2010年9月26日 星期日

上海杭州四天遊

九月十六至十九日,我與七位大埔人事管理協會會員到上海及杭州開月會、出席「金蝶軟件(中國)有限公司」提供的人力資源管理講座、參觀上海世界博覽會、並到杭州遊覽西湖及錢塘江觀潮。

第一日我們中午飛抵上海浦東機場,當地氣溫26-28度C,較香港涼快。在團長LKK君安排下,大家先到位於張江高科園的博雅酒店入往,隨即開人事月會,然後才出外到「唐朝」吃午飯,享用特色上海名菜。

約四時多,我們才往世博參觀,希望避開日間擠迫的人潮和需花長時間排隊進入各國場館。雖然入場時人潮比想像中少,但較熱門的場館如中國館和沙地亞拉伯館等,仍是長長的排隊人龍令我們不敢接近,轉而在場館區內乘搭觀光小巴從亞洲館區去到較冷門的歐洲館區,成功參觀了法國館、挪威館、冰島館、希臘館和丹麥館等,直至晚上九時多大家都無氣力再行,才乘世博地鐵離開前往黃浦區九江路的「成隆行蟹王府」品嘗著名的蟹宴。



第二日、在酒店吃過舒適豐富的自助早餐後,「金蝶」的營業經理鄭先生到酒店大堂接我們一行八人到其位於酒店附近的金蝶軟件園,出席其為我們而安排的人力資源管理講座 - 中國管理模式與管理智庫介绍和中國人力資源咨詢案例分享,令我們對這間有近百家分公司於大中華區和六千多名軟件工程師的中國著名品牌集團的企業文化有所認識,大家並進行輕鬆交流和討論。講座後,鄭先生邀請大埔人事管理會及聯合人力資源管理會會員日後到其位於深圳高新技術產業園的金蝶軟件園參觀交流。

下午四時多,我們離開金蝶軟件園,回酒店稍作休息後,再入世博園區,乘世博渡江船到浦西的「城市最佳實踐區」參觀。 黃昏時段,從黃浦江中欣賞夕陽西下,華燈初上,兩岸場館燈色美不勝收。因這區遊客不多,完全不用排隊下我們便可從五十個案例館中選擇了城市未來館、台北案例館、香港案例館、澳門案例館和溫哥華案例館等五個館參觀。路經其他案例館也可在外邊欣賞其美輪美奐的建築特色,在夜色和微風下,令人心曠神怡。 大家覺得能於兩個黃昏內輕鬆地參觀了十個場館,體驗第一次在中國境內舉辦的世界博覽會,已不枉此行了。雖然未能進入中國館親眼一睹在電視或如下視頻中常見的「清明上河圖」,但知道中國館將會永遠保留,故留待日後有機會再到上海參觀。



大家行到疲倦了,便離開世博園區乘的士到新天地的「新吉士酒樓」吃很晚的晚飯。雖然是十時多,但新天地各大小酒吧餐館都是人山人海,我們須輪候才能入座。飯後,大家漫步至外灘觀賞燈光燦爛的夜景,對岸有明珠塔及高樓大廈的霓虹燈,近岸是燈火通明的金融中心和車來車往的馬路,但遊人實在太多,很困難才可拍到沒有其他遊人的集體照。

第三日早上在酒店吃過早餐後,大家便結帳離開酒店,乘搭經酒店預訂的「奔馳」十座位客車前往杭州。在車程中,我與團員談及國內生產的GPS機衹賣幾百塊錢,為何這輛專業旅遊車沒有安裝此設備,團員們都笑稱這是國內一般的服務素質,反正花的是顧客的時間。不到三小時的高速公路車程便抵達杭州,可恨司機竟然不識路,在西湖附近街道尋覓近二十分鐘,最後副團長用其iPhone的GPS協助下才找到我們預訂了位於杭州延安路的維多利亞麗嘉酒店,司機竟抱怨其地圖未更新這像「香港皇后大道中」有多年歷史的主要街道呢。

在酒店入往後,便出發往吃午飯,在GPS的輔助下,包車司機祗尋覓了五分鐘便將我們送抵「茅草屋」。吃了一餐地道的農家菜後,隨即往鄰近的「天蠶絲綢」購買著名的杭州絲綢,大部分團員都興奮地選購,滿載而歸。接著,大家到西湖遊覽「花港觀魚」、「柳浪聞鶯」,並包了一隻十人小船泛舟西湖,船夫邊搖櫓邊介紹西湖十景。夕陽西照,微風帶著秋意,那些「雷峰夕照」、「三潭印月」、「曲苑風荷」、「蘇堤春曉」等美景近在眼前,大家都爭著拍照留念,直至太陽下山,大家才盡興上岸,往湖畔著名的「樓外樓」享用杭州美食。

