Outlook Express 與 Outlook

雖然MS-Outlook 已經歷了2000、2002、2003、2007到剛於六月推出的Outlook 2010版本，但仍有很多個人用戶及公司用戶，包括一些跨國集團的香港分公司，仍是在使用免費(隨Windows XP而來)的Outlook Express，即使大部分公司都已付款購買了MS-Outlook， 但卻將其擱置不用或放在桌面上多年仍未啟動。

在現今事事講求成本效益的時代，為什麼他們這麼浪費資源呢？根據我於近幾年推動「個人資訊管理」及「企業資訊管理」的了解，有以下幾個原因：

1. Outlook 與 Outlook Express 是兩個完全不同的軟體平台，雖然兩個軟體的設計理念是共通的，但兩者之間沒有共用程式碼。 大部分人，包括公司決策人，不知道Outlook Express 與Outlook 兩者之間有如下的分別：

2.  公司決策人誤信失實傳言，以為用 Outlook 容易中毒，並且較易招來垃圾郵件。Outlook Express 簡單易用，不需培訓，人人識用。其實Outlook 較Outlook Express 安全，垃圾郵件篩選功能強勁得多，微軟公司已停止繼續開發Outlook Express。未經培訓的Outlook Express 使用者，一般亦祗懂應用其40-50%功能，而且其PST容量祗得Outlook 的十分之一，容易「爆燈」，需要IT人員協助解決問題，增加 IT 部門工作負荷。

3.  公司決策人不知道在購買MS-Office時，已付出較昂貴的價錢購買包含Outlook 的版本， 但員工按自己的認識，自行選用存在於電腦桌面中的Outlook Express。因為Outlook存放在Office 程式檔案夾中，不熟識Outlook的人，不懂得如何啟動。

4. 在機構中，少數知道Outlook 好處的人，因權責關係，不會向管理層建議全公司將沿用多年的 Outlook Express 改用 Outlook。

5. 傳聞 (我相信祗有極少數) 有些公司東主，不想員工用功能宏大的Outlook，恐怕員工較容易利用其先進的資訊管理功能， 盜取公司的資料，故祗准員工用功能弱小的Outlook Express。

其實，祗須培訓員工應用Outlook 的宏大功能，轉用Outlook為公司的資訊管理系統，實施「資訊管理五常法」，便能大幅提升員工資訊管理成效及企業通訊文化。

Outlook Express 的簡約設計，是給沒有安裝Outlook的電腦用戶作一般的電郵收發，本身都鼓勵用戶轉用功能更強更廣的Outlook，所以在其「檔案」命令之下的「匯出」中，便預設了匯出郵件及通訊錄至Outlook或Microsoft Exchange 的功能，祗要同一部電腦中是已安裝了Outlook的，便可在Outlook Express中按檔案->匯出->郵件或通訊錄，依其指示便可完成資訊轉移程序了。

