給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (三)

 3. 有一位從事保險業顧問的朋友，表示參加了我於2007年舉辦的PIM工作坊後，隨即實習並應用Outlook中各項功能，覺得除了令工作效率增加之外， 其快回應的通訊文化，亦令他在客戶及潛在客戶中顯得較為特出和更有誠信。他經常在其團隊同事間推廣PIM的好處，並將我曾寫給各學員朋友的一些PIM應用分享內容在其網頁中登出，希望可幫助其他人。

其實，除了保險行業很重視與人溝通，與客戶及潛在客戶經常保持聯繫，高效率和快回應會給人留下深刻印象，間接幫助提升其生意的成功機會，其他行業的從業人員，無論是市場銷售、人力資源、工程研發、品質保證等行政人員，在與業務伙伴或朋輩間通訊，高效率和快回應也會凸顯其與眾不同的優點呢。

我在工作坊中經常提及在現今資訊發達的時代，有百分之九十的電郵戶口擁有者是慢回應、百分之五是無回應、祗有百分之五是快回應的。能做到快回應的人和經常無回應的人，都是容易令人記得的，當然會對快回應的人特別有好感。

4.  另有一位提供 IT 技術服務公司的老闆，於2007年參加了我舉辦的PIM工作坊，才知道其公司一直沿用的MS-Outlook/Windows SBS 原來很多功能是極適合其公司應用的，於是派遣其公司的總監/項目經理/顧問等人員參加我其後舉辦的工作坊作全民培訓，積極於其公司推行企業資訊管理方案。除了應用電郵各種自動化技巧、以「行事曆」召開會議、充分應用「聯絡人」作人脈關係管理、更應用「工作」去分派各項任務予經常外出工作和不同地域的總/子公司的員工，方便遙距跟進繁多的項目。
這位朋友最近告訴我，因所有同事都充分了解Outlook的功能並領略其好處，亦遵守網絡禮儀及回應的規則，現在其公司已成功全面運行這企業資訊管理方案，建立高效率的通訊文化，生意在金融海嘯的環境下，仍有穩定的增長呢。


我希望以上四個個案能給大家一些啟發，並願意分享我的意見如下：

1. 第一及第二個案的學員朋友是打工一族，個人從PIM工作坊中得知Outlook的資訊管理功能，但其服務機構大部分同事卻祗是沿用Outlook的基本電郵功能，他/她們也沒有時間及動力去推動全公司應用Outlook的其他可提升工作效率的先進功能，他/她們對某些功能應用有疑問的時候，也沒有可互相研究的同事。總括來說，知易行難，受客觀環境影響下，每天都在使用的資訊管理系統Outlook的小部分功能，故未能為他/她們大幅度提升工作生產力和通訊文化。
2. 第三個案的學員朋友是營運自已個人的生意，深明知識創造財富之道、珍惜所學的資訊管理技巧並能做到學以致用，最難得是他願意將好的東西與人分享。相信他日定能擴展業務，事業有成。
3. 第四個案的中小企老闆，不單以提供資訊科技服務做生意，也懂得允分應用資訊管理技巧提升其企業營運生產力和通訊文化。其蒸蒸日上的業務，是他能做到「知行合一」的回報。
4. 我於2007年9月至2008年的工作坊都集中於資訊管理Outlook的應用技巧，由2009年三月開始，我推出「資訊管理五常法」，除了資訊管理Outlook的應用技巧外，並鼓勵企業將資訊管理納入其企業品質系統中，以五常精神和技巧有系統地推行全員實施、不斷完善的高效方案。詳情請瀏覽我以「資訊管理五常法」為題的四篇網誌。

今天是2009年的最後一天，是回顧過去和展望將來的時候。在此祝願大家於新的一年有新突破和進步、身體健康、生意興隆！

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (二)

