2010年11月23日 星期二

MS-Outlook 2007 「約會邀請」管理的進階應用 - 教學篇

上文提到應用「我的最愛資料夾」中,建議在「我的最愛資料夾」中加入會議/約會邀請回覆 (Meeting RSVP)一項,是有特別原因的,所以須撰寫本文以作詳細說明。

我在「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」培訓課程中,常鼓勵企業善用<<行事曆>>召開會議,但企業必須實行資訊管理五常法,組織資訊管理五常法執行委員會,安排全員培訓,令員工精通其MS-Outlook的各樣功能和應用技巧,包括以下管理約會邀請須注意的要點:
  1. 當別人發出<<約會邀請>> (Meeting Invitation) 予與會者,Outlook 會以電郵形式將「邀請函」發至收件人的郵箱。

  2. 若收件人未點擊或開啟該邀請函,則該邀請函會以未閱讀形態儲存在收件夾中,收件人的「行事曆」及"Outlook Today" 中的約會並沒有任何反應及顯示有關該約會。

  3. 但若該邀請函被點擊或開啟(無論是手動或自動),除了該邀請函在收件夾左方的圖符有所改變之外,其行事曆及"Outlook Today"的約會欄已加入該「待覆」約會於指定日期和時間內,雖然開啟該邀請函便見到顯示「請回覆」(Please Respond)字樣。
  4. 當收件人打開邀請函並回覆(RSVP)了,該邀請函便會於收件夾中消失。若是接受邀請,收件人的行事曆和"Outllook Today"中的約會相關日期時間便會落實記錄該約會了。若是拒絕邀請的話,收件人的行事曆和"Outllook Today"中的約會相關日期時間便不會顯示該約會了(上述3項的「待覆」約會也自動消失)。

以下是建議的進階應用方法(以Outlook 2007 為例):

  1. 首先在收件夾(Inbox)下加建一個以"Meeting RSVP"命名的資料夾,右點擊之打開對話盒,選按「內容」(Property),在一般(General)分頁中點選 「顯示項目數量」(Show total number of items),以便資料夾右方括號數字是。顯示項目數量,並非未讀數量。

  2. 設定「規則」以便收到新郵件後,自動將「邀請函」轉移至 "Meeting RSVP" 的資料夾中。
  3. 將 "Meeting RSVP" 資料夾加入「我的最愛資料夾」中,以便加強關注。

啟動這規則後,凡收到「邀請函」而未
曾回覆者,「邀請函」便會存放於 "Meeting RSVP" 資料夾中,右旁綠色括號數字顯示有多少封「待覆」的「邀請函」。因為會出現在「我的最愛資料夾」中,故顯而易見。當用家回覆了邀請,相關的邀請函便會自動消失"Meeting RSVP"資料夾中,右旁綠色括號數字顯示亦會相應調整。


這是一最有效的方法去幫助用家清晰地知道有沒有新的「邀請函」收到,並隨時可知道有多少「邀請函」在等待回覆啊。


這也是一個應用Outlook 的「規則」和「我的最愛資料夾」進階功能的例子,希望能啟發曾參加過我舉辦的「資訊管理五常法」課程的學員,在其企業中推行「資訊管理五常法」,善用Outlook 於其業務中,提高工作生產力。



2010年11月15日 星期一

MS-Outlook 中「我的最愛資料夾」的應用 - 教學篇

一般MS-Outlook 用戶,祗懂得應用百分之五至十五的功能,包括對「我的最愛資料夾」(Favorite Folders) 的用途,都不甚了解,大部分人都空置不用。所以當我判斷一個Outlook用家的應用技巧水平,祗須一看其「我的最愛資料夾」的內容,便可見一斑。一個精通MS-Outlook的資訊管理達人,必定會充分應用「我的最愛資料夾」的好處。

我在「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」培訓課程中,都會詳細介紹「我的最愛資料夾」的應用,以助用戶集中注意力於一些常用及重要的資料夾,提升工作效率。

Outlook 的左方,是功能窗格的位置,由上至下有「我的最愛資料夾」、「所有郵件項目」、「郵件資料夾」和「功能按鈕」。

位於功能窗格中間的「郵件資料夾」是放置各種資料夾的地方,有預設的「收件匣」、「寄件匣」、「寄件備份」、「草稿」和「搜尋資料夾」等。正常的郵件管理應用,會在「收件匣」下,按需要開設不同名稱的子資料夾,以存放不同項目的電郵,例如「客戶甲」、「客戶乙」、「商協會」、「報章快訊」、"Facebook"和"RSS"等。另開設「搜尋資料夾」的「待辦事情」、「未讀取的郵件」、「項目一」、「項目二」和「封存資料夾」及其子資料夾等。結果,「郵件資料夾」的窗格並沒有足够位置顯示所有的資料夾,祗能顯示小部分的資料夾而已,而且往往不容易找出目標資料夾。

