MS-Outlook 2007 「約會邀請」管理的進階應用 - 教學篇

上文提到應用「我的最愛資料夾」中，建議在「我的最愛資料夾」中加入會議/約會邀請回覆 (Meeting RSVP)一項，是有特別原因的，所以須撰寫本文以作詳細說明。

我在「精通MS-Outlook，推行資訊管理五常法」培訓課程中，常鼓勵企業善用<<行事曆>>召開會議，但企業必須實行資訊管理五常法，組織資訊管理五常法執行委員會，安排全員培訓，令員工精通其MS-Outlook的各樣功能和應用技巧，包括以下管理約會邀請須注意的要點：

1. 當別人發出<<約會邀請>> (Meeting Invitation) 予與會者，Outlook 會以電郵形式將「邀請函」發至收件人的郵箱。
   
   
   
2. 若收件人未點擊或開啟該邀請函，則該邀請函會以未閱讀形態儲存在收件夾中，收件人的「行事曆」及"Outlook Today" 中的約會並沒有任何反應及顯示有關該約會。
   
   
   
   
3. 但若該邀請函被點擊或開啟(無論是手動或自動)，除了該邀請函在收件夾左方的圖符有所改變之外，其行事曆及"Outlook Today"的約會欄已加入該「待覆」約會於指定日期和時間內，雖然開啟該邀請函便見到顯示「請回覆」(Please Respond)字樣。
   
4. 當收件人打開邀請函並回覆(RSVP)了，該邀請函便會於收件夾中消失。若是接受邀請，收件人的行事曆和"Outllook Today"中的約會相關日期時間便會落實記錄該約會了。若是拒絕邀請的話，收件人的行事曆和"Outllook Today"中的約會相關日期時間便不會顯示該約會了(上述3項的「待覆」約會也自動消失)。
   
   

以下是建議的進階應用方法(以Outlook 2007 為例)：



1. 首先在收件夾(Inbox)下加建一個以"Meeting RSVP"命名的資料夾，右點擊之打開對話盒，選按「內容」(Property)，在一般(General)分頁中點選 「顯示項目數量」(Show total number of items)，以便資料夾右方括號數字是。顯示項目數量，並非未讀數量。
   
   
2. 設定「規則」以便收到新郵件後，自動將「邀請函」轉移至 "Meeting RSVP" 的資料夾中。
   

3. 將 "Meeting RSVP" 資料夾加入「我的最愛資料夾」中，以便加強關注。
   
   

啟動這規則後，凡收到「邀請函」而未
曾回覆者，「邀請函」便會存放於 "Meeting RSVP" 資料夾中，右旁綠色括號數字顯示有多少封「待覆」的「邀請函」。因為會出現在「我的最愛資料夾」中，故顯而易見。當用家回覆了邀請，相關的邀請函便會自動消失"Meeting RSVP"資料夾中，右旁綠色括號數字顯示亦會相應調整。

這是一最有效的方法去幫助用家清晰地知道有沒有新的「邀請函」收到，並隨時可知道有多少「邀請函」在等待回覆啊。


這也是一個應用Outlook 的「規則」和「我的最愛資料夾」進階功能的例子，希望能啟發曾參加過我舉辦的「資訊管理五常法」課程的學員，在其企業中推行「資訊管理五常法」，善用Outlook 於其業務中，提高工作生產力。