為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化

在最近舉辦的「資訊管理五常法」課程中，及上篇文章提及應用BCC或Mail Merge，都是為他人設想的應用電郵管理及通訊文化，避免暴露朋友的電郵地址予不相識的人，令朋友增加收到垃圾電郵的機會。這些正確應用電郵管理方法及為他人設想的通訊文化，還包括以下各項：

1. Reply、 Reply All 及 Reply All with Attachment 的應用：
   很多時收到一些從商協會會員發出的電郵，是由一名會員致數十會員的電郵，有時是一些資訊的分享並有附件，收到分享電郵的會員，大多數會作禮貌致謝的回覆。本來祗須按 "Reply" 單獨回覆發件人便可，但有些人卻不正確地按 "Reply All" ，令其他在原信Mailing List 中的數十人，都會收到很多封這些給原發件人致謝的回覆，甚至一些Lotus Notes 用家更錯誤地選按了Reply All with Attachment，將原發件人的附件再傳遞多一次予數十人，沒有為他人設想，一句 Thanks 便浪費了其他數十人寶貴的時間及電郵儲存額。若果有一半收信人都按Reply All 來回覆，那可能同一日內會收到十多二十封向原發信人致謝的電郵啊。

2. 要求傳送/閱讀回條 Delivery/Read Receipt ：
   在Outlook中發出的個別重要電郵中，是可以要求收件人給予傳送/閱讀回條，以便確知收件人已收到並閱讀，方便跟進。但有些朋友於電郵設定時，誤設每封發出的電郵都要求回條，令人覺得濫用及引致他人不便。
   祗須於Tracking Options中作修正，便可恢復正常。

3. 圖片附件太大：
   現時高解像的數碼相機很普及，相片動徹3M 或以上，有些朋友隨便用電郵附件形式，一封電郵附上5M至10M 或以上的數碼相片，很可能會令大部分收件人信箱爆滿，再也不能接收其他的電郵。
   其實，MS-Outlook 2003/2007 均可於插入JPG 圖片後作Resize設定的(可設定縮細至1024x768、640x480或448x336的尺寸)，無論附加多少幀高解像相片，祗須於附件選項(Attachment Options)內的Picture Options 中選擇 1024x768解像度，Outlook便會將所有附上的相片檔案在郵件寄出前將每張相片縮細至1024x768， 收件人便會收到全部縮細至1024x768的相片，既看得舒服又不會令郵箱爆滿。
4. 郵件內容插圖檔案太大：
   有些Outlook Express、Outlook 2003或以下的用家，有時須於郵件內插入圖片，但不曉得須先將高解像圖片縮小至合適尺寸，便插入郵件中，以為用拖曳方法縮細圖片顯示便可，不知道實際圖片檔案大小沒有改變，高解像圖片令電郵檔案變得巨大，引致收件人信箱爆滿。
5. PowerPoint 檔案附件太大：
   有些PowerPoint 2003或以下的用家，不曉得須先將高解像圖片縮小至合適尺寸，便插入Power Point 展示頁中，因程式會自動將高解像圖片嵌入至適當顯示，但實際圖片尺寸沒有改變，可能引致Power Point的檔案變得十分巨大，若以電郵附件寄出便可能令收件人的郵箱爆滿。

以上種種原因，發信人並非存心令他人不便，祗是不懂得正確應用其每日都使用的資訊管理系統引致，但卻難辭其咎，因為懂得正確使用其資訊管理系統，是每一工作者的基本責任 啊。

這幾年來，我不斷舉辦「資訊管理五常法」培訓課程，旨在推廣企業人員正確應用其日常工作都須使用的資訊管理系統及提升企業通訊文化。希望藉這網誌的分享，可以幫助各學員、商協會會員和朋友，作進一步的瞭解。