2010年6月28日 星期一

全新「資訊管理五常法」培訓課程,於七月「起錨」!

剛於6月26日在香港生產力大樓完成最後一堂「中小企資訊管理五常法」(由製造業創匯商會主辦,香港政府資訊科技總監辦公室資助為期六個月的中小企業資訊科技培訓課程M10),在過去六個月的十堂課程中,為了能真正幫助到所有參加者了解MS-Outlook 2003/2007的各種資訊管理功能和實際應用技巧,以及如何推行「資訊管理五常法」於其公司,以提升工作生產力和企業通訊文化,每一堂之前十日,我均以電郵及電話聯絡各準學員有關課程內容及須準備的工夫,以便學員能於八小時的課程中,通過自己的電腦和Outlook以電郵實習並學識各項對他們是新的功能。在每一堂後的30日,提供免費課程內容電郵/電話咨詢服務,務求可幫助學員能學以致用。我相信這課程前後的免費跟進服務是全港獨家提供的,亦深獲學員的讚賞。

雖然我於課堂前不斷以電郵及電話提示準學員其報讀的課程主要是有關MS-Outlook2003/2007的應用,並須同裝上其電郵帳號於相關Outlook的手提電腦上課,以便經電郵在課堂中實習,並即學即用,但有些學員因工作忙碌或不在港的緣故,未能聯絡上或未跟足要求做好準備工夫,以致到上堂時因各種問題不能經電郵實習和體驗Outlook的功能,並影響其學習及課程進度,令我感到有點遺憾。

推動企業善用其購置的資訊管理系統,應用我首創的「資訊管理五常法」去有效推行企業資訊管理,以達致提升工作生產力和企業通訊文化,是我一向的心願和理念。據市場調查所知,有百分之九十以上的企業是忽略了其企業資訊管理系統,缺乏適當的培訓,以致大部分員工都祗懂得使用百分之五至十的功能。我覺得若能令企業決策人醒覺並認識「資訊管理五常法」的好處,作為培訓的生意,有很大的市場和發展空間,所以一直都在尋找適合的「培訓」合作伙伴,聯手將「資訊管理五常法」發揚光大,達致三贏的成果。

最近,很高興得到在港有八年多經營專業培訓經驗的智權教育中心(九龍)Magna Eduction Center(Kowloon) 認同本人的理念,正式成為合作伙伴,聯手推廣及舉辦「資訊管理五常法」相關課程,包括公開課程及為公司提供的企業課程。智權教育中心位於九龍佐敦佐敦道23 號新寶廣場6樓,佔地 7,000平方尺並擁有八所教室,鄰近佐敦地鐵站,離站A出口一分鐘的路程,交通十分方便。

這全新的「資訊管理五常法」課程 - 分為「精通MS-Outlook 2003,推行資訊管理五常法」、「 精通MS-Outlook 2007,推行資訊管理五常法」兩個課程,是專為現時其公司在使用MS-Outlook 2003 或 MS-Outlook 2007的行政人員而設計,課程俱以下四大特色:
  • 由資深行政人員/資訊管理教練Stephen Pong 設計及教授,將其二十多年應用資訊管理於上市公司和中小企的心得及秘技,配合實用教材,以最佳方法傳授予學員
  • 課室提供一人一電腦,內裝合適軟件及練習資料,方便學員即堂實習,學習理解容易
  • 除講義外,學員更可獲Microsoft Office Specialist Approved Courseware MS-Outlook 2003/2007 CDROM作參考
  • 獨家提供課後服務,學員可於一個月內無限次以電郵/電話咨詢講師有關課程問題
以上課程特色,加上公開課程會嚴選學員必須為有使用Outlook經驗的用家,故課程將聚焦於教授Outlook進階及實用的功能和資訊管理技巧,令學員能通過一日的培訓/實習,加上30日的學以致用及印證/咨詢,能成為其公司中精通MS-Outlook 及推行「資訊管理五常法」的先驅。為公司提供的企業課程,更可藉配合其公司業務的應用個案研究,為將來推行「資訊管理五常法」作好準備。

訂於7月23日(星期五)首次舉行的「精通MS-Outlook 2003,推行資訊管理五常法」及於7月30日(星期五)首次舉行的「 精通MS-Outlook 2007,推行資訊管理五常法」,快將「起錨」,邁向新里程!