 2. 另外有任職大企業高層的朋友表示：「我每日收到超過二百封電郵，經常需開會及外出工作，雖然工作超過十小時，其中三分一時間需處理電郵，感到十分吃力。在工作坊中得知Outlook有很多自動化功能可提升處理電郵的效率，但我因太忙沒時間試用至融會貫通，可否請您再詳細講解一下？」

是的，Outlook有很多自動化功能，祗要靈活運用，定可提升處理電郵的效率，以下是我給您的建議：

• 因閣下是管理高層，難免會收到很多電郵副本。對比那些致送給您和需回覆的電郵，緩急性較低，可建立一個取名「副本 」(或CC)的資料夾，放於<我的最愛資料夾>中，並建立一個「規則」- 凡您的名字在副本欄中的新電郵，除了於電郵中提及您的名字者外，一律自動移至該資料夾。這樣，您的Inbox可減少50%，待處理完Inbox的電郵才閱讀副本電郵。
• 如果您有訂閱一些電子新聞/快訊/Blog等，及擁有一些社群(例如Facebook)，每日都會收到一些電郵，緩急性也較低，也可建立例如"News"和"Facebook"的資料夾，放於<我的最愛資料夾>中，並建立相應的「規則」，當收到這類電郵，一律自動移至該資料夾，待有空閒的時間才閱讀。這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
• 如果閣下公司的IT部門已於系統將垃圾郵件攔截，以至無垃圾郵件可進入您的Inbox，那是最好的，不然，您須自行充分應用Outlook的垃圾郵件篩選器，每遇到漏網的垃圾郵件，便須將其加入「黑名單」。如遇到經常變更IP地址的垃圾郵件，便需建立規則 - 凡主旨或內容有垃圾字句者，一律自動移至「垃圾郵件資料夾」中。 這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
• 應用以上方法，令您的Inbox祗會收到以下須回覆或須關注的電郵：
       - 僅致送給您的
       - 來自您的上司的
       - 來自重要客戶的
       - 來自其他的
       - 副本電郵，但內容有提及您的名字的
       - 新的垃圾郵件，須加入「黑名單」的
  可應用「組合管理」以不同顏色顯示，以便按緩急次序選讀。
  
• 此外，可按需要建立各式「搜尋資料夾」並放置於「我的最愛資料夾」中，以便隨時按鍵找出所有相關電郵，減省搜尋時間。

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (一)

 各位PIM/IM5S工作坊的學員朋友：

您們好！

承蒙大家支持，自2007年九月至今，我已舉辦了二十多場「個人資訊管理」或「資訊管理五常法」工作坊，及上門為幾間機構舉辦資訊管理培訓班。雖然每次工作坊/培訓班中我都強調，貴公司購置的資訊管理系統- MS Outlook/Windows SBS 功能博大精深，在四小時的「濃縮啟蒙班」中， 旨在令您對資訊管理和Outlook的功能有深刻的認識，絕不能即場令您由略懂皮毛的水平，「升呢」至精通Outlook並靈活應用的「資訊管理達人」。但我鼓勵大家於工作坊後，儘快溫習講義及試用所學的資訊管理技巧及快回應的通訊文化，應用於日常工作中。如有疑問者，歡迎大家在一個月內以學員身份、或一個月後以朋友身份聯絡我求證，我樂意為大家解答問題。我並希望大家引進「資訊管理五常法」到貴公司機構中作全面推行，以獲取最大的效益 - 以零成本提高工作生產力和企業通訊文化，這也是我致力推動這項目的使命和目的。

鑑於我很少收到您們「電話/電郵問功課」，不知道是因為您們已成功「升呢」為「資訊管理達人」、滿足所學懂的資訊管理技巧已能應付日常所需、或工作太忙無暇求助，所以我惟有主動聯絡一些朋友，打探其中緣故作個案研究，並在此給予我的意見及應用心得：

1. 問及幾位回應電郵仍很慢或經常漏覆電郵、使用Outlook2003的朋友，其中二位答覆是：「我知道回覆電郵慢或漏回覆是不禮貌的，我已應用<插旗幟>的技巧以提醒自己待回覆的電郵，但不久<待處理>的資料夾中旗幟的數量增至過百，太多的待處理電郵令我應接不暇呢」。