近幾年，本人推動的「資訊管理五常法」培訓課程，可協助欲由Outlook Express 轉用Outlook 的公司，令其員工可以順利過渡。課程內容包括： 

- 精通「電郵」管理工具、進階應用及設定，可以提升「快回應」的通訊文化

• 進階設定電郵工具及欄位，優化工作環境，為高效率的操作提供條件

• 應用有效工具去分辨電郵需要優先處理的次序，及自動以不同顏色顯示重要電郵

• 應用"If －>Then + Exception" 的方程式去設計過百種自動執行的「規則」作全方位的自動化

• 有效的Spam Mail Filter 設定可杜絕垃圾郵件的滋擾，和避免有用郵件被誤作垃圾電郵

• 應用於發出及收到的電郵，提醒對方和/或自己有關待回覆及待處理的事項

• 進階應用附件，如電郵完整附上、圖片自動縮小至指定大小以避免擠爆收件人的郵箱

• 設定虛擬資料夾，隨時一按即時搜尋並列出相關電郵如何善用「範本」於業務中，省時省力

• 一按翻譯各國文字

• 應用Mail merge 於業務推廣及Circulation 於內部作業

• 於Outlook2003 中靈活整合Word/Excel/Access/Publisher 於電子郵件中，善用MS-Office宏大功能



- 活用「聯絡人」作人脈關係管理

• 應用「類別」作快速分類，及配合其他功能(例如Mail merge、召開會議等)的好處

• 快速搜尋與任何聯絡人的電郵來往及其他相關活動

• 製作名片及應用虛擬名片於市務和社交通訊的技巧



- 應用「行事曆」以提升個人時間管理及會議安排的效益

• 設定個人及公司行事曆作好工作計劃

• 公司每日都有各部門的會議，應用行事曆安排會議及提升會議成效，以善用公司資源



- 設定「工作」以達致有效的任務管理及項目管理，提升工作準時完成率

• 將重要及待處理的電郵轉為工作以便跟進

• 應用工作為項目管理工具，隨時隨地了解各項工作的進度及完成情況



- 環保兼便利的「記事」方法

• 將網頁有用資訊擷取，方便作参考用
• 多種實際應用個案分享



- 善用Outlook Today 作為每日工作計劃概覽

• 設定及應用 Outlook Today



- 適當維護Outlook 檔案及數據，經常保持運作暢順的技巧

• Import/Export/Archive 的應用

- 如何推行「資訊管理五常法」以充份發揮公司購置的企業資訊管理系統功能，提升工作生產力和企業通訊文化

• 「資訊管理五常法」及其好處

• 如何於企業實施「資訊管理五常法」


有意「升呢」的公司，歡迎參加本人舉辦的「精通MS-Outlook 2003/2007，推行資訊管理五常法」課程(公開課程或企業課程)，詳情可瀏覽本人公司網站 http://www.pim.com/ 有關課程資料或與我聯絡。

電腦節雜談

這兩星期是全港的電腦節，有一連八天的「深水埗腦場電腦節」，也有於灣仔會展舉行四天的「香港電腦通訊節2010」，由於電腦及通訊與香港人息息相關，兩個電腦節互相競爭，令消費者有更多選擇以比較平日廉宜的價錢購買電腦和通訊產品，並可選擇在九龍或港島區購買呢。

上星期三下午，我在荔枝角與客戶開會後，順道到「深水埗腦場電腦節」一遊。但見人山人海，黃金電腦商場內狹窄的通道，擠迫到水泄不通，我匆匆購了二本電腦書後便離場。

星期五的下午三時左右，我也專誠到灣仔會展的「香港電腦通訊節2010」購票入場 (上午是免費招待業界人士)，出乎意料之外地完全無須排隊，場內也不擠擁，各大小攤位也可輕鬆參觀詢問產品詳情，祗有為產品推廣的美少女攤位，被一班裝備專業相機長短鏡頭閃燈的攝影師圍著不停拍照。

不像上年的電腦節勁賣顯示器及機頂盒，今年是熱展/賣以下產品：

• 電子書
  受Apple iPad的帶動，電子書的潮流興起了，「漢王」的 eInk 電子書有很多攤位，參觀的人也不少。其閱讀舒適、輕巧、省電及多功能(字典及中英文發聲)的優點，甚為吸引，但我個人較喜歡已擁有的iPad其華麗彩色並可輕觸撥放的電子書功能，故暫不考慮。
  
• iPhone 4及iPad 配件
  因Apple 剛於七月尾在香港推出行貨的iPhone4 及 iPad甚受歡迎，故場中有不少其相關配件出售，例如機套、保護貼、iPhone4 專用後備電池等。因iPad 需較iPhone 大的電力，故後備電池的選擇不多。我在「漢科」的攤位以優惠價HK$299買了Choiix剛推出的"Power Fort iPad"，內建 2700mAh 鋰聚合物電池，提供 5V 電壓、最高 1.5A 電流輸出，可為我的iPad、iPhone4、Pocket WiFi 、藍芽耳機及 PSP提供後備電力，取其輕盈的可攜性及合理的性價比，因其他牌子可支援iPad的後備電池需HK$590並且較大和較重。
  
• MS-Office 2010
  除了微軟公司的攤位外，另有多間代理的攤位也推出MS-Office 2010的家用版、家用及中小企業版和專業版，看來MS-Office2010 快將取代Office 2007了。軟件的升級也帶動電腦的升級，用家也可有更佳的系統應用，世界不斷進步。我也在準備MS-Outlook 2010的培訓課程，預算三個月後推出公開課程予一些買了新電腦並欲應用Outlook 2010的行政人員，但相信普遍企業升級至2010版本，非兩三年不可，因大部分公司主流是用Outlook 2003，小部分是用Outlook2000 或 2007。
  
