如何在MS-Outlook中安裝Gmail電郵帳戶 - 教學篇

我於每次「資訊管理五常法工作坊」課程前幾天都須忙於聯絡已報名參加的準學員，以確保他/她們會帶同已裝妥MS-Outlook和電郵帳戶的手提電腦出席工作坊，以便於課堂中經電郵接收我發給他/她們的練習，並經電郵發回其作業給我，藉實習去感受和了解Outlook各種實用資訊管理技巧 。但是，部分準學員是用Web based的Gmail電郵，並不曉得如何在MS-Outlook中安裝Gmail電郵帳戶。

其實 Outlook 是可以安裝多個電郵帳戶 的，無論公司的電郵、私人的Gmail/Yahoo/Hotmail，及互聯網供應商的電郵(例如Netvigator)等，統統都可以安裝在同一Outlook中，作一站式管理。 在此與大家講解有關於Outlook中設定Gmail的POP/IMAP電郵的方法如下：

(一) 須先在Gmail中作的設定(以下項目數字對照右圖紅色數字)：

1. 首先開啟Gmail，點擊右上角的[設定]進入設定頁，然後點選[轉寄和POP/IMAP]進入如右圖設定頁
2. 在[POP下載]部分中，按需要點選[狀態] 以啟動POP功能：
3. 
   
    * 點選 [對所有郵件啟用POP功能] 會於Outlook下載所有於Gmail中包括已經下載的郵件，視乎多少已經下載的郵件，可能需幾小時的下載時間。 
4. 
   
   點選[對現在起所收到的郵件啟用POP功能]，祗會由儲存設定後起新存取的郵件啟用POP功能。
5. 
   
   選擇[當郵件以POP存取後]：
   * 在Web base的Gmail收件匣中保留郵件的副本(建議選用此方式)。
   * 在Web base的Gmail封存中保留郵件副本。
   * 刪除郵件副本 ，於Web base的Gmail中不保留郵件副本 。
6. 
   
   於Outlook中設定電子郵件帳戶(可點擊[設定指示]顯示有關設定步驟)
7. 
   
   點擊[儲存變更]完成設定並離開。

如欲於Outlook中以IMAP制式收發Gmail郵件，可於上述步驟 1. 後跳至[IMAP存取]：

    7.  點選[啟用IMAP]，然後點擊[儲存變更]完成設定並離開。

(二) 在Outlook中的設定POP件帳戶 (以Outlook 2003為例)

1. 開啟 Outlook,  按一下 [工具] 選單，然後選取 [電子郵件帳號...]。
2. 選取 [新增電子郵件帳號]，然後按 [下一步]。
3. 按一下圓形按鈕，選擇 [POP3] 做為您的伺服器類型，然後按 [下一步]。
4. 填寫所有必要的欄位以加入下列資訊：
   * 使用者資訊
   * 您的名稱：輸入您想要顯示於外寄郵件之 [寄件者：] 欄位中的名稱。
   * 電子郵件地址：輸入您的完整 Gmail 電子郵件地址 (username@gmail.com)
   * 伺服器資訊
      內送郵件伺服器 (POP3)： pop.gmail.com
      外寄郵件伺服器 (SMTP)： smtp.gmail.com
   * 登入資訊
      使用者名稱：輸入您的 Gmail 使用者名稱 (包含 @gmail.com)
      密碼：輸入您的 Gmail 密碼
5. 按一下 [其他設定...]，然後按一下 [外寄伺服器] 標籤。
   * 勾選 [我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證] 旁邊的方塊，然後選取 [使用與內送郵件伺服
      器相同的設定]。
   * 按一下 [進階] 標籤，然後勾選 [內送伺服器 (POP3)] 之下 [此伺服器需要加密連線 
      (SSL)]  旁邊的方塊。[內送伺服器 (POP3)] 方塊中輸入995。
   * 勾選 [外寄伺服器 (SMTP)] 之下 [此伺服器需要加密連線 (SSL)] 旁邊的方塊，然後在
      [外寄伺服器 (SMTP)] 方塊中輸入 465。
   .* 勾選[傳送] 在伺服器上保留一份郵件複本，並勾選[超過下列天數後就從伺服器移除]的天數。
6. 按一下 [確定]。
7. 按一下 [測試帳戶設定...] 在收到 [恭喜！ 所有測試已成功完成] 後，按一下 [關閉]。
8. 按 [下一步]，然後按一下 [完成]。
9. 完成設定Outlook的Gmail帳戶
   可以開始傳送及接收 Gmail 郵件， 在[收件匣]中會收到剛才測試的郵件呢。

(三)  在Outlook中的設定IMAP郵件帳戶 (以Outlook 2003為例)

1. 開啟 Outlook, 按一下 [工具] 選單，然後選取 [電子郵件帳號...]。
2. 選取 [新增電子郵件帳號]，然後按 [下一步]。
3. 按一下圓形按鈕，選擇 [IMAP] 做為您的伺服器類型，然後按 [下一步]。
4. 填寫所有必要的欄位以加入下列資訊：
   * 使用者資訊
   * 您的名稱：輸入您想要顯示於外寄郵件之 [寄件者：] 欄位中的名稱。
   * 電子郵件地址：輸入您的完整 Gmail 電子郵件地址 (username@gmail.com)
   * 伺服器資訊
      內送郵件伺服器 (IMAP)： imap.gmail.com
      外寄郵件伺服器 (SMTP)：smtp.gmail.com
   * 登入資訊
      使用者名稱：輸入您的 Gmail 使用者名稱 (包含 @gmail.com)
      密碼：輸入您的 Gmail 密碼
5. 按一下 [其他設定...]，然後按一下 [外寄伺服器] 標籤。
   * 勾選 [我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證] 旁邊的方塊，然後選取 [使用與內送郵件伺服
      器相同的設定]。
   * 按一下 [進階] 標籤，然後勾選 [內送伺服器 (IMAP)] 之下 [此伺服器需要加密連線SSL)] 旁邊的方塊。[內送伺服器 (IMAP)] 方塊中輸入993。
   * 勾選 [外寄伺服器 (SMTP)] 之下 [此伺服器需要加密連線 (SSL)] 旁邊的方塊，然後在
      [外寄伺服器 (SMTP)] 方塊中輸入 465。
6. 按一下 [確定]。
7. 按 [下一步]，然後按一下 [完成]。  
8. 完成設定Outlook的Gmail帳戶 , 可以開始傳送及接收 Gmail 郵件。

注意：在同一Outlook下，不可同時安裝POP及IMAP，以免產生混亂。

IMAP (Internet Message Access Protocol) 與 POP (Post Office Protocol) 有何不同？
 
與 POP 不同， IMAP 可提供Web base 的Gmail 和Outlook間的雙向通訊。 這表示當您使用網頁瀏覽器登入 Gmail 時，您在Outlook和行動裝置上執行的動作 (例如， 將郵件放在 work 資料夾中) 將會即時且自動出現並更新於 Gmail 中 (例如， 已在該電子郵件上具有 work 標籤)。
 
此外，IMAP 可提供更好的方式，從多個裝置存取郵件。 如果您在工作時檢查電子郵件、在行動電話上檢查，並再次於家中檢查時，IMAP 能確保您在任何指定時間、從任何裝置都可以存取新郵件及即時更新。
 
最後，整體而言，IMAP 可提供更穩定的經驗。 有鑑於 POP 容易遺失郵件或多次下載相同郵件，IMAP 能透過其在郵件用戶端與 Web base的 Gmail 間雙向同步的功能來避免此缺點。