2010年4月30日 星期五

給準備參加中小企資訊科技培訓課程M10「資訊管理五常法」準學員的一封信

由製造業創匯商會主辦於生產力促進局大樓舉行的中小企資訊科技培訓課程,共有二十個不同內容的課程,我是負責「管理系列」中的M10 課程  -「資訊管理五常法」的導師,自今年一月開始至今已舉辦了七班。 雖然大部分的參加者都給予這課程很高的評價,從中學到很多實用的資訊管理技巧。但小部分參加者卻因準備不足,未能達到身為導師的我對他們的期望 - 「能於這八小時的工作坊中學識MS-Outlook 的功能、進階應用技巧及正確的通訊文化,並能即學即用,於一個月內成為精通MS-Outlook的用家」

所以由五月分的課程開始,我會特函邀請各準學員詳細閱讀這封信,作好準備,方可出席我主講的「資訊管理五常法」課程。以下是課程的重點介紹及須注意的地方:

課程型式
這是一個八小時的全日課程,以工作坊型式進行,出席學員須自已裝妥MS-Outlook 2003 或 2007 (視乎該課程標明) 並能正常收發電郵的筆記簿電腦上課,以便在課堂間能應用電郵作不同功能的實習。

課程對象:
這課程主要是為應用MS-Outlook 2003/2007 的中小企業東主及行政人員而設計。他/她們公司已購置MS-Outlook 2003或2007並應用在日常工作中,並非對MS-Outlook 毫無認識,祗是像一般用家,僅懂得用其百分之五至二十的功能而已。故此,藉著導師對多項實用功能的講解和應用例子,加上於堂上一些實習,令他/她們對可應用所學的功能及技巧於其自Notebook中的Outlook 及真實數據中,除了容易明白外,更可即學即用,並留下深刻的印象。
但若果參加者並非MS-Outlook的用家,他們日常無論工作及私務,都是用一些免費的Web Mail 例如 Hotmail、Yahoo Mail、Gmail等,或是用免費的 Outlook Express/Windows Mail的,但從未接觸過MS-Outlook,甚至不能自裝妥MS-Outlook這軟件的筆記薄電腦上課的話,則不適合參加這工作坊,因為這八小時的工作坊並非設計給MS-Outlook的初學者,況且沒有電腦及指定軟件立即嘗試所教的技巧,是極困難了解的。

如果祗欲知悉何謂「資訊管理五常法」,可參閱本人有關資訊管理五常法的文章。八小時的工作坊,其中七小時是教授博大精深的MS-Outlook及個案研完,祗有一小時是關於「資訊管理五常法」,因為精通公司的資訊管理系統 (MS-Outlook是最多公司用的資訊管理系統) 是實施資訊管理五常法中重要的步驟。

