2011年5月26日 星期四

再談「正字」

我於2009年11月發表的「正字事件」文章至今,不經不覺已是年半的光陰,我的「錯別字資料庫」也增加了不少的「數據」。近月收看電視節目「正識第一」,除了看到城中才子才女、名人雅士在鏡頭下的窘態外,我也從中學習了一些不常用的語句,充實了對中文的認識。

本月15日報章以「錯字錦旗贈警方,故宮丟臉」爲題報道北京故宮博物院展品失竊事件,故宮向北京警方致送錦旗答謝其閃電破案,錦旗上書「撼祖國強盛,衛京都泰安」,被指「撼」字用錯,應為「捍」字。故宮堅稱無錯,招來學者及網民狂批和嘲笑,驚嘆堂堂故宮,錦旗竟錯用意思截然相反的字。<<新浪微博>>跟貼成千上萬,<<網易>>更因跟貼太多而需關閉評論。專欄作家連岳的批評「故宮做了兩面錦旗,「衛京都泰安」送給公安,「撼祖國強盛」送給石柏魁(故宮竊案疑犯)」最令人會心微笑。

報道中也提及官方標語橫額時有出錯,惹人恥笑,城市街頭招牌錯別字更是屢見不鮮。例如北京有路牌將「上地信息產業基地」錯成「上信息產業基地」、 廣州新白雲機場「候車廳」寫成「車廳」(幸好不是猴車廳)、清華大學內路牌「不要乘坐」錯寫成「不要乘」。有學者指出,內地文化學術機構正式場合都錯別字頻現,不但惹人恥笑,更重要是顯示中國文化正面臨挑戰,尤其在電腦e時代,假借字、同音字被年青人大量活用,需要引起文字工作者重視研究。

這事件也勾起我一件回憶,我曾於十多年前在一間著名電子製造集團工作,有一次到集團於上海的子公司交流,順道參觀其快將開幕的一間行業技術科研學院。該學院建築頗具規模,大門口已築好一座長約二十呎以公司名稱命名的的石刻牌匾,上海公司與香港總公司的高層,已多次招待到訪的客戶、政府官員參觀這即將開幕的行業地標。我一眼覺察到這已完工的牌匾中的公司名稱出現串錯字,參觀過後反映予管理層,他們也驚嘆為何這麼多工程負責人及管理高層視察過,也沒有人發覺公司名稱竟然出錯,於是立即安排改正行動,幸好趕及開幕前完成,避過被人恥笑的窘境。

其實,除了在國內不同地方出現錯別字,在香港也是隨處可見。例如筆者於2009年的文章「正字事件」提及的「佩戴」經常被錯作「配戴」或「佩帶」,屬最熱門錯字,我在出席人力資源管理協會會員於其公司舉行的會議時,間中仍發覺有些公司在接待處張貼的「溫馨提示」出現這錯別字情況。最近一次,值得欣慰和讚賞的是,當我在會議中的小休時段反映予該公司的人力資源總監後,在散會離開該公司時竟發現接待處的提示已更新為正字,其改正行動之快,不愧為跨國集團的專業團隊。可是,同樣錯字也長期出現在百億企業港鐵各站中,卻沒有人發覺及更正呢。

以中文為本的中國內地況且經常出現令人發笑的錯別字,那香港乃華洋雜處之地,錯別字在所難免。最近我在一些社團活動中,也多次看到其有關活動文件及網站內文出現多處錯別字或文法問題字句,遂反映予主辦單位,大部分社團負責人及主任很快便採取修正行動,並向我表示謝意。但亦有個別社團理事則習慣性對別人的意見不予回應,置若罔聞,雖然其網站的瀏覽率極低,包括其大部分理事也甚少瀏覽,那些錯別字、文法及內容貧乏問題,根本沒有人在意,我可能是太多事了,但一日仍是該社團的會員,我仍會向其發出「善意提示」的,這究竟是「擇善固執」,還是「好管閒事」,我須好好作反思了。

