2010年3月19日 星期五

MS-Outlook 中的封存- 教學篇 (一)

在我的「資訊管理五常法」工作坊中,當介紹到MS-Outlook概觀時,都提及不同版本的Outlook,其數據容量(即其個人資料夾 PST 總容量)大小是有分別的:
  • Outlook 2000/2002 - 2Gb (Outlook Express/Windows Mail 都祗是 2Gb)
  • Outlook 2003/2007 - 20Gb
  • Outlook 2010 - 50 Gb
所以若果你或貴公司已購買了Outlook2003/2007但荒棄不用而用了免費的Outlook Express 或Windows Mail的話,除了浪費了有金錢價值及實用價值的Outlook2003/2007、和浪費了寶貴的時間於工作生產力低落外,並因為系統數據總容量祗得2Gb,並不能應付現今商業社會對資訊應用的需求,很快便會因數據超額而致Outlook 運作不暢順甚至停頓。當然,若能作適切的「封存」數據,便可解決Outlook不暢順甚至停頓的問題。
其實,Outlook 2003/2007 的數據總容量有20Gb(較2000/2002版本及Outlook Express/Windows Mail多十倍),但都會有「爆棚」的一天。根據Outlook專家意見,若果要Outlook運作暢順,須控制其 E-mail 功能(Outlook有六種功能,E-mail祗是其中一種而已)中資料夾總數據量不可超過5Gb,而 Inbox 不可超過3Gb。
所以適切的數據「封存」(Archive)行動是必需的,以下是以MS-Outlook 2007 作示範及詳細解釋:

整體自動封存(AutoArchive)的預設 (Default Setings)
在Oulook中按 Tools -> Options -> Other 進入 AutoArchive設定頁,以下項目數字對照右圖紅色數字:
  1. 啟動或關閉「自動封存」及選擇自動執行的日數。
  2. 自動封存執行前先徵詢是否進行或跳過。
  3. 自動封存進行刪除電郵資料夾中過期項目。(如無需要,勿點選此項)
  4. 自動封存進行期間封存或刪除舊項目。
  5. 封存後在郵件資料夾清單中顯示封存資料夾。
  6. 設定清除多少日/週/月前的舊項目。
  7. 將舊項目搬至Outlook預定資料夾或按Browse選擇其他資料夾,例如C碟機外的其他位置。
  8. 可選擇永久刪除舊項目,例如用於自動刪除RSS資料夾中的舊網誌/網頁資訊。
  9. 點擊這按鈕開始施行這自動封存的設定於所有資料夾,個別資料夾的封存設定會被取代
  10. 備注有關個別資料夾的不同封存設定的方法。
  11. 如在Exchange Server環境下,網絡管理員設定的保存政策會取代上述設定。
  12. 最後按OK完成設定並離開。

個別資料夾的自動封存預設在郵件資料夾清單中按著個別資料夾,右點擊 「內容」(Properties),選「自動封存」(AutoArchive)分頁,以下項目數字對照右圖紅色數字:

  1. 點選此設定不要為這資料夾作封存。
  2. 點選上述預設(Default Settings)為這資料夾項目作封存。
  3. 點擊此瀏覽預設封存設定詳情。
  4. 點選此用以下設定去為這資料夾作封存。
  5. 設定清除多少日/週/月前的舊項目。
  6. 將舊項目搬至預定封存資料夾。
  7. 將舊項目搬至Outlook預定資料夾或按Browse選擇其他資料夾,例如C碟機外的其他位置。
  8. 點選此可選擇永久刪除舊項目。
  9. 如在Exchange Server環境下,網絡管理員設定的保存政策會取代上述設定。
  10. 最後按OK完成設定並離開。
個別資料夾的自動封存預設會較整體自動封存的預設俱較高的優先權,在執行封存時Outlook會先按個別資料夾的設定執行封存,如果個別資料夾已設定不作封存的話,Outlook便不會為該資料夾的項目作封存。

如在自動封存AutoArchive 設定中,按下"Apply these settings to all folders now" ,便會將自動封存的設定實施於所有資料夾,包括個別資料夾所作的封存設定也被取代。

