Outlook Express 與 Outlook

雖然MS-Outlook 已經歷了2000、2002、2003、2007到剛於六月推出的Outlook 2010版本，但仍有很多個人用戶及公司用戶，包括一些跨國集團的香港分公司，仍是在使用免費(隨Windows XP而來)的Outlook Express，即使大部分公司都已付款購買了MS-Outlook， 但卻將其擱置不用或放在桌面上多年仍未啟動。

在現今事事講求成本效益的時代，為什麼他們這麼浪費資源呢？根據我於近幾年推動「個人資訊管理」及「企業資訊管理」的了解，有以下幾個原因：

1. Outlook 與 Outlook Express 是兩個完全不同的軟體平台，雖然兩個軟體的設計理念是共通的，但兩者之間沒有共用程式碼。 大部分人，包括公司決策人，不知道Outlook Express 與Outlook 兩者之間有如下的分別：

2.  公司決策人誤信失實傳言，以為用 Outlook 容易中毒，並且較易招來垃圾郵件。Outlook Express 簡單易用，不需培訓，人人識用。其實Outlook 較Outlook Express 安全，垃圾郵件篩選功能強勁得多，微軟公司已停止繼續開發Outlook Express。未經培訓的Outlook Express 使用者，一般亦祗懂應用其40-50%功能，而且其PST容量祗得Outlook 的十分之一，容易「爆燈」，需要IT人員協助解決問題，增加 IT 部門工作負荷。

3.  公司決策人不知道在購買MS-Office時，已付出較昂貴的價錢購買包含Outlook 的版本， 但員工按自己的認識，自行選用存在於電腦桌面中的Outlook Express。因為Outlook存放在Office 程式檔案夾中，不熟識Outlook的人，不懂得如何啟動。

4. 在機構中，少數知道Outlook 好處的人，因權責關係，不會向管理層建議全公司將沿用多年的 Outlook Express 改用 Outlook。

5. 傳聞 (我相信祗有極少數) 有些公司東主，不想員工用功能宏大的Outlook，恐怕員工較容易利用其先進的資訊管理功能， 盜取公司的資料，故祗准員工用功能弱小的Outlook Express。

其實，祗須培訓員工應用Outlook 的宏大功能，轉用Outlook為公司的資訊管理系統，實施「資訊管理五常法」，便能大幅提升員工資訊管理成效及企業通訊文化。

Outlook Express 的簡約設計，是給沒有安裝Outlook的電腦用戶作一般的電郵收發，本身都鼓勵用戶轉用功能更強更廣的Outlook，所以在其「檔案」命令之下的「匯出」中，便預設了匯出郵件及通訊錄至Outlook或Microsoft Exchange 的功能，祗要同一部電腦中是已安裝了Outlook的，便可在Outlook Express中按檔案->匯出->郵件或通訊錄，依其指示便可完成資訊轉移程序了。

近幾年，本人推動的「資訊管理五常法」培訓課程，可協助欲由Outlook Express 轉用Outlook 的公司，令其員工可以順利過渡。課程內容包括： 

- 精通「電郵」管理工具、進階應用及設定，可以提升「快回應」的通訊文化

• 進階設定電郵工具及欄位，優化工作環境，為高效率的操作提供條件

• 應用有效工具去分辨電郵需要優先處理的次序，及自動以不同顏色顯示重要電郵

• 應用"If －>Then + Exception" 的方程式去設計過百種自動執行的「規則」作全方位的自動化

• 有效的Spam Mail Filter 設定可杜絕垃圾郵件的滋擾，和避免有用郵件被誤作垃圾電郵

• 應用於發出及收到的電郵，提醒對方和/或自己有關待回覆及待處理的事項

• 進階應用附件，如電郵完整附上、圖片自動縮小至指定大小以避免擠爆收件人的郵箱

• 設定虛擬資料夾，隨時一按即時搜尋並列出相關電郵如何善用「範本」於業務中，省時省力

• 一按翻譯各國文字

• 應用Mail merge 於業務推廣及Circulation 於內部作業

• 於Outlook2003 中靈活整合Word/Excel/Access/Publisher 於電子郵件中，善用MS-Office宏大功能



- 活用「聯絡人」作人脈關係管理

• 應用「類別」作快速分類，及配合其他功能(例如Mail merge、召開會議等)的好處

• 快速搜尋與任何聯絡人的電郵來往及其他相關活動

• 製作名片及應用虛擬名片於市務和社交通訊的技巧



- 應用「行事曆」以提升個人時間管理及會議安排的效益

• 設定個人及公司行事曆作好工作計劃

• 公司每日都有各部門的會議，應用行事曆安排會議及提升會議成效，以善用公司資源



- 設定「工作」以達致有效的任務管理及項目管理，提升工作準時完成率

• 將重要及待處理的電郵轉為工作以便跟進

• 應用工作為項目管理工具，隨時隨地了解各項工作的進度及完成情況



- 環保兼便利的「記事」方法

• 將網頁有用資訊擷取，方便作参考用
• 多種實際應用個案分享



- 善用Outlook Today 作為每日工作計劃概覽

• 設定及應用 Outlook Today



- 適當維護Outlook 檔案及數據，經常保持運作暢順的技巧

• Import/Export/Archive 的應用

- 如何推行「資訊管理五常法」以充份發揮公司購置的企業資訊管理系統功能，提升工作生產力和企業通訊文化

• 「資訊管理五常法」及其好處

• 如何於企業實施「資訊管理五常法」


有意「升呢」的公司，歡迎參加本人舉辦的「精通MS-Outlook 2003/2007，推行資訊管理五常法」課程(公開課程或企業課程)，詳情可瀏覽本人公司網站 http://www.pim.com/ 有關課程資料或與我聯絡。