• 平板電腦
  Apple的iPad受歡迎，其他品牌也跟風推出平板電腦，欲於市場分一杯羹。在場中出現以下多種xPad：
      1) ePad - 10" 1024x600 Pixel屏幕+1GHz CPU +256MB RAM/2GB NAND Fash + WiFi + Android 2.1，重700g，外型抄足iPad
      2) TouchPad - 漢王推出的TouchPad B10是以Windows7驅動的CULV平板電腦，具備 Multi-Touch，SD插位，USB插槽及
                        HDMI可播放1080P影片，功能強勁。
      3) Smart Pad - 7" 輕觸屏幕，行Android 1.5，具備Micro SD，HDMI 可播放720P影片。
      4) AmazePC 7" 及 10"四款平板電腦，有攝像鏡頭，操作系統有Android 1.5、1.6及2.1。
• 縮時攝錄機 - 能依照個人設定的拍攝時間間隔，長時間連續拍攝畫面紀錄，並將此大量 照片自動設成數分鐘的高畫質影片，感覺拍出來的效果應該會像Discovery快速拍攝一年四季變化那樣, 十分有趣。
• 3D 電視 - 除了Samsung 的 40"/46"/55" 3D iDTV外，LG 也推出其72" 3D電視，但其售價HK$ 140,xxx並非親民，相信銷售對象是商業用戶。

• Notebook 、 Netbook及 All-In-One Desktop - 各品牌電腦公司如Acer, Dell, Lenovo, MSI, Samsung 等都推出最新的 i3/5/7產品，以優惠價吸引買家。 

五時左右，人潮開始增多，最後我買了一部 Spyder3TV Home Theater Color Calibration，為家中各部電視機及投影機調較顏色用，此調較器能夠對所有類型的電視機螢幕的顯示效果進行優化，讓用戶觀賞到導演想要的影像質量，進行色彩校準時節省能源消耗，同時還可以延長螢幕的使用壽命。

六時便離場，在會展通往灣仔地鐵站的行人天橋，迎面來的很多人 ，看來是收工後趕到會展參觀「香港電腦及通訊節」 了。

祝願今次鬧雙胞的電腦節，無論那個主辦單位，電腦商戶及消費者，都皆大歡喜，各得所需，完滿成功。

個人與企業應用「資訊管理五常法」

每次於「資訊管理五常法」課程尾段講解最後二幀Slide時，我都語重心長地作一「臨別贈言」道出這課程的目的，及我對所有學員的期望如下：
(一) 做一個負責任的電郵戶主

• 經常檢查你的電子郵箱
• 對所有致你本人的電郵，作出快速回應
• 學習你的資訊管理系統各種功能並正確地應用
• 若果你是公司的東主或管理層(例如人力資源總監/經理、市場及營業經理等)，使用公司的電郵帳號 you@companydomain 你的個人通訊文化也反影貴公司的通訊文化

(二) 為他人設想，遵守以下通訊規則：

• 所有發出的電郵，一定有適切的主旨
• 留意附件的大小，不會弄爆收件人的郵箱
• 當有需要時，才於發出郵件加上讀信回條要求或提醒旗幟
• 不會濫用"CC"、"Reply All" 或 "Reply with Attachment"
• 發出精簡及有禮貌的電郵
• 在適用情況下，採用「行事曆」召開會議或約會

(三) 常自律

• 經常更新自己的行事曆，並準時出席會議/約會
• 支持環保，如無需要，不會列印電郵或文件
• 能學以致用，知行合一，顧己及人

希望各學員投資了學費(儘管是公司支付)及八小時的寶貴光陰參加這課程，都能儘快成為其公司提倡實施「資訊管理五常法」的發起人，以發揮善用現有資源，提升競爭力和企業通訊文化的精神。

可是，現實中的學員，大部分都並非企業決策人，他們都沒有能力或影響力令到公司高層明白「資訊管理五常法」的好處，並同意在公司推行。有些屬企業決策人的學員，也因業務上其他種種問題，未必會即時下定決心去推行這似乎沒有迫切性的方案，日後更可能會忘記了。祗有少數的學員是明智的企業東主或高層人員，關注自己或公司的生意，從課程中領略「資訊管理五常法」的好處，身體力行地應用並推廣至全公司的同事去學習、應用和持續改善，漸漸令各同事也愛上公司的系統，能為他們的工作效率提供有效的條件。

其實，個人亦可以實行「資訊管理五常法」去應付日益泛濫的資訊，提升個人工作生產力和快回應的通訊文化。當個人做出成績，上司、同事及業務伙伴是會感覺到你是與別不同的，有機會便可以向管理層提出全公司推行「資訊管理五常法」的好處。否則，課程完結後，不立即學以致用，也不充份利用課程後30日的免費「問功課」的顧問支援，卻仍維持過往「慢回應、或不回應」的工作效率和通訊文化，「知而不行」的行為在這競爭激烈的商業世界中很容易被淘汰，是十分可惜的事啊。