飯後,團長為大家安排欣賞在西湖的曲院風荷上演的「印象西湖」大型實境山水舞蹈表演(是名導演張藝謀的第三個印象系列作品,2007年三月開始上演)。在朗月當空的西湖中的欣賞如此大型表演,很有新鮮感,尤其是以喜多郎作曲的主題曲很悅耳動聽。不過,大家都有同感,就是票價如果是不超過RMB150的話,這表演是值得一看的,可是我們買最低票價的座位也需RMB250啊(國內近期是否興起退票呢?退給我們每人RMB100吧) 。



回酒店後,大家在房間吃月餅和生果,舉頭可望見未圓的月光,預早在杭州慶祝中秋節。
第四日早上八時三十分,大家辦好退房手續後,便乘原車到「清河坊」的「永和大王」享用中式早餐,然後遊覽清河坊這杭州歷史上最著名的街區,也是杭州目前唯一保存較完整的舊街區,是杭州悠久歷史的一個縮影,大家亦趁機購買手信。

在離開杭州之前,大家順路到錢塘江畔的「六和塔」一遊,登塔遠眺杭州美景,可惜近八年最壯觀的錢塘江大潮預計於農曆八月十八日才湧到,我們來早了六日,付了入場費RMB30,祗能看到錢塘江小潮而已。
(執筆之日,錢塘江大潮如約上演,請看以下視頻新聞)



雖然今次未有機會乘搭時速達430公里的磁浮列車往上浦東機場,但我們乘搭的包車也不慢,從杭州上高速公路便以超速奔馳,逢車過車、響號扒頭(很多車行駛時佔兩條行車線),轉眼間便將我們送抵浦東機場(可以收工)。Check in及託運行李後,大家先到「新上海酒樓」吃一餐較午的午飯,然後到 Lounge 享用咖啡及好味魚丸河粉並等候登機。幸運地,經常Delay 的上海班機祗延遲了二十分鐘起飛,約於下午九時便回到香港,結束四天多姿多采的旅程。

我上次到上海及杭州旅遊是2004年,六年後重遊的感覺是城市外貌變化很大,高樓林立,世博建設宏偉,配合世博口號:「城市,讓生活更美好」,但某些文化上的改進,卻嚴重脫節,例如:

在熟識國內情況的團長LKK君的安排下,這幾天嘗過上海杭州多間名菜館的地道特色菜,味道非常好,價錢雖然比較六年前貴了不少,與香港餐館比較仍算可以,但是服務方面與應有水準相差甚遠。例如開茶速度,竟比上菜還慢,需多次催促才有茶飲,另不會主動提供公筷,不知是否與不收小帳的制度有關呢?

交通方面,高速公路令來往各地的時間縮短,特別是車輛多超速行駛,往返杭州/上海兩地需時少於三小時,但司機勇於扒頭及過線的熟練技巧,常令來自香港的乘客吃驚。市區車輛很多,在行人斑馬線過馬路要加倍小心,因為儘管行人綠公仔燈亮著,轉彎的汽車及一些摩托車仍會在你身邊駛過。在路邊「打的」須踫運氣,我們曾試了超過十五分鐘也截不到車,唯有到的士站排隊。長長的人龍多是外國人或香港人,站頭雖然有穿著制服人員在指揮的士埋站,但不少本地人卻搶在站前攔截上車,的士司機大多也照接,但求早些落旗做多些生意,指揮員也不制止,令守秩序排隊的人為之氣結及感到無奈。街道上有不少勸諭人遵守法規的橫額,但無論駕駛者或行人都視若無睹,「規範」是有的,但「自律」的人很少。結果我們輪候了近半小時才能够搭上的士。

這次世博在上海舉行,好像是世界各國在中國介紹其國家歷史文化,令十三億中國人可「足不出國」便可藉遊覽世博認識世界,連在丹麥的美人魚也可真身展示在其展館呢。不過,因部分國內人的習慣和文化問題及其他種種原因,以致來參觀的外國人不多。最令人感到尷尬的是在法國館的長廊中,左便是一幅幅大張投影片,右便是有打直的走馬燈式顯示中文電子板,在用作介紹左便投影片情景時,竟經常打出「勿隨地吐痰和大小便」的提示。我希望下次到上海參觀那些永久保留的展館中,不需要貼出類似的「溫馨提示」。

總括來說,此行看到祖國是在進步中,祗是軟件方面未能與硬件同步。中國,加油!