     建議解決辦法：

• 習慣讀完一封電郵後，如果可以即時回覆的便立即回覆，不要留待其他時間才回覆。若真的不能即時回覆，才插入「待處理」旗幟(預設是紅色)。
• 建立一個搜尋資料夾以存放所有插了紅色旗幟的電郵並為該資料夾改名為「待回覆」，習慣以紅色旗幟作為待回覆，回覆了便取消旗幟，或改變顏色以表示仍須跟進。並複製這資料夾至我的最愛資料夾，以便加強關注。
• 有時間便打開「待回覆」資料夾，儘快即日回覆。下班前切記檢查「待回覆」資料夾，如仍有須待足夠資料才能回覆的電郵，也應先回應收到電郵，並告訴對方何時才可作完滿回覆。紅色旗幟仍需保留直到完滿回覆為止。
• 緊記並遵守「資訊管理五常法」中的「常自律」，因您經常發電郵予他人，也希望對方能給您快回應，久候多天也收不到對方回覆的滋味是不好受和會增加工作量的，「己所不欲，勿施於人」啊。
• 我是堅持這方法去達到快回應的通訊文化的，我的「待處理」資料夾經常祗有極少的紅色旗幟，存在其他顏色的旗幟是提醒一些已回覆但需要時間處理的事情，也會經常檢視，處理後便拔掉。

 

資訊管理五常法 (四)

「資訊管理五常法」之目的：

充分應用公司投資設置的資訊管理系統，持續不斷完善及提升工作生產力、推廣「快回應」的通訊文化、增強企業競爭力。

以下是資訊管理五常法於應用MS-Outlook/Windows SBS的建議：

S1- Structurise 常組織：

• IT部門設置公共文件資料夾/地址簿/行事曆、會議室/設施預訂渠道、IRM、網絡安全措施、穩定及充足的網絡頻寬、及其他相關設定。
• 設定Outlook的郵件/行事曆/連絡人/工作/記事的選項和偏好，郵件格式、簽名、拼字檢查、自動封存、垃圾郵件篩選等。
• 按需要建立資料夾和子資料夾、搜尋資料夾、我的最愛資料夾等。
• 按需要建立各式規則、通知、組合管理和類別。
• 按需要設定 "Outlook Today" 的選項。
• 建立連絡人的資料夾、連絡人和通訊群組清單。
• 按需要建立各式範本。
• 其他組織性的設定和選項。

S2 - Systemise 常整頓：

• 按需要啟動或關閉已建立的規則、通知和組合管理。
• 每日開工後和收工前檢視 "OutlookToday" 的工作概覽。
• 經常檢視和更新「待回覆」和「待處理」的旗幟，及時回覆電郵和處理需優先處理的工作。
• 經常應用「搜尋資料夾」以快速找出相關電郵。
• 經常應用範本以減少寫電郵的時間。
• 經常應用「行事曆」以召開會議或記下約會和事項，預設全年定期會議、約會和事項。
• 經常應用「工作」以提醒自己的工作，和發放工作予下屬或團隊隊員，方便工作管理和跟進。
• 經常應用和更新「連絡人」的資料包括類別及相關資訊。
• 經常應用「記事」和「電郵」，減少使用紙張。
• 按需要應用"Email to Task" 以安排工作、"Email to Calendar" 以建立行事項、"Web to Notes"以記下有用網頁內容。
• 其他可以提高工作效率的應用技巧。

S3 - Sanitise 常清潔

• 經常保持工作場所、電腦主機、鍵盤、滑鼠、屏幕、打印機等設備清潔，以減低設備故障。
• 應用「記事」功能以代替使用便利貼。
• 經常更新防毒軟件定義檔，定期掃描電腦。
• 應用電郵及eFax，儘量減少打印，以達到無紙辦公室的目標。