啟動自動或手動封存項目

自動封存預設會開啟,在排定的時間間隔自動將舊項目移動到封存的位置。可是,您可以手動將封存項目移動到您指定的位置。

在 File 功能表中,按一下 Archive進入執行Archive設定頁,以下項目數字對照右圖紅色數字:

  1. 點選此將依照預設AutoArchive設定進行封存,跳至項目6開始執行封存行動。或
  2. 點選此將封存所選資料夾及所有的子資料夾。
  3. 然後在 [封存郵件早於] 下方指定日期。
  4. 如果您要覆寫之前的設定,不要自動封存特定項目,請選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 核取方塊。如果您在這個程序中選取手動封存這些項目,這些項目會歸為 [不要自動封存] 設定,除非您未來再次手動覆寫該設定。
  5. 存放封存檔案的預設位置,或按Browse另選其他資料夾,例如C碟機外的其他位置。
  6. 按OK開始執行封存行動。 

郵件設定 Do not AutoArchive

若果有些郵件不需封存,可作個別郵件的封存設定。以下項目數字對照右圖紅色數字:
  1. 開啟不需作封存的郵件,點選最左上角的Microsoft Office Button,點選 [Properties]。
  2. 點選 [Do not AutoAhive this item]。
  3. 點擊OK 完成設定並離開。
作了這設定後,Outlook便不會為這郵件作封存,除非您於上述手動封存啟動中點選[ Include items with "Do not AutoArchive" checked].

顯示封存資料夾

如在整體自動封存已選擇「封存後在郵件資料夾清單中顯示封存資料夾」者,封存後在郵件資料夾清單中便會顯示封存資料夾及有關子資料夾,否則可按File -> Open -> Outlook Data File ,在Outlook資料夾或其他存放封存檔案的資料夾下點擊Archive.pst,便可將封存資料夾顯示於郵件資料夾清單中 。

關閉封存資料夾

在郵件資料夾清單中按Archive Folder,右點擊然後選 Close "Archive Folder" 便可關閉封存資料夾。

還原封存項目

如有需要,可採用以下任一方法還原封存項目:
  • 從封存的位置將所有封存的項目複製到項目的原始資料夾

    1) 在 [File] 功能表上,按一下 [Import and Export]。
    2) 按一下 [Import from another program or file],再按 [Next]。
    3) 按一下 [Personal Folder File (.pst)],再按 [Next]。
    4) 在 [File to import] 方塊,將路徑中的預設檔名從 backup.pst 變更成匯入來源的封存檔名稱。或者,按一下 [Browse],找到您的匯入來源檔案。
    5) 在 [Options] 下方指定您要 Outlook 處理重複項目的方式。
    6) 按一下 [Next]。
    7) 按一下匯入來源資料夾。根據您的需求,選取 [Include Sub-folders] 核取方塊。
    8) 選取 [Import items into the following folders] 選項,然後按一下與匯入來源資料夾同名的資料夾。
    9) 按一下 [Finish]。
  • 從封存的位置將所有封存的項目複製到新的資料夾
    1) 在 Outlook 中,建立要放置複製封存項目的新資料夾。
    2) 按一下新資料夾。
    3) 在 [FIle] 功能表上,按一下 [Import and Export]。
    4) 按一下 [Import from another program or file],再按 [Next]。
    5) 按一下 [Personal Folder File(.pst)],再按 [Next]。
    6) 在 [File to import] 方塊,將路徑中的預設檔名從 backup.pst 變更成匯入來源的封存檔名稱。按一下 [Next] 或者按一下 [Browse],找到您的匯入來源檔案。
    7) 指定您要 Outlook 處理重複項目的方式。 按一下 [Next]。
    8) 按一下匯入來源資料夾。根據您的需求,按一下 [Include Sub-folder]。
    9) 選取 [Import items to current folder] 選項。
    10) 按一下 [Finish]。
  • 從封存的位置將個別項目移動到項目的原始資料夾或新的資料夾
    1) 在 [Go] 功能表上,按一下 [Folder List],按一下 [Archive Folders] (或封存位置所使用的名稱)。
    2) 按一下包含您想要移動之項目的資料夾。
    3) 選取您要移動的項目,然後將這些項目拖曳到 [資料夾清單] 中的原始資料夾,或拖曳到另一個資料夾。
可封存項目的類型



延伸閱讀:





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