課程內容:
  • PIM/EIM 簡介及應用資訊管理的好處
  • MS-Outlook 2003/2007各項功能、應用秘技及實用個案研究
  • 精通「電郵」管理進階應用及自動化設定以提升「快回應」的通訊文化
  • 善用「聯絡人」作人脈關係管理及配合類別以Mail Merge 發放eDM
  • 應用「行事曆」以提升個人時間管理及會議安排的效益
  • 遙控「工作」以達致有效的任務管理及項目管理,提升On Time Delivery
  • 環保「記事」方法,「日誌」和 ”Outlook Today” 的妙用
  • Outlook 的封存、備份及修復
  • 「資訊管理五常法」及其好處
  •  如何於企業實施「資訊管理五常法」
其他注意事項:
  • 出席者須確保其自筆記簿電腦的MS-Outlook所裝的電郵帳戶,能於外間收發電郵,特別是發出電郵,請參閱本人關於 您的手提電腦在外間能否發送電子郵件? 的文章。若問題仍不能解決,歡迎儘早於課程前二天聯絡本人以提供協助。
  • 若果不方便用公司的電郵於工作坊實習用者,參加者可安裝私人的Gmail (強烈建議)、Yahoo Mail於Outlook中,請參閱如何在MS-Outlook中安裝Gmail電郵帳戶 - 教學篇
  • 須帶同筆記簿電腦濕電供電器(火牛),以應付八小時的電腦運作。
  • 如果學員公司祗容許員工在外間用Outlook Web Access (OWA)連接上公司伺服器的,請設法裝一個完整的Outlook於自的筆記簿電腦,然後裝一個Gmail 帳戶作堂上實習用。
  • 如果學員日常在外工作時是以VPN登錄公司伺服器的,請裝一個Gmail 帳戶作堂上實習用,因用VPN可能會有一些延遲或不便。
  • 本課程獨家提供一個月內無限次以電郵/電話聯絡導師有關Outlook功能的問題,學員宜於工作坊後儘快按講義內容一一嘗試,應用Outlook 各種功能和應用技巧,如有疑問,可按導師指示求助,務求能於一個月內,精通MS-Outlook。
在過去七班的課程前,本人都花了不少時間去提醒/跟進準學員有關上述須注意的地方,甚至在電話教導他/她們如何安裝電郵帳戶,可惜仍於工作坊中出現以下情況:
  • 部分學員自的筆記簿電腦並非安裝了指定的Outlook 版本,而是Outlook Express、Outlook 2000/2002/2010,或是未經正確啟動/安裝的Outlook 2007的試用版,甚至是來到課室才上網下載的試用版,以致大部分功能不能應用。
  • 大部分學員的Outlook 電郵祗能接收電郵,不能發出電郵,但其電郵帳戶資料(用戶名及密碼、伺服器等)又不記得,欲助無從。
  • 亦有學員沒有帶濕電供電器(火牛),結果其筆記簿電腦的乾電池很快便用光電力。
  • 有些學員不知道這是長達八小時的全日課程,祗能上半日堂,下午便缺席或早退。
  • 有些學員遲到,錯過了一些重要的課程,自已追不上並影響其他人。
  • 有些學員因用OWA或VPN而遇上問題,阻礙學習進度。
  • 有些學員是第一次接觸MS-Outlook,很多基本操作也需導師從旁教導,影響授課進度。
這些情況影響了導師須花三十分鐘以上時間去幫助學員設定電郵帳戶才可以開始課程,及一些額外時間去照顧那些從未用過Outlook的學員,以致須縮減原定課程內容或延遲下課時間。

其實,如果學員能夠留意主辦機構的課程簡介或跟足我在電郵中的「溫馨提示」,便可避免以上情況,但可能大部分人都很忙,不習慣留意細節,和回覆電郵的文化,以致事倍功半。我相信參加過這工作坊的學員,除了應用MS-Outlook技巧方面會有大躍進而提升工作生產力,連個人通訊文化亦會提高呢,因為這是一個資訊管理應用技巧與通訊文化並重的課程。

如有疑問,請即與我聯絡。我希望所有學員都能夠有一個愉快及有價值的課程經歷。

2010年4月25日 星期日

告別「義廉恥」的通訊文化 (二)

上文「Add 人前,請自白」所提的、和「不回覆/遲回覆」的朋友,他們未必全是Facebook 盲或電郵盲,他/她們都懂得用Facebook 和收發電郵的基本知識,在現實生活中與人相處都懂得禮貌,但卻未能將現實世界中的禮儀融入網絡的通訊中,所以會表現出令人覺得無禮的行為。