S4 - Standardise 常規範

• 規定收到電郵及會議/工作要求至回覆的時間。
• 規定附件最大檔案大小。
• 規定電郵副本發放的原則。
• 規定應用部門專用電郵範本。
• 規定應用通訊群組清單。
• 規定應用IRM於機密電郵。
• 規定舊電郵封存時間。
• 規定用行事曆召開內部會議，並插入議程。
• 規定應用工作和指派工作的原則。
• 規定公共文件夾中文件版本管制。
• 其他規範化行動以增加工作成效。

S5 - Self-discipline 常自律

• 熟習公司的資訊管理系統的各項功能並正確應用。
• 了解及遵守資訊管理五常法的精神及法規。
• 嚴格遵守規定收到電郵及會議/工作要求至回覆的時間，達到快回應的通訊文化。
• 不濫發電郵副本，不濫發「回條要求」和「待處理旗幟」。
• 經常留意正確應用「回覆」、「全部回覆」和「回覆連附件」。
• 經常留意附件的檔案大小不超過規定。
• 經常更新行事曆，準時出席會議、約會和要事。
• 經常更新和跟進未完成的工作，以達成「如期完成」。
• 經常留意網絡安全，絕不安裝非法軟件。
• 經常遵守網絡禮儀和為他人設想，己所不欲勿施於人。

其實，無論企業是應用任何品牌的資訊管理系統，都可以推行「資訊管理五常法」去提高和持續改善工作生產力和企業通訊文化，不單是零成本，而是一項減低成本的的解決方案。

我願意致力推動、協助香港大中小企業，分享應用心得，成功推行這「資訊管理五常法」


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資訊管理五常法 (三)

五常法源自日本的5S(Seire整理, Seiton整頓, Seiso清掃, Seiketsu清潔, Shitshke修養)，是治理和維護良好工作環境的品質技術， 很多日本機構都推行。香港政府工業署由1994年尾開始，委任品質專家何廣明教授在港推行五常法，作了五常法中文版本( 常組織、常整頓、常清潔、常規範、常自律)，從此確立及廣為發展，並於1999年中成立香港五常法協會，提供五常法培訓、顧問及認證服務予香港特區、中國大陸及鄰近國家會員。無論製造業、飲食業、建築業、物流業、零售業、物業管理業、醫療機構和政府機構等，都從推行五常法中提升環境管理品質和企業形象，獲得極大效益。

本人於2008年底創立的「資訊管理五常法」，是基建於本人近十年推動資訊管理和五常法的實戰經驗，借鑑五常精神於企業資訊管理上，無論是跨國企業、中小企業、工商協會、公私營機構等，均可以零成本提升員工工作生產力和企業通訊文化，從而增強市場競爭力。

為何「資訊管理五常法」有這些功效呢？原因如下：

1. 推行「資訊管理五常法」首先必須獲管理高層支持，由CEO發出書面宣言，並將推行方針納入公司品質政策中。公司政策明確，推行自然順理成章，全員參與，不會曲高和寡。
2. 成立「資訊管理五常法委員會」，由包括人力資源、行政、資訊科技、品質及其他部門代表組成，以訂立目標、執行方法、和推行持續改善的活動。權責界定清，出師有名，推行自然順理成章，水到渠成。
3. 安排有關其資訊管理系統(例如Lotus Notes，Groupwise，MS-Outlook，Google Appl.等)應用技巧和資訊管理五常法精神的全員培訓，培育精通其資訊管理系統應用技巧和資訊管理五常法的內部訓練員，以便培訓新員工。技術和培訓支援充足，應用技巧及通訊文化自然容易普及。
4. 定期檢討應用方法及成效，鼓勵和獎賞達標者，激勵士氣，員工感受應用資訊管理及推行五常帶來的工作效益。
5. 企業推行「資訊管理五常法」，顧客會因快回應的通訊文化作出讚賞，提升企業形象。