2009年12月24日 星期四

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (二)

 2. 另外有任職大企業高層的朋友表示:「我每日收到超過二百封電郵,經常需開會及外出工作,雖然工作超過十小時,其中三分一時間需處理電郵,感到十分吃力。在工作坊中得知Outlook有很多自動化功能可提升處理電郵的效率,但我因太忙沒時間試用至融會貫通,可否請您再詳細講解一下?」

是的,Outlook有很多自動化功能,祗要靈活運用,定可提升處理電郵的效率,以下是我給您的建議:
  • 因閣下是管理高層,難免會收到很多電郵副本。對比那些致送給您和需回覆的電郵,緩急性較低,可建立一個取名「副本 」(或CC)的資料夾,放於<我的最愛資料夾>中,並建立一個「規則」- 凡您的名字在副本欄中的新電郵,除了於電郵中提及您的名字者外,一律自動移至該資料夾。這樣,您的Inbox可減少50%,待處理完Inbox的電郵才閱讀副本電郵。
  • 如果您有訂閱一些電子新聞/快訊/Blog等,及擁有一些社群(例如Facebook),每日都會收到一些電郵,緩急性也較低,也可建立例如"News"和"Facebook"的資料夾,放於<我的最愛資料夾>中,並建立相應的「規則」,當收到這類電郵,一律自動移至該資料夾,待有空閒的時間才閱讀。這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
  • 如果閣下公司的IT部門已於系統將垃圾郵件攔截,以至無垃圾郵件可進入您的Inbox,那是最好的,不然,您須自行充分應用Outlook的垃圾郵件篩選器,每遇到漏網的垃圾郵件,便須將其加入「黑名單」。如遇到經常變更IP地址的垃圾郵件,便需建立規則 - 凡主旨或內容有垃圾字句者,一律自動移至「垃圾郵件資料夾」中。 這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
  • 應用以上方法,令您的Inbox祗會收到以下須回覆或須關注的電郵:
         - 僅致送給您的
         - 來自您的上司的
         - 來自重要客戶的
         - 來自其他的
         - 副本電郵,但內容有提及您的名字的
         - 新的垃圾郵件,須加入「黑名單」的
    可應用「組合管理」以不同顏色顯示,以便按緩急次序選讀。
  • 此外,可按需要建立各式「搜尋資料夾」並放置於「我的最愛資料夾」中,以便隨時按鍵找出所有相關電郵,減省搜尋時間。



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