在此誠邀各方友好、商協學會會員、曾參加過我以往舉辦課程的學員,支持參加或推介朋友、同事參加,共同為推動香港企業通訊文化及競爭力而幫助「起錨」!

2010年6月18日 星期五

為他人設想 - 正確應用電郵管理及通訊文化

在最近舉辦的「資訊管理五常法」課程中,及上篇文章提及應用BCC或Mail Merge,都是為他人設想的應用電郵管理及通訊文化,避免暴露朋友的電郵地址予不相識的人,令朋友增加收到垃圾電郵的機會。這些正確應用電郵管理方法及為他人設想的通訊文化,還包括以下各項:

  1. Reply、 Reply All 及 Reply All with Attachment 的應用:
    很多時收到一些從商協會會員發出的電郵,是由一名會員致數十會員的電郵,有時是一些資訊的分享並有附件,收到分享電郵的會員,大多數會作禮貌致謝的回覆。本來祗須按 "Reply" 單獨回覆發件人便可,但有些人卻不正確地按 "Reply All" ,令其他在原信Mailing List 中的數十人,都會收到很多封這些給原發件人致謝的回覆,甚至一些Lotus Notes 用家更錯誤地選按了Reply All with Attachment,將原發件人的附件再傳遞多一次予數十人,沒有為他人設想,一句 Thanks 便浪費了其他數十人寶貴的時間及電郵儲存額。若果有一半收信人都按Reply All 來回覆,那可能同一日內會收到十多二十封向原發信人致謝的電郵啊。
  2. 要求傳送/閱讀回條 Delivery/Read Receipt :
    在Outlook中發出的個別重要電郵中,是可以要求收件人給予傳送/閱讀回條,以便確知收件人已收到並閱讀,方便跟進。但有些朋友於電郵設定時,誤設每封發出的電郵都要求回條,令人覺得濫用及引致他人不便。
    祗須於Tracking Options中作修正,便可恢復正常。
  3. 圖片附件太大:
    現時高解像的數碼相機很普及,相片動徹3M 或以上,有些朋友隨便用電郵附件形式,一封電郵附上5M至10M 或以上的數碼相片,很可能會令大部分收件人信箱爆滿,再也不能接收其他的電郵。
    其實,MS-Outlook 2003/2007 均可於插入JPG 圖片後作Resize設定的(可設定縮細至1024x768、640x480或448x336的尺寸),無論附加多少幀高解像相片,祗須於附件選項(Attachment Options)內的Picture Options 中選擇 1024x768解像度,Outlook便會將所有附上的相片檔案在郵件寄出前將每張相片縮細至1024x768, 收件人便會收到全部縮細至1024x768的相片,既看得舒服又不會令郵箱爆滿。
  4. 郵件內容插圖檔案太大:
    有些Outlook Express、Outlook 2003或以下的用家,有時須於郵件內插入圖片,但不曉得須先將高解像圖片縮小至合適尺寸,便插入郵件中,以為用拖曳方法縮細圖片顯示便可,不知道實際圖片檔案大小沒有改變,高解像圖片令電郵檔案變得巨大,引致收件人信箱爆滿。
  5. PowerPoint 檔案附件太大:
    有些PowerPoint 2003或以下的用家,不曉得須先將高解像圖片縮小至合適尺寸,便插入Power Point 展示頁中,因程式會自動將高解像圖片嵌入至適當顯示,但實際圖片尺寸沒有改變,可能引致Power Point的檔案變得十分巨大,若以電郵附件寄出便可能令收件人的郵箱爆滿。
以上種種原因,發信人並非存心令他人不便,祗是不懂得正確應用其每日都使用的資訊管理系統引致,但卻難辭其咎,因為懂得正確使用其資訊管理系統,是每一工作者的基本責任 啊。