我在這近十年間,因涉足工商協學會活動需經常與理事、會員、朋友、相關機構人員、政府官員或友會理事等人以電郵通訊,常遇到以下各種情況:
  • 很多人收到電郵後,祗粗略快讀便算,沒有回覆的習慣。就算我於信尾提出要求回覆,也沒上心及行動。多日後也不見回音,儘管特別重發作「溫馨提示」也不獲理會下,祗好打電話給他/她們,不少人說已讀過我發給他/她的電郵,但語氣都帶有「乜要回覆嘅咩?」。
  • 有些人覺得對收到電郵所提出的問題,需要時間(可能需一星期或以上)去處理,然後才可有較實在的回覆,他們不會先回覆知悉,告訴我稍後才會有答覆。令我在等待回覆期間,也不確定對方是否收到電郵,唯有重發電郵或打電話跟進。
  • 有些人表示讀過, 有打算回覆,但因太忙而忘記了。
  • 有些人回覆表示收到了,但對我的電郵中所提的問題完全沒有表示,或沒有完全回答。
  • 少部分人表示沒有收到,於是原信重發,但仍沒有回應,於是打電話跟進,他們便說收到了,祗是未有時間回覆。
  • 有些人給我電郵,要求給予一些資料或意見。每次我都熱心地花工夫去搜尋資料並儘快給予詳細回覆,但卻很長時間也收不到任何回應。我並非期望收到他/她們的致謝,但亦希望我所給予資料或竟見合用。因恐怕電郵發失,經重發及多番跟進,才知道對方早已收到。
  • 與我相熟的朋友都知道我回覆電郵快,因我的iPhone是每日16小時開啟並可收發所有電郵戶口的,但有些朋友卻像對自己的電郵系統沒有信心,發出後不到三分鐘便打電話問我收到未,有時在駕車中收到這種電話,唯有在停車後第一時間從iPhone檢視電郵,原來並非十分緊急的電郵,真令我啼笑皆非呢。
近年更多了在Facebook與朋友溝通,也常遇到以下各種情況:
  • 有些人在Facebook公開徵求意見,但當我給予意見後,卻沒有任何回應。Facebook 不像電郵可推說收不到,訊息立即便登載在其Wall上, 可是總不見其作回應。
  • 經常在Facebook收到一些活動的邀請,對沒有興趣及時間不許可的活動,我習慣立即回覆「不參加」,或儘快確定「將出席」,令對方知悉好作安排。可是,當我有活動須邀請朋友參加的時候,便知道大部分的朋友都很忙,忙到連點擊RSVP作回應也沒有時間,包括一些經常忙於更新其動態、分享其美食、所玩的Facebook 遊戲及勝出紀錄的「朋友」。
從這多年來的通訊中體驗到「知易行難」的道理,無論以電郵、電話或Facebook通訊的朋友,大多數是有學識修養之士,甚至是曾參加我過往舉辦的「個人資訊管理」工作坊的朋友,就算不是資訊管理達人,也絕非「電腦盲」之輩,祗是未能做到「知行合一」,故其通訊文化,不自覺地令人感到很「義廉恥」。

所以我由2009年開始推行「資訊管理五常法」,其中「常自律」的精神,鼓勵人對所學的「資訊管理」技巧及快回應的通訊文化,能做到「知行合一」和多為他人設想,並為自已的電郵和Facebook帳戶負責,也尊重自己於Facebook的朋友。

有些公司客戶找我為其公司員工提供「MS-Outlook 的應用技巧」培訓,我都推介「資訊管理五常法」方案,藉這品質改善活動,進行全員培訓,除了令其員工精通公司已設置的資訊管理系統以提高工作生產力, 並曉得正確的通訊文化,包括以下各項:
  • 負責任的文化 -
    1) 為自己的電郵帳戶負責,經常檢視郵箱。
    2) 無論電郵、會議邀請、工作指派等,都會於即日儘快回應。
    3) 若有電郵需時處理後才能作完滿回覆,也會於即日先回應對方知悉其電郵,並告之將 於何時會作完滿回覆。
    4) 學習並精通公司的資訊管理系統,並正確使用各項功能。