除了「正字事件」文章中提及的常見錯別字,以下是一些補充:
  1. 瀏覽網頁 - 常見錯作「覽」或「覽」。
  2. 嘴巴、尖沙咀 - 咀是嘴的俗寫,一般只用於地名中,故不應寫成「巴」、「尖沙」。
  3. 人才、題材 - 錯用「人」、「題」。
  4. 高尚 - 誤作「高」。
  5. 事半功倍 - 多錯作「事半倍」。
  6. 大小,多少 - 錯作「大」、「多」。
  7. 形形色色、形式 - 誤作「形形式式」、「形」。
  8. 導致、至於 - 錯作「導」、「於」。
  9. 以至、以致 - 兩句的用法不同,不小心便會用錯:「以至」是一直到的意思,表示到達的程度、範圍或結果。「以致」是從而招致的意思,表示由前面的原因引出的不良後果
  10. 生在福中不知福 - 很多人錯作「在福中不知福」。
  11. 病入膏肓 - 誤作「病入膏」。
  12. 衝突、沖刷 - 錯作「突」、「刷」。
  13. 防止、妨礙 - 誤作「止」、「礙」。
  14. 兩個人 - 錯作「個人」。
  15. 具備、傢具、與日俱增、色色俱備 - 「備」、「傢」、「與日增」和「色色備」都是不正確的。
  16. 莫名其妙、莫明其妙 - 很多時會錯用這兩句的用法:「莫名其妙」的意思是難以說出其中的奧妙。 「莫明其妙」意思是難以明白其中的奧妙
  17. 服侍、伺服器 - 不要錯作「服」或「服器」啊。
  18. 興高采烈、多姿多彩 - 有時會誤作「興高烈」、「多姿多」。
  19. 證券、問卷 - 錯作「證」、「問」。
  20. 規定、簽訂、訂婚、訂單 - 「規」、「簽」、「婚」及「單」均屬錯別字。
  21. 自己、兔年 - 由於一些中文輸入法是需要選字的,一不小心,便會選錯成自年。
  22. 相關、雙方、商討 - 相/雙/商 三字讀音相同,故容易錯作「息息關」、「方」或「討」。
每個網誌或網站有不少文字,要校對是否出現上述錯別字,祗須將錯別字句輸入網誌或網站的內部搜尋器,便可輕易搜尋出內藏錯別字的文章網頁,以作鑑別和修正,我也是採用這方法去「自我審查」,若讀者發現我的文章出現錯別字,勞煩不吝指正是感 !

2011年5月20日 星期五

MS-Outlook 行事曆 - 時間管理的好幫手 (二)

現今的行政人員,每天除了須出席各樣的會議和約會外,很多時候也須召開會議,所以傅統的以紙(Diary)筆記下的方式,已非有效的資訊管理方法。大部分應用MS-Outlook的公司,其員工祗懂得使用基本的電郵收發功能,也沒有善用Outlook 之行事曆作時間管理及會議規劃,是十分浪費資源之舉。



MS-Outlook 的行事曆有以下三項功能:
  1. 約會 Appointment -
    記下自己經面談、電話、短訊或電郵約好的約會,及接受別人以行事曆邀請的約會或會議。
  2. 全天要事 All day event -
    記下整日的相關活動事項,例如一連數天的展覽會、ISO Audit、重要客戶參觀工廠等。
  3. 會議規劃 Scheduling -
    會議召集人以行事曆召開會議及跟進出席情況。
應用MS-Outlook行事曆有以下的好處:
  1. 可有條理地管理時間,以月、週、日的檢視模式,方便用家接受會議/約會邀請,或發出新約會/會議邀請,不會與現有約會/會議撞期。
  2. 可設定約會/會議前提醒出席,提升準時出席率。
  3. 可設定各項週期性會議/約會,例如可一次過訂下全年每星期一10:00am 至 11:00am 在會議室A 的業務會議,省時省力。
  4. 會議邀請信中可加入議程、相關文件、相片等,以便與會者先作準備,以節省會議討論時間和提升會議成效。
  5. 召開會議前能根據與會者的空閒日期時間作會議規劃,並可隨時跟進各被邀請與會者的回覆出席情況。
  6. 可作預訂會議室及其他公共資源用。
  7. 會議邀請信與一般電郵有分別,收件者容易區分及作優先檢視和回覆,並方便其應用「規則及通知」的自動化設定。
  8. 被邀者一旦按鈕回覆可出席,其行事曆會立即加入有關會議詳情,召開會議者也知悉該人可出席,一「按」兩得。
  9. MS-Outlook行事曆可兼容Lotus Notes、Google Apps、Hotmail 等的行事曆,所以MS-Outlook的用家可向其他資訊管理系統的用家發出會議邀請的。
  10. Outlook Today 會自動將七日內的約會/會議/全天要事列出,提供最新的工作概覽。
  11. MS-Outlook 兼容絕大部分PDA及智能手機,祗須作適當的數據同步,用家便可隨時隨地掌控自己的行事曆最新情況,並接收預設的提醒訊息。
  12. 智能手機例如iPhone的用家,若能配合Google Syn. 及Google 行事曆,更可藉雲端數據同步和打開地圖找出約會地點的實境呢 (參考筆者2010年文章 - MS-Outlook + Google Apps + iPhone 應用分享 - 行事曆)。
  13. 行事曆可分不同類別和顏色,容易區分。
  14. 可按公司需要設定Week no.,方便參考。
  15. 每一行事曆可設定兩個不同時區,以作對照。
  16. 行事曆可以西曆或農曆作日期,也可同時顯示西曆及農曆的日期。
  17. 可設定不同地區的公眾假期。
  18. 行事曆會自動顯示聯絡人的生日(若該聯絡人的生日日期有被記錄),以作提示用家祝賀。
  19. 除了用家的主行事曆外,可另設多個行事曆用。例如秘書可為CEO、CFO、CHO設立不同行事曆作約會記錄用。
  20. 可轉寄或分享行事曆予其他人,例如國內工廠可將其公司行事曆分享予香港總公司,方便管理。
要充分發揮行事曆對企業的好處,是須要全公司的Outlook 用家都曾受培訓,熟識Outlook各項功能的設定及應用文化。公司若是推行「資訊管理五常法」,定能受惠於行事曆的各樣好處,作良好的時間管理和高效的會議規劃呢。