這幾年來,我不斷舉辦「資訊管理五常法」培訓課程,旨在推廣企業人員正確應用其日常工作都須使用的資訊管理系統及提升企業通訊文化。希望藉這網誌的分享,可以幫助各學員、商協會會員和朋友,作進一步的瞭解。


2010年6月8日 星期二

MS-Outlook 中 BCC 的應用- 教學篇

上月網誌中提起「義廉恥的通訊文化」,我也在最近的「資訊管理五常法」課程中提及,很多朋友都間中會將一些資訊(例如保健知識或一些有趣的事)以電郵轉寄與其好友分享,經常收到以下兩種方式:
  1. 將數十個朋友的電郵地址放在收件者欄上寄出,結果每一收件人都看到其他人的電郵地址,可能大部分都互不相識的。除了「私隱」問題外,更可能間接令友人多收垃圾郵件呢,這「不為他人設想」的方法是最不鼓勵的方法。
  2. 將各朋友的電郵地址放在密件副本 (BCC)中寄出 -若寄件人是由Outlook Express發信,結果每一用MS-Outlook2003/ 2007的收件人都祗在收件人欄中見到Undisclosed-Recipient ,Gmail及Hotmail 的收件人的收件人欄是空的,Yahoo mail的收件人在收件人欄看到Undisclosed-Recipient@yahoo.com ,而不會見到其他人的名字和電郵地址。  若寄件人是由Outlook2003/2007發信,則用Outlook2003/2007的收件人會見到發件人的名字也出現在收件人欄中,若收件人是用Gmail、Yahoo mail 或Hotmail的話,則在收件人欄中會見到發件人的名字及電郵地址。若寄件人是用Lotus Notes 發出的,Outlook2003/2007的收件人會見到收件人欄是空的。這方法雖然可隱藏其他人的名字及電郵地址,但給收件人的印象是怪怪的,也是不鼓勵的方法。
其實,用Outlook 2003/2007的用家,可採用以下方法去避免暴露其他人的名字及電郵地址於一些分享性質的電郵或eDM:
(一) 仍是採用BCC 的方法,但須依以下程序:
  1. 在 "Contacts" (聯絡人)中,建立一個以 "Dear Friends"(或 "Dear Customers", "Dear Members"按需要而定) 命名的虛構聯絡人,在E-mail 電子郵箱中填上例如一個虛構的電郵地址 DearFriends@gmail.com, 或 DearCustomers@gmail.com 或 DearMembers@gmail.com ,但在 "Display as" (顯示為) 欄上填上 Dear Friends或 Dear Customers 或 Dear Members,切記須刪去右邊預設的電郵地址。
  2. 當要發放這類分享性電郵或eDM時,可於Address Book中選用"Dear Friends" (或其他合用的虛構聯絡人,放在 "To" 欄內,另將該批目標收件人放於BCC內,然後寄出。
  3. Outlook 2003/2007 的收件人,會收到To:Dear Friends 的電郵,但Outlook Express、Hotmail、Yahoo Mail的收件人會收到To:Dear Friends (DearFriends@gmail.com) 內文沒有稱呼自己名字的電郵。
(二) 應用Outlook中的Contacts(聯絡人)以類別選出目標聯絡人,配合Mail Merge(合併列印)功能,Outlook會自動逐個聯絡人發出電郵。 每個收件人會收到單獨給自己,內文有親切稱呼自己名字的電郵,閱讀起來都感到份外親切。

這是最佳方法應用於發放分享電郵或eDM,所以每次我於「資訊管理五常法」課程,應用Outlook 及Mail Merge 的課題,都廣受學員歡迎。

我期望各位曾参加過我舉辦的「資訊管理五常法」的學員朋友,都能做到「學以致用」和「知行合一」,正確應用有效的資訊管理技巧於工作上,提升工作生產力。