告別「義廉恥」的通訊文化 (二)

上文「Add 人前，請自白」所提的、和「不回覆/遲回覆」的朋友，他們未必全是Facebook 盲或電郵盲，他/她們都懂得用Facebook 和收發電郵的基本知識，在現實生活中與人相處都懂得禮貌，但卻未能將現實世界中的禮儀融入網絡的通訊中，所以會表現出令人覺得無禮的行為。

我在這近十年間，因涉足工商協學會活動需經常與理事、會員、朋友、相關機構人員、政府官員或友會理事等人以電郵通訊，常遇到以下各種情況：

• 很多人收到電郵後，祗粗略快讀便算，沒有回覆的習慣。就算我於信尾提出要求回覆，也沒上心及行動。多日後也不見回音，儘管特別重發作「溫馨提示」也不獲理會下，祗好打電話給他/她們，不少人說已讀過我發給他/她的電郵，但語氣都帶有「乜要回覆嘅咩？」。
• 有些人覺得對收到電郵所提出的問題，需要時間(可能需一星期或以上)去處理，然後才可有較實在的回覆，他們不會先回覆知悉，告訴我稍後才會有答覆。令我在等待回覆期間，也不確定對方是否收到電郵，唯有重發電郵或打電話跟進。
• 有些人表示讀過， 有打算回覆，但因太忙而忘記了。
• 有些人回覆表示收到了，但對我的電郵中所提的問題完全沒有表示，或沒有完全回答。
• 少部分人表示沒有收到，於是原信重發，但仍沒有回應，於是打電話跟進，他們便說收到了，祗是未有時間回覆。
• 有些人給我電郵，要求給予一些資料或意見。每次我都熱心地花工夫去搜尋資料並儘快給予詳細回覆，但卻很長時間也收不到任何回應。我並非期望收到他/她們的致謝，但亦希望我所給予資料或竟見合用。因恐怕電郵發失，經重發及多番跟進，才知道對方早已收到。
• 與我相熟的朋友都知道我回覆電郵快，因我的iPhone是每日16小時開啟並可收發所有電郵戶口的，但有些朋友卻像對自己的電郵系統沒有信心，發出後不到三分鐘便打電話問我收到未，有時在駕車中收到這種電話，唯有在停車後第一時間從iPhone檢視電郵，原來並非十分緊急的電郵，真令我啼笑皆非呢。

近年更多了在Facebook與朋友溝通，也常遇到以下各種情況：

• 有些人在Facebook公開徵求意見，但當我給予意見後，卻沒有任何回應。Facebook 不像電郵可推說收不到，訊息立即便登載在其Wall上， 可是總不見其作回應。
• 經常在Facebook收到一些活動的邀請，對沒有興趣及時間不許可的活動，我習慣立即回覆「不參加」，或儘快確定「將出席」，令對方知悉好作安排。可是，當我有活動須邀請朋友參加的時候，便知道大部分的朋友都很忙，忙到連點擊RSVP作回應也沒有時間，包括一些經常忙於更新其動態、分享其美食、所玩的Facebook 遊戲及勝出紀錄的「朋友」。

從這多年來的通訊中體驗到「知易行難」的道理，無論以電郵、電話或Facebook通訊的朋友，大多數是有學識修養之士，甚至是曾參加我過往舉辦的「個人資訊管理」工作坊的朋友，就算不是資訊管理達人，也絕非「電腦盲」之輩，祗是未能做到「知行合一」，故其通訊文化，不自覺地令人感到很「義廉恥」。

所以我由2009年開始推行「資訊管理五常法」，其中「常自律」的精神，鼓勵人對所學的「資訊管理」技巧及快回應的通訊文化，能做到「知行合一」和多為他人設想，並為自已的電郵和Facebook帳戶負責，也尊重自己於Facebook的朋友。

有些公司客戶找我為其公司員工提供「MS-Outlook 的應用技巧」培訓，我都推介「資訊管理五常法」方案，藉這品質改善活動，進行全員培訓，除了令其員工精通公司已設置的資訊管理系統以提高工作生產力， 並曉得正確的通訊文化，包括以下各項：

• 負責任的文化 -
  
  1) 為自己的電郵帳戶負責，經常檢視郵箱。
  2) 無論電郵、會議邀請、工作指派等，都會於即日儘快回應。
  3) 若有電郵需時處理後才能作完滿回覆，也會於即日先回應對方知悉其電郵，並告之將 於何時會作完滿回覆。
  4) 學習並精通公司的資訊管理系統，並正確使用各項功能。
  
  
• 為他人設想的文化 -
  1) 回覆電郵前，會考慮是否需將原來電郵在副本欄中所有的人，都包括在這電郵中 (Reply All) ，其實很多時候，祗須回覆發信人便可(Reply)，以免浪費其他人的時間。
  2) 細心回覆電郵確保沒有遺漏對方所問的問題。
  3) Lotus Notes的用戶，會小心考慮是否選用"Reply with attachment"的功能，以免發出附件的人或/及其他收件人，須收多一次該附件，既阻礙他人時間及郵箱數據限額，並浪費網絡資源。
  4) 留意附件的檔案大小，會應用電郵系統可將隨附圖片大小自動減細的功能，以免引致 他人的郵箱超出數據限額。
  5) 不濫用「副本 」、「索取讀信回條」及「待處理提示」旗幟的電郵功能。
  6) 撰寫電郵經常保持禮儀、精簡和切合主旨的內容。
  7) 採用較大及容易閱讀的字體。
  8) 發電郵選用「連絡人」或「通訊群組清單」，避免誤發或漏發電郵，影響他人。
  
  
• 自律的文化
  1) 經常更新個人行事曆，準時出席會議/約會。
  2) 支持環保，如非必要，不列印電郵。
  3) 每天上班開電腦後首先檢視Outlook Today作為工作計劃的概覽，下班關閉電腦前也檢 視Outlook Today，為明日的工作計劃作準備。
  4) 遵守「資訊管理五常法」的法規和所訂的目標。