「我的最愛資料夾」是位於功能窗格的上方當眼處,是給予用戶放置最常用和最需關注的資料夾,以便隨時看到最新情況和隨手可點擊開啟。所有出現於這區的資料夾都是按需要從「郵件資料夾」中複製出來的,不需要時也隨時可以移除。

加入資料夾 - 祗須於「郵件資料夾」中右點擊欲複製的資料夾例如「待辦事情」,從選單中點擊<<加入我的最愛資料夾>>,便可將「待辦事情」這資料夾複製至「我的最愛資料夾」中,並可上下拖放至適當的位置。

移除資料夾 - 祗須於「我的最愛資料夾」中右點擊欲移除的資料夾例如「客戶甲」,從選單中點擊<<從我的最愛資料夾中移除>> (注意:切勿選取<<删除我的最愛資料夾>>)便可將「客戶甲」資料夾從「我的最愛資料夾」中移除,但仍保留在「郵件資料夾」中。

建議加入「我的最愛資料夾」的資料夾 - 收件匣 (Inbox) - 隨時了解收件匣中新郵件情況。
  • 寄件匣 (Outbox) - 監察待寄出的郵件。
  • 寄件備份 (Sent Items) - 方便查看已發出的郵件。
  • 草稿 (Drafts) - 提示草擬中未完成的郵件。
  • 需回覆電郵(Need Reply) - 設定搜尋資料夾,凡有需回覆類別的郵件,一按即可列出。
  • 會議/約會邀請回覆 (Meeting RSVP) - 設定<<規則>>作自動分信,凡來自行事曆的會議/約會邀請/更新的郵件自動轉移至"Meeting RSVP"資料夾,以便回覆。
  • 待辦事情 (For Follow Up) - 設定<<搜尋資料夾>>, 隨時查看待辦的事情。
  • 重要項目例如Project B - 設定<<搜尋資料夾>>,凡Project B相關人員的往來郵件,一按這資料夾,所有相關人員與自己來往的郵件,便立即搜尋到並排列出來。
  • 副本郵件 (CC List) - 設定<<規則>>作自動分信,凡自己名字出現在副本欄、而郵件內文沒有提及自己名字的郵件,自動轉移至 "CC List"資料夾。
  • 未讀的郵件 (Unread Mail) - 系統預設的搜尋資料夾,凡未讀的郵件,可立即搜尋到並排列出來。
  • 報章雜誌資料夾 - 設定<<規則>>作自動分信,例如將明報網站的即時新聞自動轉移至「明報網站」的資料夾,待有空閒時才選讀。
  • Facebook 資料夾 - 設定<<規則>>作自動分信,凡來自Facebook 的郵件自動轉移至 "Facebook" 資料夾,待有空閒時才選讀。
  • 網站捷徑 - 可設定特別網站的連結,方便一按即可放Outlook中開啟該網站。
  • 其他重要資料夾 - 以便隨時監察郵件情況。

「我的最愛資料夾」是一項不甚受Outlook用戶注重的功能,但當我們善用它的好處,再配合Outlook 其他功能,便可助提升工作的生產力呢。

    2010年11月6日 星期六

    Outlook Today 應用 - 教學篇

    每次於「精通MS-Outlook,推行資訊管理五常法」培訓課程中,當教到Outlook Today 時,我都問學員有沒有應用Outlook Today,通常有超過半數的學員都說從沒有見過也不知道什麼是Outlook Today的,這亦是我發問的原因。

    其實,Outlook Today 是MS-Outlook 其中一項十分好用的功能,為用戶提供一頁工作概覽,包括七日的行事曆、未到期及過期的工作、和自選電郵資料夾的情況,以便用戶一開啟Outlook 便自動進入Outlook Today檢視最新的工作概覽,以安排當日及未來數日的工作。