  • 為他人設想的文化 -
    1) 回覆電郵前,會考慮是否需將原來電郵在副本欄中所有的人,都包括在這電郵中 (Reply All) ,其實很多時候,祗須回覆發信人便可(Reply),以免浪費其他人的時間。
    2) 細心回覆電郵確保沒有遺漏對方所問的問題。
    3) Lotus Notes的用戶,會小心考慮是否選用"Reply with attachment"的功能,以免發出附件的人或/及其他收件人,須收多一次該附件,既阻礙他人時間及郵箱數據限額,並浪費網絡資源。
    4) 留意附件的檔案大小,會應用電郵系統可將隨附圖片大小自動減細的功能,以免引致 他人的郵箱超出數據限額。
    5) 不濫用「副本 」、「索取讀信回條」及「待處理提示」旗幟的電郵功能。
    6) 撰寫電郵經常保持禮儀、精簡和切合主旨的內容。
    7) 採用較大及容易閱讀的字體。
    8) 發電郵選用「連絡人」或「通訊群組清單」,避免誤發或漏發電郵,影響他人。

  • 自律的文化
    1) 經常更新個人行事曆,準時出席會議/約會。
    2) 支持環保,如非必要,不列印電郵。
    3) 每天上班開電腦後首先檢視Outlook Today作為工作計劃的概覽,下班關閉電腦前也檢 視Outlook Today,為明日的工作計劃作準備。
    4) 遵守「資訊管理五常法」的法規和所訂的目標。

因為推行「資訊管理五常法」會在公司組織「資訊管理五常法委員會」,推動及監察執行進度及獎賞達標者以作持續改善,故成功機會及成效遠比祗培訓員工應用MS - Outlook的技巧為高,並可真正告別「義廉恥」的通訊文化和提升企業競爭力呢。

2010年4月17日 星期六

告別「義廉恥」的通訊文化 (一)

最近在e-Zone中讀到一篇文章(作者-路迪涼,4As廣告公司創作總監)關於使用社交媒體的社交禮儀,其中一段引起我的同感與回響。其行文風趣率直到題,節錄如下:
Add 人前,請自白
你在Facebook 的玉照比一張郵票還要小,就算是我親生兄弟,我也未必認得出你是誰。說兩句,不,甚至乎是一句話來告訴我你是誰,試問會阻你多少時間?更何況,我的電話簿起碼有六個叫Alan Chan,你怎可指望我認得出或記得起你是那位Alan Chan 呢?」


我經常在Facebook收到加入為「朋友」的要求,當然其中有些是現實世界中已相識的朋友,我會立即「接受」並跟他/她打招呼。有些是Facebook中朋友的朋友,但也有不少是毫不相識的。其中一些要求成為其朋友的人,其英文名字是非常普遍的(例如 John Lee, Peter Chan, Raymond Leung 等),但因其沒說一句話,個人Profile 是空無任何資料的,也沒有相片或有等如無的BB相或很藝術的背影相,根本不知道是誰在邀請我做「朋友」呢。原則上,多交一些「朋友」是不拘的,但我也不是那麼隨便的人,我一定會發信婉轉要求他/她簡介一吓自己,才會接受加入為朋友的,但通常不會收到回應,一星期後我便會正式「拒絕」這「朋友」的無禮要求及作"Case closed"的。

事實上,很多人在日常工作或社交中以電郵、電話或短訊作通訊的時候,不知不覺中也可能表現出以下「無禮」的通訊文化:

  • 當收到別人以電郵附上的活動照片,沒有作任何回覆 -
    很多時候,出席一些活動中,與主禮人、嘉賓合照或集體相,大多數都沒有人會將相片(雖然現時的數碼相片成本甚低)寄回給每位相中人,所以若果能收到相片者,寄件者是特別花工夫做的,是一個負責任的活動主辦者/攝影師,並希望該相片能真正送抵收件人。所以收件人應於收到後立即回覆收到並簡單致謝,才是一個有禮貌和通訊文化的人。

