MS-Outlook 行事曆 - 時間管理的好幫手 (一)

最近多次出席某社團的交流晚宴，都因其在晚宴前舉行的理事會議嚴重超時之故，引致參加者及嘉賓講者均需於酒樓招待處呆候超過半小時才可獲進場。這事件對一向重視時間管理的我，除了是不愉快的經歷外，也勾起了我對應用資訊管理的一些回憶與反思。

在我的職業生涯中，曾在一間著名美資電子公司中工作了十二年，從中學習了不少企業管理的方法、品質和通訊文化，其後十多年在幾間港資印刷線路板集團工作，有機會給我應用過往的工作經驗去做好管理工作外，並推行企業電腦化和品質文化。1997年後，繼應用早期的Microsoft Mail ，其後MS-Outlook 成為公司的資訊管理系統，同事間都習慣以行事曆召開會議，所有定期會議早已應用週期性約會方式預早訂好，會議除了主席(Chairman)及會議記錄員(Note Keeper)外，都設有時間控制員(Time Keeper)，所以大多數會議都能够準時開始及完成，會議的成效頗高。

自2002年開始創業，為多間商協會提供創會及總幹事服務期間，接觸不同行業人士，碰到不少公司決策人都缺乏資訊管理的知識，對其公司的資訊管理系統都不重視，無論是Lotus Notes、Groupwise、MS-Outlook的用家，大部分都祗懂得應用基本電郵收發的功能，故祗懂得以電郵或電話安排會議，不會用行事曆作時間及會議的管理，故經常出現以下情況：

• 遲到 - 是最常見的現象，藉口多的是：塞車、上一會議超時等。
• 缺席 - 有些人是經常缺席，原因多是公司有突發事件，或工作太忙故忘記了或根本未曾讀取召開會議的電郵。
• 會議召集人在開會前也不確定有多少人出席，有時會因實際出席人數不足而須流會。
• 臨時需要改期 - 有些人當你提示其出席某約會的時候，他/她便會提出改期的建議，因為同一時間，他/她有更重要的事情，雖然原訂日期時間是他/她提出的。
• 與會者出席前不知道議程，沒有準備， 故議事需時和時常有爭論，會議大多數須超時才可開完。

現今的行政人員，工作極其繁忙，無論公司內部會議、與業務伙伴開會、出差公幹、工商協會的活動、公私方面的午晚宴等，都需要作妥善的時間安排。其實，無論公司的資訊管理系統是用Lotus Notes、MS-Outlook、Google Apps等，都可應用其中的行事曆 Calendar 作個人時間管理去記下「約會」及「事件」，並可作跨平台「召開會議」的。

我高度建議所有MS-Outlook 用家，除了電子郵件外，都善用Outlook 中的行事曆作其時間管理的好幫手。下一篇文章，我將詳細與大家講解如何應用MS-Outlook中的行事曆，提升會議成效和個人時間管理。