百分之五(一)

我在資訊管理五常法課程中，當提及通訊文化和電郵回應時，很多時都會講到「百分之五」這數字。這是我工作多年，應用電郵通訊的經驗和觀察所得的百分比。

有百分之五的人，雖然其名片上印有電郵地址，但當別人以電郵與他/她聯絡，總不會收到回覆，有如投石落海無影無踪。當有機會面談或在電話中問及，他/她們會說：「對不起，我甚少用電郵的。」或「是麼，我會檢查郵箱，看看為什麼收不到？」。經過多次的經驗，很自然地會對這些人產生不良印象。如無必要不會自討沒趣，有必要唯有打多幾次電話或約會面談吧。

今時今日，仍有百分之九十的電郵帳戶的擁有者，其回應電郵的速度，是與互聯網的速度達8M-1000M的時代脫節的。他/她們平均需2-7日才回覆電郵，不時會沒有回覆。理由很多，太忙、伺服器問題收不到、出差了在外不能發出電郵、在國內公司好像看過但香港公司卻收不到等。因為大部分人是這樣的，祗好等或發提示電郵或打電話，增添雙方的工作負荷。

幸好仍有百分之五的人，能夠經常於24小時內回覆電郵，對於一些能夠於數小時內回應電郵的，我都會給予致謝以示鼓勵，並對其留下深刻的良好印象。這些人當中，有些是日理萬機的企業高層，無論他們是否在香港，也能親自或經秘書於24小時內回覆電郵，這令人感到其為人及其企業是有系統、效率和高度通訊文化，是令人欣賞和尊敬的。

在最近的「精通MS-Outlook 2003/2007，推行資訊管理五常法」課程中，我藉此鼓勵學員，學識應用其資訊管理系統是不難的，通過七小時的課程，對Outlook的宏大功能已有一定的認識，祗要於課後30日內勤加練習或向導師問功課，一定可以提升其個人應用Outlook的功力。但「知行合一」和「學以致用」是最重要的，若果學員於課後不練習，也不應用所學的於工作上，他/她們仍是那百分之九十的人，不會令人有深刻印象。

所以希望他/她們能於企業推行「資訊管理五常法」這品質方案，通過「常組織」、「常整頓」、「常清潔」、「常規範」和「常自律」，定期檢討成效和持續改善，才可達到提升工作生產力和企業通訊文化的目標。

你是哪一個「百分之五」的人呢？