  • 當收到別人給自己的電郵 (自己的名字在"To"欄上),沒有回覆或很遲才回覆 -
    「己所不欲,勿施於人」,這句格言是我每次於「資訊管理五常法」工作坊最後一張Slide 的重點。我通常都問出席的學員:「你發出給別人的電郵,你會期望多少時間可收到對方回應?」,有些人見我這樣問便搶答:「十五分鐘」,我再補充說要現實一點,於是便出現「十二小時內」、「一日」和「看看是否緊急的,通常於當日收到回覆便可」等的答案。我補充說:「這是你期望收到對方回覆的時間,但你通常會於收到別人給你(你的名字在"To"欄上)的電郵,會否於當日/一日/十二小時內回覆呢?」,通常會出現無言以對的情況。
    最後,我與各學員分享我長期使用電郵通訊的體驗,就是有90%的人是遲回覆電郵的,5%的人是絕少/不回覆電郵的(雖然他/她們的名片上印有其個人電郵地址),另外祗有5%的人是能做到快回應的通訊文化,是最令人印象深刻的。我每次都鼓勵學員應用所學的資訊管理技巧和「資訊管理五常法」中的「常自律」,去成為這少數令人留下良好印象的人。當我收到這等極少數快回應的電郵時,我多數會表示感謝其快回應以作鼓勵。

  • 收到電話的留言錄音,沒有儘快回覆或沒有回覆 -
    現代人工作非常忙碌,有些人的電話是很難接通的,多數會聽到:「請留言,我會儘快回覆你」的錄音,但能真正做到當日快回覆的不多,若有急事唯有打多幾次。
    我一向的做法是這樣的,除了必須聯絡上述5% 絕少/不回覆電郵的人一定要打電話外,其餘95%有電郵帳戶的人,如非十分緊急或知道他/她長時間不在電腦旁(現在很多人在外工作時都帶手提電腦或用Black Berry/iPhone等Smartphone並經常可無線上網收發電郵的),我必先以電郵聯絡,並按需要加上「待處理」提示或要求「讀信回條」。若過了一兩天仍沒有回音者,會再重發一次並要求回覆,可是很多時候對方仍不作回應的,打電話給對方也經常在忙線需作留言,令人氣結。

  • 收到短訊,沒有回應或慢回應 -
    原則上,短訊或即時訊息例如WhatsApp是較電郵令收件者容易收到的,發訉人會期望很快會收到回應。雖然電話程式上都有通知收到訉息並標示有多少封未讀訊息,但有些人總是會忽略的,令人覺得很沒禮貌。

  • 任何通訊方式都不予回應或慢回應-
    我遇過幾個朋友,都是高學歷任要職的人,平時見面都是彬彬有禮,但在電郵/短訉/電話的回應上是判若兩人,極難得到回應的,儘管她/他們幾分鐘前仍在Facebook中作各樣的分享,也應懂得在電郵上設定休假通知,及於WhatsApp 上作「忙碌中不便回覆」的Status設置。

上述情況,是可以避免的,因為大部分人都是因為工作太忙,不熟識資訊管理以應付不斷泛濫的資訊而已,並非存心無禮的,祗須學懂有效的資訊管理技巧和應用「資訊管理五常法」,無論是採用零成本的Google Application,或已購置的MS-Outlook、Lotus Notes,加上可作流動辦公用的Black Berry/iPhone/Android 等Smartphone/Tablet,並堅持「學以致用,知行合一」和「常自律」,都能助其提高工作成效,和向「義廉恥」的通訊文化告別呢。

2010年4月10日 星期六

3D 立體電視熱潮

一齣《阿凡達》正式帶起一股3D 立體電影熱潮,根據Insight Media的報導,全世界已有約6,500家劇院可以放映3D立體電影,另外還有約8,700家3D立體電影劇院正在興建中,在此風潮帶動下更加鼓舞未來電影的發行將會同時考慮3D立體版本的製作,更加確立3D立體電影未來的地位。

除了電影界之外,隨美國CES消費電子展當中展出大熱的3D LCD TV,可想而知3D LED TV、3D Blu-ray播放機、3D家庭影院、周邊產品及3D 電視節目、視訊內容,將會陸續面世。我也於早前欣賞過《阿凡達》,令我對3D立體電影留下深刻的印象,並期待可用3D 立體電視可安坐家中欣賞3D 影片。