2010年9月11日 星期六

垃圾郵件的處理 - Outlook 2007 教學篇

最近的「精通MS-Outlook 2007,推行資訊管理五常法」課程一些學員,對於從課程中學識如何有效處理垃圾郵件後立即學以致用,每日能省卻不少時間去應付過百封垃圾郵件,感到特別高興。原來不少電郵用家都為垃圾郵件感到煩惱,因為垃圾郵件的危害,除了郵箱會被塞爆之外,還會伴隨網絡病毒的入侵,利用被入侵者通訊錄中的連絡人名單,向外發送大量的病毒郵件,造成不可預期的破壞與損失。另一方面,有時候朋友或客戶來的電郵,卻因字句問題被誤送至垃圾郵件資料夾,令人氣結。

其實祗要能正確應用其資訊管理系統,無論是Lotus Notes、MS-Outlook、或Google Application等,都可以自動篩選和處理垃圾郵件,並減少誤作垃圾郵件的發生。

以下以Outlook 2007作說明:

(一) 配合「資訊管理五常法」的「常組織」,須先設定以下三個選項:
  • 設定垃圾郵件的篩選層級
    工具 -->選項-->偏好-->垃圾郵件選項 中從四種篩選層級中勾選一種適合個人需要的作業方式:
    1) 不自動篩選。但來自封鎖寄件者的郵件仍會被移到垃圾郵件資料夾,這是最低的保護級別。
    2) 低;將最明顯的垃圾郵件移至垃圾郵件資料夾。
    3) 高;會抓到大多數的垃圾郵件,但也可能誤抓到某些擬似垃圾郵件,須經常檢查垃圾郵件資料夾,將不屬垃圾郵件的寄件者設定為安全的寄件者。
    4) 僅安全的清單;只有安全的寄件/收件清單上的人員或網域所寄出的郵件可以傳送至您的收件匣。這是最安全的保護級別,但須經常更新安全的寄件/收件清單。
    此外,更需複選下方的四個核取方塊,建議勾選第二、三及四個方塊。
    最後,按確定鈕完成作業。
  • 設定國際選項
    對於經常收到一些從沒交往的國家語言且不想讀取的郵件(例如俄文、越南文),可於工具 -->選項-->偏好-->垃圾郵件-->國際中設定封鎖其頂級網域(top-level domain例如 .ru、.vn)及語系編碼(encodings)的郵件。
  • 控制圖片的下載和顯示
    由於HTML電郵可讓Outlook 2007連結到網站下載圖片,因此當電腦與伺服器進行資料交換時,寄件者即可藉此來確認電郵是有效的地址,是可傳送更多垃圾件的目標。所以,妥善的控制圖片下載和顯示的機制,可以抑制垃圾郵件的泛濫。
    1) 在Outlook2007中,點選工具-->信任中心。
    2) 開啟信任中心對話方塊,點選自動下載項目。
    3) 勾選不自動下載HTML電子郵件訊息或RSS項目中的圖片核取方塊。
    勾選下方所有核取方塊,以允許「安全寄件者」、「安全收件者」和「信任網站」
    等圖片下載和顯示。
    4) 按確定鈕完成設定。

(二) 配合「資訊管理五常法」的「常整頓」,經常對不同郵件作以下適切的設定:
  • 建立垃圾郵件的黑名單
    針對不想收到的電郵,可將其電郵地址或網域名稱(例如@abc.com),以建立「黑名單」的「負面表列」方式,加入封鎖的寄件者清單中,一旦Outlook 2007收到來自封鎖清單中的郵件,便自動將它們移到垃圾郵件資料夾。

    1) 在Outlook 2007中,點選欲封鎖的郵件,按滑鼠右鍵。
    2) 點選垃圾郵件-->新增寄件者至封鎖的寄件者清單指令。
    3) 出現提示方塊, 按確定完成作業,該郵件也移至垃圾郵件資料夾中。
  • 指定寄件的安全名單
    1) 在Outlook 2007中,點選欲加到安全寄件者名單的郵件。
    2) 以滑鼠右鍵,點選垃圾郵件 -->新增寄件者至安全的寄件者清單指令。
    3) 出現提示方塊,按確定鈕。

    在安全的寄件者清單的下方,勾選以下二個選項:
    1) 也信任從我的<連絡人>寄來的電子郵件
    2) 自動新增我曾經寄信的對象至安全的寄件者清單。
  • 指定收件的安全名單
    1) 在Outlook 2007中,點選欲加到安全收件者名單的郵件。
    2) 以滑鼠右鍵,點選垃圾郵件 -->加到安全的收件者清單指令。
    3) 勾選永遠信任來自....的電子郵件 核取方塊。
    4) 按確定鈕完成作業。

