便。
   
   注意：欲取得任意分享Dropbox中任何一個檔案的下載連結的功能，須先進行一次以下步驟：
   (1) 在登入Dropbox網站端的情況下，點擊 https://www.dropbox.com/enable_shmodel
   (2) 這時候在Dropbox網站端，應該可以看到每個檔案的最右方下拉清單，出現"Get Shareable Link"選項
   (3) 下載最新版的Dropbox軟體，並重新啟動
   (4) 此後，回到本機的Dropbox資料夾，便可看到每個檔案的右鍵Dropbox選單中，
   會有 "Get Shareable Link" 的選項了。
   
   
4. 在行動裝置讀取電腦檔案
   很多時候，除了教學外，我會應邀出席一些社團午/晚宴作專題演講或分享，祗須將演示用的PowerPoint 檔案放於Dropbox中，我便可隨時用iPhone的Dropbox 打開該PowerPoint 檔案以作預習。演講時，又可用只重 601 g 的iPad 2，打開Dropbox以 KeyNote 播放該PowerPoint及適用的Apps 開啟相關文件和圖片作演示。
   此外，當我在外面辦公或會議有需要時，也可隨時以iPhone 或iPad 中的Dropbox 打開一些相關的文件、圖片或簡報給別人瀏覽呢。
   
   
5. 將行動裝置的檔案傳回電腦
   部分iPhone、iPad 2、Android 手機上的程式或檔案都內建有所謂「分享」功能，這可以讓我們把任何檔案或資料分享到其它服務或Apps中。以Dropbox來說，我在iPhone 或iPad 2或Android 手機 上所新拍的照片、新錄的錄音檔、看到重要的網頁等資料，都可以透過「分享到Dropbox」，將這些資料立刻傳回電腦。若設定是放於指定的Shared Folder，你的業務夥伴也能立刻接收到這個新檔案。
   
   
   
6. 和各種手機Apps的結合
   在iPhone、iPad、Android上，有很多好用的Apps內建有Dropbox支援，這表示可以更簡單的透過Dropbox讀取你電腦上的檔案，或是將該App 新建的檔案透過Dropbox即時傳回你的電腦。如欲知哪些Apps內建支援Dropbox，可到<Dropbox的App Directory>查閱。
   
   例子(一) 我的iPhone 及 iPad 2 安裝了CameraSync 這程式並設定了Dropbox的帳戶，便可自動將「相機膠卷」內的相片與我的電腦之Dropbox 內的「Stephen的iPhone」資料夾作檔案同步，以作備份用。
   例子(二) 我的iPhone 及 iPad 2 安裝了JotNot Scanner Pro 這程式並設定了Dropbox的帳戶，便可利用iPhone 或 iPad 2的鏡頭對著文件拍照，經程式調節轉變成PDF 格式，並可傳送至我的電腦之Dropbox內的JotNot資料夾中儲存。
   
   
   
7. 救援還原誤刪、誤改檔案
   Dropbox 除了是很好的檔案同步工具，也是絕佳的備份工具，因為它具備檔案回溯的功能。如果你在電腦中不小心錯誤刪除、修改檔案，想要還原到舊版本，那麼只要到Dropbox網站端，選擇 "Show Deleted files" 或 "Previous versions" ，即可解決問題。當然，你要有利用Dropbox 備份重要文件夾的習慣。
   
   
8. 雲端同步軟體資料庫
   有很多Apps 的資料庫是可以移動位置，或者該軟體本身是免安裝軟體，以前我會拿個USB儲存手指來攜帶免安裝軟體，現在用Dropbox資料夾代替便可。這樣，許多常用軟體就可以在每一台電腦中使用同一份資料與設定，每一次使用後的新增修改資料也會自動同步至其他有Dropbox的裝置中，例如"KeePass"、"Ditto 剪貼簿" 等都可以利用Dropbox作雲端攜帶了，萬分方便。
   
   
9. 外掛、網站服務的延伸應用
   因為Dropbox太好用了，所以除了手機及平板電腦的Apps 外，還有很多網站服務可以結合Dropbox 作延伸應用和為Dropbox 增加更強功能，詳情可瀏覽官方的<Dropbox Addons 百科>。
   

鑑於Dropbox 的儲存量有一定的限制，不可能無限地備份你電腦中的所有檔案，故使用上必須以「現在對你重要的檔案，才放在一起集中管理」為原則。其實，所有工具，都是要靈活運用，方可提升工作生產力和效率啊。