踏入四月分,3D 立體家庭影音設備的市場消息及廣告便鋪天蓋地出現在報章、雜誌、網頁和電視,日韓三大影音品牌 Sony、JVC及Samsung 都推出了其3D 立體電視和藍光3D播放機。

Sony發佈的最新3D高清電視LX900系列,訂於今年六月首先在日本推出然後作全球銷售,具有集成3D功能,尺寸包括60、52、46和40吋,採用全高清1080p(1920×1080)的LED背光液晶面板,採用新的單片設計,及Motionflow 240Hz技術,有助于快速內容的呈現。同時,其內建的240Hz技術,也降低了混合分配給左、右眼的圖像3D內容。配備的BRAVIA第三代引擎全數碼視頻處理器,採用了增強型算法收集大幅降低噪音,提高整體形象的細節,優化對比等每一個現場製作出清晰,充滿活力,逼真的圖像。另外,還擁有非常強大的網絡功能,方便用家使用有線或無線網絡,串流媒體點播視頻、音樂和欣賞圖片,同時,也可以完成網頁瀏覽和Twitter、 Flickr等各種功能。

Sony於 2010 年消費性電子展(CES 2010)展前發表會中,正式確認 PS3 將透過系統軟體更新方式全面支援集團重點訴求的 3D 立體顯示多媒體影音娛樂功能。Sony 確認市面上所有 PS3 都可以透過系統軟體更新支援 3D 立體顯示內容,包括遊戲、下載影片與 3D 版 BD 影片等。現場並展示包括《阿凡達》、《Super Stardust HD》、《跑車浪漫旅》等多款開發中 PS3 3D 立體遊戲。身為PS3的用家,這消息令我感到興奮。

根據頭條日報報道,JVC 祗推出一款46"的型號GD-463D10的3D顯示器 (沒有內置電視接收器) ,訂價HK$71,000,價錢不便宜。

Samsung 則推出了7系列的40"、46"及55" 的3D iDTV及一部3D 藍光播放機,訂價便大眾化得多,46"的 型號UA46C7000WMXZK 約售HK$24,200,55"的型號UA55C7000WMXZK 約售HK$40,100,3D 藍光播放機型號BD-C6900 約售HK$3,470。昨天出席友好協會週年晚宴前,專程到銅鑼灣時代廣場二樓Samsung的路展親身感受這劃時代新產品。

Samsung 路展除了展示了7系列的40"、46"及8系列的46" 3D iDTV,還包括有了3D藍光碟播放器、別具風格的3D主動式快門眼鏡、以及藍光光碟的3D立體影片。

7系列具有Samsung的200Hz流暢倍增技術以及專有的內建3D立體處理器。當不是以3D立體模式觀賞時,只需按一個按鈕,就會變回市面上最佳效能的高解像度電視HDTV。為了克服內容不足的問題,其內建即時2D-3D影片轉換系統,只要按下遙控器按鈕,就能把一般2D的影片(藍光影片、電視節目和動畫遊戲)切換成3D效果。

除了看3D影片之外,亦具備Internet@TV網絡電視功能,用家可以直接透過電視連上YouTube ( Facebook、Yahoo!稍後可上)等網站,並且透過“All Share”功能,與親朋好友分享影片、照片、用戶也可下載一些Apps例如Skype電視電話等內容。透過USB錄影功能,可下載高清電視節目錄於外置硬碟或USB儲存手指中,播放時按遙控2D-3D影片轉換系統,欣賞模擬3D效果的影片,效果令人滿意,性價比也很高。

8系列有46"和65" 3D iDTV,可惜 65"型號仍未到港,未能一試 65" 大畫面3D 電視的震撼效果呢。

下星期有機會,將參觀JVC及Sony的3D  TV的展示,看看是否物有所值,及查詢Panasonic 的3D iDTV 是否已來港,先作比較才作購買的考慮。2010年是3D 電視年,其他品牌的3D 家庭影音設備將排隊登陸香港,真令人期待。

