2011年2月21日 星期一

「五常法」與「企業資訊管理五常法」

五常法源自日本的5S(Seire整理, Seiton整頓, Seiso清掃, Seiketsu清潔, Shitshke修養),是治理和維護良好工作環境的品質技術, 很多日本機構都成功推行。香港政府工業署由1994年尾開始,委任品質專家何廣明教授在港推行五常法,作了五常法中文版本( 常組織、常整頓、常清潔、常規範、常自律),從此確立及廣為發展,並於1999年中成立香港五常法協會,提供五常法培訓、顧問及認證服務予香港特區、中國大陸及鄰近國家會員。無論製造業、飲食業、建築業、物流業、零售業、物業管理業、醫療機構和政府機構等,都從推行五常法中提升環境管理品質和企業形象,獲得極大效益。

本人於九十年代服務於電子製造業 -美維集團,任職人力資源及行政部/MIS總監期間,除了推行資訊管理和培訓員工應用IT提升工作生產力外,也負責品質圈、5S、減低成本、流程再工程和Y2K項目的領導和促導工作,故對5S和資訊管理的應用和成效,有豐富的經驗和心得。自2007年起為行政人員和企業推行個人和企業資訊管理培訓,並於2009年在咨詢香港五常法協會主席何廣明教授後,將五常法精神融入資訊管理中,創立「資訊管理五常法」,除了每月舉行公開課程,也為企業提供「資訊管理五常法」的培訓和顧問服務。

現時推行五常法的企業,包括已獲五常法認證及待認證的公司,對五常法治理和維護良好工作環境的應用技術和推行過程都有深刻的認識,並認同五常法這品質技術對企業的效益。若能將五常法伸展至資訊管理上,員工對推行「資訊管理五常法」是較容易接受的。無論企業是應用Lotus Notes、MS-Outlook、Google Aplls、Group Wise或任何牌子的資訊管理系統,都可藉著「資訊管理五常法」去提升員工工作生產力和企業通訊文化。

2011年,我將與幾個合作夥伴致力推廣「資訊管理五常法」予各行各業,特別是已推行五常法的企業,幫助企業以零成本提升工作生產力和通訊文化。祈望各方友好,給予大力支持。

參考相關文章:

資訊管理五常法 (一)

資訊管理五常法 (二)

資訊管理五常法 (三)

資訊管理五常法 (四)

2011年2月12日 星期六

MS-Outlook 2000

MS-Outlook 是現今最多企業用的資訊管理軟件,由最初期的MS-Mail 、Outlook 97、2000、2002、2003、2007至Outlook 2010,每次的版本升級都帶來一些新功能和介面的改變。

自2007年開始推行「個人資訊管理」、2009年推行「資訊管理五常法」以來,我接觸過很多大中小企業,知道不少企業仍在使用 Outlook Express 這隨Windows 附送的電郵應用軟件,雖然已購買了MS-Office 2000包括 Outlook 2000,但企業東主或決策人因不知道Outlook Express 與 Outlook 的分別,任由員工隨意選取簡單易學的Outlook Express,以為可以收發電郵便可滿足通訊需要,也不知道Outlook 除了電郵管理功能比Outlook Express 強大外,還有可作時間管理的「行事曆」、人脈關係管理的「連絡人」、任務管理的「工作」和環保便利的「記事」功能,配合其他Office 家族成員例如 Word,可以做Mail Merge等功能,若能配合智能電話,更可作流動辦公用途。

儘管MS-Outlook 已升級至Outlook 2010,對比起Outlook 2000當然在功能上有一定程度的提升,但硬件如電腦及其他伺服器和基建方便也需作升級,若果公司需使用電腦的人員眾多,升級的費用也不菲。其實企業若能改用其閒置多年的Outlook 2000,善用其較Outlook Express強大的功能,推行「企業資訊管理五常法」,無需花費軟硬件升級的開支,便可以零成本於短時間內提升企業的通訊文化和員工的生產力 ,間接提升企業的競爭力。

我接觸過不少中小企業的東主和行政人員,他們是用較新的電腦和Outlook 2007,也用智能電話,但他們卻祗懂使用基本的電郵功能,也不懂應用Outlook配合智能電話作流動辦公,其公司員工也各施各法地選用簡單易用(即功能少)的Outlook Express,這也是一種浪費資源的做法。

2011年開始,我與五常法協會合作,全力推行「企業資訊管理五常法」, 協助企業善用「人、機、物、法」,無論其公司是採用Outlook 2000/2002/2003/2007/2010、Lotus Notes 或Google  Application 的,也可通過培訓和全面推行資訊管理五常法提升工作生產力和企業通訊文化。


參考文章:Outlook Express 與 Outlook

2011年2月3日 星期四

兔年五常

不經不覺,自2007年開始致力推行「個人資訊管理」、2009年開始推行「資訊管理五常法」和最近為一集團舉辦的「影片拍攝及剪輯」培訓課程,至今已有四年的顧問和培訓工作,期間得到不少朋友的支持和參與我舉辦的公開課程和為其公司舉辦的企業課程,在此送虎迎免之際,謹在此感謝他們的支持和鼓勵。在新的一年,將與香港五常法協會合作,全力推行「企業資訊管理五常法」,協助企業以零成本增加競爭力和提升企業通訊文化。

祝願所有曾參加我舉辦的課程學員及各方友好,在兔年能日日五常:

身心常健、業績常升、主恩常偕、福杯常滿、笑口常開