2010年4月17日 星期六

告別「義廉恥」的通訊文化 (一)

最近在e-Zone中讀到一篇文章(作者-路迪涼,4As廣告公司創作總監)關於使用社交媒體的社交禮儀,其中一段引起我的同感與回響。其行文風趣率直到題,節錄如下:
Add 人前,請自白
你在Facebook 的玉照比一張郵票還要小,就算是我親生兄弟,我也未必認得出你是誰。說兩句,不,甚至乎是一句話來告訴我你是誰,試問會阻你多少時間?更何況,我的電話簿起碼有六個叫Alan Chan,你怎可指望我認得出或記得起你是那位Alan Chan 呢?」


我經常在Facebook收到加入為「朋友」的要求,當然其中有些是現實世界中已相識的朋友,我會立即「接受」並跟他/她打招呼。有些是Facebook中朋友的朋友,但也有不少是毫不相識的。其中一些要求成為其朋友的人,其英文名字是非常普遍的(例如 John Lee, Peter Chan, Raymond Leung 等),但因其沒說一句話,個人Profile 是空無任何資料的,也沒有相片或有等如無的BB相或很藝術的背影相,根本不知道是誰在邀請我做「朋友」呢。原則上,多交一些「朋友」是不拘的,但我也不是那麼隨便的人,我一定會發信婉轉要求他/她簡介一吓自己,才會接受加入為朋友的,但通常不會收到回應,一星期後我便會正式「拒絕」這「朋友」的無禮要求及作"Case closed"的。

事實上,很多人在日常工作或社交中以電郵、電話或短訊作通訊的時候,不知不覺中也可能表現出以下「無禮」的通訊文化:

  • 當收到別人以電郵附上的活動照片,沒有作任何回覆 -
    很多時候,出席一些活動中,與主禮人、嘉賓合照或集體相,大多數都沒有人會將相片(雖然現時的數碼相片成本甚低)寄回給每位相中人,所以若果能收到相片者,寄件者是特別花工夫做的,是一個負責任的活動主辦者/攝影師,並希望該相片能真正送抵收件人。所以收件人應於收到後立即回覆收到並簡單致謝,才是一個有禮貌和通訊文化的人。

  • 當收到別人給自己的電郵 (自己的名字在"To"欄上),沒有回覆或很遲才回覆 -
    「己所不欲,勿施於人」,這句格言是我每次於「資訊管理五常法」工作坊最後一張Slide 的重點。我通常都問出席的學員:「你發出給別人的電郵,你會期望多少時間可收到對方回應?」,有些人見我這樣問便搶答:「十五分鐘」,我再補充說要現實一點,於是便出現「十二小時內」、「一日」和「看看是否緊急的,通常於當日收到回覆便可」等的答案。我補充說:「這是你期望收到對方回覆的時間,但你通常會於收到別人給你(你的名字在"To"欄上)的電郵,會否於當日/一日/十二小時內回覆呢?」,通常會出現無言以對的情況。
    最後,我與各學員分享我長期使用電郵通訊的體驗,就是有90%的人是遲回覆電郵的,5%的人是絕少/不回覆電郵的(雖然他/她們的名片上印有其個人電郵地址),另外祗有5%的人是能做到快回應的通訊文化,是最令人印象深刻的。我每次都鼓勵學員應用所學的資訊管理技巧和「資訊管理五常法」中的「常自律」,去成為這少數令人留下良好印象的人。當我收到這等極少數快回應的電郵時,我多數會表示感謝其快回應以作鼓勵。

  • 收到電話的留言錄音,沒有儘快回覆或沒有回覆 -
    現代人工作非常忙碌,有些人的電話是很難接通的,多數會聽到:「請留言,我會儘快回覆你」的錄音,但能真正做到當日快回覆的不多,若有急事唯有打多幾次。
    我一向的做法是這樣的,除了必須聯絡上述5% 絕少/不回覆電郵的人一定要打電話外,其餘95%有電郵帳戶的人,如非十分緊急或知道他/她長時間不在電腦旁(現在很多人在外工作時都帶手提電腦或用Black Berry/iPhone等Smartphone並經常可無線上網收發電郵的),我必先以電郵聯絡,並按需要加上「待處理」提示或要求「讀信回條」。若過了一兩天仍沒有回音者,會再重發一次並要求回覆,可是很多時候對方仍不作回應的,打電話給對方也經常在忙線需作留言,令人氣結。

  • 收到短訊,沒有回應或慢回應 -
    原則上,短訊或即時訊息例如WhatsApp是較電郵令收件者容易收到的,發訉人會期望很快會收到回應。雖然電話程式上都有通知收到訉息並標示有多少封未讀訊息,但有些人總是會忽略的,令人覺得很沒禮貌。

  • 任何通訊方式都不予回應或慢回應-
    我遇過幾個朋友,都是高學歷任要職的人,平時見面都是彬彬有禮,但在電郵/短訉/電話的回應上是判若兩人,極難得到回應的,儘管她/他們幾分鐘前仍在Facebook中作各樣的分享,也應懂得在電郵上設定休假通知,及於WhatsApp 上作「忙碌中不便回覆」的Status設置。

上述情況,是可以避免的,因為大部分人都是因為工作太忙,不熟識資訊管理以應付不斷泛濫的資訊而已,並非存心無禮的,祗須學懂有效的資訊管理技巧和應用「資訊管理五常法」,無論是採用零成本的Google Application,或已購置的MS-Outlook、Lotus Notes,加上可作流動辦公用的Black Berry/iPhone/Android 等Smartphone/Tablet,並堅持「學以致用,知行合一」和「常自律」,都能助其提高工作成效,和向「義廉恥」的通訊文化告別呢。

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