以上述方法去設定和不斷完善的垃圾郵件篩選器,是會愈來愈合用的,如買了新電腦及裝有Outlook 2007,可將這日趨完善的垃圾郵件篩選器以輸出(Export)及輸入(Import)的方式,令新電腦的Outlook 2007也即時可應用同一性能的垃圾郵件篩選器。

古語有云,「道高一尺,魔高一丈」,發放垃圾郵件的寄件者會不時改變其網域或IP,令既定的垃圾郵件篩選器防不勝防。這時,便須應用Outlook 中的「規則及通知」(Rules & Alerts)來對付了。曾經上過筆者舉辦的「資訊管理五常法」的學員,應該懂得應用「規則」的方程式 如果IF -->執行Then -->例外 Exception ,祗須設定郵件送達後,勾選若果(If)
  • 主旨或內文中有特定文字
  • 郵件標題中有特定文字
注:特定文字當然是該些垃圾郵件經常出現以推廣其產品或服務的名稱(例如sex, adult, fuck,ABC產品等) ,可加入多個名稱於特定名字清單中。

便執行(Then)移送郵件至特定資料夾 -「垃圾郵件資料夾」,例外(Exception) 情況寄件者是於特定地址簿(Address book)中 - 當然是Outlook的聯絡人(Contacts)。

這規則設定為:當郵件送達我的郵箱,便檢查如果主旨或內文中有"sex",或"adult"或"fuck" 或"ABC產品"的話,除非寄件者是我的聯絡人地址簿包括的人員,否則便自動移送至垃圾郵件資料夾中。

總結:依照上述垃圾郵件的處理技巧,應用「資訊管理五常法」的「常組織」及「常整頓」(包括經常將親朋、業務伙伴和願意以電郵通訊的人員加入Outlook的聯絡人中),便可杜絕大部分的垃圾郵件,和防止誤將來自朋友的電郵丟進垃圾郵件夾,省卻不少寶貴的時間啊。

這祗這是「精通MS-Outlook 2003/2007,推行資訊管理五常法」課程其中的一項應用技巧,Outlook中還有很多好用的功能,能幫助忙碌的行政人員,提升工作成效和通訊文化的。

2010年9月7日 星期二

百分之五(一)

我在資訊管理五常法課程中,當提及通訊文化和電郵回應時,很多時都會講到「百分之五」這數字。這是我工作多年,應用電郵通訊的經驗和觀察所得的百分比。

有百分之五的人,雖然其名片上印有電郵地址,但當別人以電郵與他/她聯絡,總不會收到回覆,有如投石落海無影無踪。當有機會面談或在電話中問及,他/她們會說:「對不起,我甚少用電郵的。」或「是麼,我會檢查郵箱,看看為什麼收不到?」。經過多次的經驗,很自然地會對這些人產生不良印象。如無必要不會自討沒趣,有必要唯有打多幾次電話或約會面談吧。

今時今日,仍有百分之九十的電郵帳戶的擁有者,其回應電郵的速度,是與互聯網的速度達8M-1000M的時代脫節的。他/她們平均需2-7日才回覆電郵,不時會沒有回覆。理由很多,太忙、伺服器問題收不到、出差了在外不能發出電郵、在國內公司好像看過但香港公司卻收不到等。因為大部分人是這樣的,祗好等或發提示電郵或打電話,增添雙方的工作負荷。

幸好仍有百分之五的人,能夠經常於24小時內回覆電郵,對於一些能夠於數小時內回應電郵的,我都會給予致謝以示鼓勵,並對其留下深刻的良好印象。這些人當中,有些是日理萬機的企業高層,無論他們是否在香港,也能親自或經秘書於24小時內回覆電郵,這令人感到其為人及其企業是有系統、效率和高度通訊文化,是令人欣賞和尊敬的。

在最近的「精通MS-Outlook 2003/2007,推行資訊管理五常法」課程中,我藉此鼓勵學員,學識應用其資訊管理系統是不難的,通過七小時的課程,對Outlook的宏大功能已有一定的認識,祗要於課後30日內勤加練習或向導師問功課,一定可以提升其個人應用Outlook的功力。但「知行合一」和「學以致用」是最重要的,若果學員於課後不練習,也不應用所學的於工作上,他/她們仍是那百分之九十的人,不會令人有深刻印象。

所以希望他/她們能於企業推行「資訊管理五常法」這品質方案,通過「常組織」、「常整頓」、「常清潔」、「常規範」和「常自律」,定期檢討成效和持續改善,才可達到提升工作生產力和企業通訊文化的目標。

你是哪一個「百分之五」的人呢?