我希望各學員能反思、慎之。

Outlook 中的 Mail Merge 應用 - 教學篇

除了前文MS-Outlook 中 BCC 的應用- 教學篇 外，我每次在「資訊管理五常法」課程，特別是Outlook 2003環節中，都會提及Outlook 中的Mail Merge 功能及應用，學員大都覺得很有用。現將Mail Merge 的應用步驟詳述如下(以Outlook 2003為例)：

1. 在已設定Word為Outlook 的文字編輯器下，開啟一封新電郵。如沒有預設Word為文字編輯器者，可按Action ->New Mail Message Using -> Microsoft Office Word 2003(HTML)以啟動Word為Outlook的文字編輯器。
2. 先將鼠標在新電郵內容最左上角位置(將稱呼收件人)點擊一吓，以確定所有的工具顯現。按Tools ->Letters & Mailings -> Mail Merge (確定"Show Mail Merge Toolbar"已被點選)，右邊會出現Mail Merge Toobar ，是指示進行Mail Merge六個步驟的精靈。

3. 步驟一，是選擇文件種類(Select Document Type)。Mail Merge 是可以應用於Letters、Email messages、Envelopes、Labels 及 Directory的，在Outlook應用Mail Merge 當然是選Email Messages了。
   然後，在精靈下方按->Next: Starting Document。
4. 步驟二 ，選擇開始文件，可以點選以下三個選擇中之一：
   1) Use the current document -  現時在該電郵中的內容，可以是新鍵入或Copy & Paste 的。
   2) Start from a tempate - 從文件範本中選取，按"Select a template..."可打開Word預設的選單各分頁中選取範本。
   3) Start from existing Document - 點擊Open按鈕打開 "My Document"選取合適的文件或範本。
   選妥後按 ->Next: Select Recipients.

5. 步驟三，選擇收件人， 可以點選以下三個選擇中之一：
   1) Use an existing list，可按"Browse" 打開在"My Data Sourse" 檔案夾中的通訊名單。
   2) Select form Outlook Contacts ，可按 "Choose Contacts Folder" 開啟Outlook 中的通訊錄選擇合適的聯絡人資料夾 (在「資訊管理五常法」課程中教授在Contacts 中以By Categories 覆製合適的聯絡人於以" Mailing List"命名的資料夾)，挑選這次Mail Merge 的收件人。挑選後的收件人名單如有需要可以點擊 "Edit recipient list" 作編輯。
   選妥後按 ->Next: Write your letter。
6. 步驟四，寫收件人資訊於電郵， 可以點選以下四個選擇中之一：
   1) Address block- 在出現的對話盒中可點選合適的收件人姓名、公司名稱及郵寄地址等。
   2) Greeting line - 稱謂，可選擇合適的稱謂，例如Dear Raymond, To: Mr. Raymond Lee等。
   3) Electronic postage - 需先安裝 Electronic postage software (參考Microsoft Office Web site) 。
   4) More items - 可對應Outlook Contacts 中不同的field 包括多至四個的User defined fields。
   選妥後按 ->Next: Preview your letters。

7. 步驟五，Preview your letters 預覽郵件。可按 <-  -> 左右剪按鈕預覽郵件的合併部分，並可按Make changes 去編輯收件人名單，或於預覽期間點擊"Exclude this recipient"按鈕去刪除某些收件人。
   然後按 ->Next: Complete the merge。
8. 步驟六，完成合併，按"Electronic Mail.."，在Merge to E-mail 對話盒中作適切的設定包括郵件的主旨、格式及記錄等，最後按OK，系統便會自動以一個收件人一封電郵依設定合併的資料寄出。

9. 在寄件備份資料夾中可見到成功寄出的每一封電郵，是按設定每一封電郵都是稱呼"Dear Raymond; Dear Lily; Dear Alan等的。
10. 在每一步驟中，如發覺有錯誤，可按 <-Previous 回到上一個步驟重做。有時在步驟六會看不到'Eectronic Mail"，便須連按五次 <-Previous 回到步驟一，再點選'Email messages"，然後連按 ->Next 五次，回到步驟六會見到 "Electronic Mail"的。

Outlook 2007的用家注意，在Outlook 2007 中是找不到Mail Merge 這功能的命令或按鈕的，因Mail Merge 是Word 的功能，所以須於Word 2007中的Mailings 功能分頁中點選"Start Mail Merge"，然後於下拉選單中點選 " Step by step Mail Merge Wizard"，便可於Word的右方出現Mail Merge 精靈，像上述在Outlook 2003般進行Mail Merge了。

以Outlook的Contacts 配合Mail Merge 用於發放eDM或分享資訊予眾多的朋友是很有用的，希望各學員能掌握其中技巧，學以致用。