筆者一向都善用MS-Outlook 行事曆各功能,故此雖然身兼多職,但所有承諾出席的活動、會議及約會都經常能做到守時及不缺席的表表者,獲得熟識筆者的同事、業務伙伴、客戶及朋友們對這良好習慣的讚賞。

    2011年5月6日 星期五

    MS-Outlook 行事曆 - 時間管理的好幫手 (一)

    最近多次出席某社團的交流晚宴,都因其在晚宴前舉行的理事會議嚴重超時之故,引致參加者及嘉賓講者均需於酒樓招待處呆候超過半小時才可獲進場。這事件對一向重視時間管理的我,除了是不愉快的經歷外,也勾起了我對應用資訊管理的一些回憶與反思。

    在我的職業生涯中,曾在一間著名美資電子公司中工作了十二年,從中學習了不少企業管理的方法、品質和通訊文化,其後十多年在幾間港資印刷線路板集團工作,有機會給我應用過往的工作經驗去做好管理工作外,並推行企業電腦化和品質文化。1997年後,繼應用早期的Microsoft Mail ,其後MS-Outlook 成為公司的資訊管理系統,同事間都習慣以行事曆召開會議,所有定期會議早已應用週期性約會方式預早訂好,會議除了主席(Chairman)及會議記錄員(Note Keeper)外,都設有時間控制員(Time Keeper),所以大多數會議都能够準時開始及完成,會議的成效頗高。

    自2002年開始創業,為多間商協會提供創會及總幹事服務期間,接觸不同行業人士,碰到不少公司決策人都缺乏資訊管理的知識,對其公司的資訊管理系統都不重視,無論是Lotus Notes、Groupwise、MS-Outlook的用家,大部分都祗懂得應用基本電郵收發的功能,故祗懂得以電郵或電話安排會議,不會用行事曆作時間及會議的管理,故經常出現以下情況:
    • 遲到 - 是最常見的現象,藉口多的是:塞車、上一會議超時等。
    • 缺席 - 有些人是經常缺席,原因多是公司有突發事件,或工作太忙故忘記了或根本未曾讀取召開會議的電郵。
    • 會議召集人在開會前也不確定有多少人出席,有時會因實際出席人數不足而須流會。
    • 臨時需要改期 - 有些人當你提示其出席某約會的時候,他/她便會提出改期的建議,因為同一時間,他/她有更重要的事情,雖然原訂日期時間是他/她提出的。
    • 與會者出席前不知道議程,沒有準備, 故議事需時和時常有爭論,會議大多數須超時才可開完。

    現今的行政人員,工作極其繁忙,無論公司內部會議、與業務伙伴開會、出差公幹、工商協會的活動、公私方面的午晚宴等,都需要作妥善的時間安排。其實,無論公司的資訊管理系統是用Lotus Notes、MS-Outlook、Google Apps等,都可應用其中的行事曆 Calendar 作個人時間管理去記下「約會」及「事件」,並可作跨平台「召開會議」的。

    我高度建議所有MS-Outlook 用家,除了電子郵件外,都善用Outlook 中的行事曆作其時間管理的好幫手。下一篇文章,我將詳細與大家講解如何應用MS-Outlook中的行事曆,提升會議成效和個人時間管理。