    有些Outlook用戶從沒有接觸到Outlook Today 的原因有以下兩個(以MS-Outlook 2007為例):
    1. 在Outlook 選項中,沒有設定Startup 的Folder 是"Personal Folder" -
      祗須在Outlook中,按Tools -> Options -> ,在Preference 分頁中按Advance Options,然後在"Startup in this folder" 中按Browse 選 Personal Folder,便可於開啟Outlook後自動進入Outlook Today。
    2. 在Outlook 的工具列的最左方有一個Outlook Today的圖符,選按它亦可進入Outlook Today,然後在Outlook Today的右上角點擊"Optimize Outlook Today...",便可進入"Optimze Outlook Today 頁中。祗要在Startup 列中,點選 "When starting, go directly to Outlook Today",最後在右上方按 "Save Changes" 便可儲存這設定。以後便可於開啟Outlook自動進入Outlook Today了。
      此外,在"Optimize Outlook Today" 頁中,更可設定行事曆顯示的日數和時間、工作是今日的或全部及顯示次序、電郵的資料夾(建議包含Inbox、Outbox、Draft及一些重要的資料夾),設定好便按"Save changes" 便可。
    在應用資訊管理五常法方面,建議在「常規範」項內規定每日必須檢查Outlook Today 最少兩次,並「常自律」每日執行:
    1. 開始每日工作前開啟Outlook 自動進入Outlook Today作一工作概覽,根據行事曆及工作制訂當日的工作計劃。每日收工前按Outlook Today 圖符進入Outlook Today作概覽以制訂明日的工作計劃。
    2. 例如行事曆中顯示明早9:00須與外國客戶進行電話或視像會議,便須考慮是否需加班工作完成須準備的工作,當晚須早睡以便明早能早些回公司準備會議等。
    3. 例如工作清單中顯示一些工作須於今日完成或明日到期,以便採取適切行動以達到如期交付。
    4. 例如在電郵資料夾中見到Outbox 有電郵未真正發出,便須檢查原因及採取補救行動。或重要客戶的資料夾中出現未讀的電郵,便須立即檢視等。
    善用Outlook 各種功能,可助繁忙的行政人員提高其工作成效。我願意藉推動資訊管理五常法以協助企業及行政人員,精通其已購買了的資訊管理系統 MS-Outlook。

    若果你從未用過Outlook Today 的話,請立即善用之,保證你會愛上它啊。


    2010年11月4日 星期四

    iPad 應用分享 (四) - 多媒體娛樂 (下)

    iPad 可提供的多媒體娛樂甚多,須分上下集與大家分享。
    1. 土豆網 -
      此Apps 是剛於上星期才於Apple Store 中發布的免費iPad版本程式,較原有的「土豆會」更為好用的集觀看、分享為一體的視頻應用軟件。土豆網強大的視頻資源和技術優勢,4,000萬條視頻內容涵蓋了最新電影、時下電視劇、爆笑小品、明星惡搞、創意動畫、音樂MV等。界面華麗易用,可搜尋任何視頻影片,包括大陸及香港最新及近期的電視劇。例如鍵入<<同伊 - 37>>、<<義海豪情 - 8>>便可搜出相關劇集多個由不同有心人上載至該網的影片,可根據已播放次數及評分判斷影片質素而選播,除了以串流方式作在線播放外,更可下載、評論、分享(以電郵分享連結至朋友)及收藏。有些影片是以高清播放,在iPad 的9.7"螢幕播放,效果令人滿意。
    2. OPlayer HD Lite -
      功能與 yxplayer lite 差不多,都有廣告,但不像yxplayer lite 出現在視訊畫面內,所以較為可取。有些多媒體檔案可經這Apps 儲存在iPad中,隨時作離線播放。
    3. 香港電視節目表 -
      未用過這Apps 都不知香港可收睇的免費及收費電視台可不少,有TVB的五個數碼頻道、ATV的六個數碼頻道、NowTV的109個寬頻電視頻道、Cable TV的119個頻道、TVB Pay Vision的46個有線電視頻道、和bbTV的80個寬頻電視頻道,雖然部分是重複出現於不同電視台,但不同的頻道仍有近二百個之多。
      除了每個電視頻道的一星期每日詳細節目更有超連結至相關網頁、YouTube 及Google、熱門電視劇有劇情簡介、可設定「我的最愛頻道」外,更有搜尋電視節目功能,十分貼心。我特別喜歡看乓乒球比賽節目,祗須在搜尋欄中輸入「乓乒」兩字,便可搜尋出一週內所有電視台有關的乓乒球的節目。
      這是目前有關電視節目Apps中最好用的iPhone程式,我期望iPad版能早日面世。
    4. DVD Player -
      iPad 是不可直接播放DVD的,但可用這Apps 將DVD經電腦轉至iPad適用的格式並儲存於iPad中,以便隨時播放,影音效果令人滿意。



    5. Pocket Pond HD -
      一個像真度極高的錦鯉池,內有幾種顏色美麗的錦鯉優閒地游來游去,可用手指觸摸魚池以驚擾游過的錦鯉,也可加入荷葉、魚糧、蜻蜓及錦鯉。配樂是令人心曠神怡的蟲鳥和水聲,以身歷聲耳機收聽特別動聽,心情頓感平靜舒暢。這免費的Apps,值得推薦。




    應用iPad的多媒體娛樂,最重要的是WiFi 的訊號要強,因居住的屋苑祗提供最高8M 寬頻,故採用N制式300M的Router 並換上6db的發射天線,以增強接收效果。配合Motorola S305 的藍芽立體聲無線耳機,佩戴舒適,無牽無掛地欣賞音樂或電影,一樂也。