2010年4月1日 星期四

MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (二) 該封存的封存了,不該封存的封存不了

根據五常法凊神,沒有用的東西須除掉,所以不要將沒有用的項目封存(搬移至封存資料夾),而是須作清除啊。

我在這教學篇(一)中提及,Outlook 2003/2007 的數據總容量有20Gb(較2000/2002版本及Outlook Express/Windows Mail多十倍),但都會有「爆棚」的一天。根據Outlook專家意見,若果要Outlook運作暢順,須控制其 E-mail 功能(Outlook有六種功能,E-mail祗是其中一種而已)中資料夾總數據量不可超過5Gb,而 Inbox 不可超過3Gb。

除了應用Tools->Options->Other中的[AutoArchive] 、個別資料夾的[AutoArchive]及個別電郵的[Do-not-archive]設定後,可經File ->Archive執行封存外,也可以經 [清除信箱](Mailbox Cleanup) 來作為個人資料夾「瘦身」及封存的。 現以Outlook 2007作說明:

按[工具]Tools->[清除信箱]Mailbox Cleanup 進入Mailbox Cleanup 對話方塊 ,執行以下任何一項( 以下項目數字對照右圖紅色數字)。
  1. 欲檢視您的信箱以及信箱中個別資料夾的大小,可按[View Mailbox Size...] 。
  2. 若要尋找舊的項目,請選取 [尋找項目 - 早於 n 天] 並輸入一個介於 1 和 999 之間的數字,或若要尋找大型項目,請選取 [尋找項目 - 超過 n KB] 並輸入一個介於 1 和 9999 之間的數字,然後按一下 [Find] 。
  3. 若要將您信箱中較舊的項目移至封存個人資料夾檔案 (.pst),請按一下 [AutoArchive] 。
  4. 若要檢視您的 [刪除的郵件] 資料夾大小,請按一下 [View Deleted ItemsSize...] 。
  5. 若要清空您的 [刪除的郵件] 資料夾,請按一下 [Empty]永久刪除存於[Deleted Items]資料夾中的項目。
  6. 按[Close] 離開Mailbox Cleanup 對話方塊。
舊項目是指:
  1. 在個別資料夾中之舊項目設定(俱優先權)
  2. 在預設的 AutoArchive Settings 設定的存留期(天/週/月)之外的項目。
當郵件達到您在 [自動封存] 對話方塊中指定的「期限」設定時,系統會將舊項目(郵件)移動到封存資料夾。期限是根據您有多久沒處理郵件而定。也就是說,期限是根據郵件上次的「修改」日期而定。下列動作會變更郵件的修改日期 (及時間),因此會影響郵件被封存的時間,這些動作包括了:

轉寄
回覆
全部回覆
編輯和儲存
移動
複製

如果您覺得某封郵件應該已被封存,但卻沒有,可能是因為您曾轉寄、回覆,或執行上述的其他動作,而變更了日期。

其實,清除沒有用的項目還可以採用以下方法:
  1. 設定[刪除的郵件](Deleted Items)的資料夾中的AutoArchive為[Do-not archive] ,並定期清空。
  2. 正確設定及應用Outlook的「圾圾郵件篩選器」(Junk E-mail) 和善用「規則與通知」(Rules & Alert) 去處理垃圾郵件,須將[垃圾郵件]資料夾的AutoArchive設定為[Do-not archive] ,並定期清空。
  3. 沒有需要保留的郵件,例如Facebook的信息、新聞、eDM等,可用「規則與通知」(Rules & Alert) 去作自動分信至預先設定為Do-not Archive的資料夾,並定期清空。
  4. 有些郵件的附件檔案很大,若沒有保留價值者可即時刪除,否則可另存新檔至「我的文件夾」作保存,然後從Outlook中刪除。
希望這兩篇關於MS-Outlook中的封存文章,給大家一個較清晰的概念,並能做到: 該封存的封存了, 不該封存的封存不了。


延伸閱讀:

MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (一)