2009年11月29日 星期日

資訊管理五常法 (二)

為何大部分企業機構不重視推行企業資訊管理呢?據調查分析得知以下原因:

(一) 大部分企業決策人不知道其已投資的資訊管理系統具備以下可幫助其員工提高工作生產力的功能(以MS-Outlook為例):
  1. 高效率的「電郵」系統
  • 自動執行規則 - 用戶可按需要設定各種自動執行的規則, 包括自動分信,將需優先閱讀的(如重要客戶或緊急的電郵)和普通的(如副本、訂閱的新聞資訊等)新收郵件自動分開於用戶自訂的資料夾存放,以不同顏色分類並過濾垃圾郵件,令用戶可專注處理需優先關注的郵件,然後閱讀普通電郵,並且不受垃圾郵件滋擾。亦可設定自動延遲發出郵件時間,以減少出錯需回收/重發。
  • 快速搜尋郵件 - 除可搜尋個別郵件外,用戶更可按需要設定各種搜尋資料夾,例如「待回覆郵件」、「待處理郵件」、「重要客戶來往郵件」及符合用戶設定條件的虛擬資料夾,祗須一點擊,瞬間便可找出所有相關郵件,以助用戶達到「快回應、快行動」的高效率工作。
  • 其他先進功能 - 眾多功能包括一站式「多帳戶管理」、提醒用戶各式待處理的「標幟」、隨按隨用的「多國語言翻譯」、方便易用的「投票」、省時和標準化的「範本」、即時將檔案變小的「附圖壓縮」、保密用的「機密郵件管理」、智能「垃圾郵件篩選」、修正行動的「回收/取代郵件」、應用「Mail Merge」發放eDM和文件「傳閱」等,都是可助提升工作生產力的工具。
2. 人脈關係管理用的「聯絡人」
  • 包括相片、通訊資料和類別等的詳細聯絡人資料庫,可輕鬆找出不同類別、公司、地點的聯絡人,配合Mail Merge發放eDM更為方便。
  • 可隨時列出與個別聯絡人交往的郵件及活動項目。
  • 可與各種智能手機作數據同步通訊錄。
  • 可製作虛擬名片vCard以電郵傳送予他人,或以名片作電郵簽名。
  • 可避免系統誤將客戶/朋友的電郵當作Spam Mail 丟棄。
3. 時間管理的絕佳工具 - 「行事曆」
  • 個人約會及要事編排,提醒用戶準時赴約。
  • 高效率召開會議及跟進,可插入議程、會議記錄和相關文件以方便出席者,提升會議效益。
  • 可輕鬆設定整年的定期約會、要事及會議,甚至是需按農曆安排的。
  • 可開設多個行事曆及不同時區,照顧不同需要,尤其方便秘書工作。
  • 可配合智能電話/手帳作數據同步,任何時間可作查閱和更新。
4. 任務管理的好幫手 -「工作」
  • 提醒用戶各項工作的開始及到期日,可設定全年的定期工作,包括須以農曆日子編訂的工作。
  • 可指派任務予下屬或團隊成員,方便雙方跟進/匯報進度,提升「準期完成」率。
  • 隨時跟進待辦事情。
5. 方便環保的電子「記事」
  • 意念速記、購物清單、要事備忘。
  • 約會/會議議程及要點摘錄,確保不會遺漏商討重要事情。
  • 瀏覽網頁時可將有用資訊剪輯保存於記事,以便日後閱讀參考。
6 電腦錄影機 - 「日誌」
  • 可記錄與個別聯絡人的電郵交往。
  • 公幹時,可監察及記錄辦公室個人電腦內的Office 檔案動態。
7. 工作計劃概覽 - Outlook Today
  • 每天打開Outlook時首先出現的當日及未來六日的工作計劃概覽。
  • 每天下班關電腦前需閱覽的工作計劃概覽,為明日及其後六日工作作好準備,也可檢查是否有電郵仍末真正被寄出。
  • 概覽內容包括約會/要事/會議、工作/任務和需關注的電郵情況。

(二) 公司政策Company Policy上沒有明確的「資訊管理政策」,故此人力資源、行政、IT、及品質部門都沒覺得有責任去推行。

(三) 缺乏有心推動資訊管理的人,所以沒有部門會為資訊管理做Budget,沒有Budget,所以也沒有培訓的計劃,亦沒有人會提及和理會大家正浪費公司投資了的軟件、電腦、基建,和人力資源,因最寶貴的人力資源祗懂得應用其資訊管理系統百分之十至二十的功能。


我於美維集團任職人力資源/行政及管理資訊總監期間,亦主管「品管圈」、「 五常法」、「 企業流程再造」、「減低成本」及「千年蟲」等項目,對推動企業資訊管理及五常法均有經驗和心得。鑑於一般行政人員個人學懂PIM不會對企業推行資訊管理有大幫助,我於2008年中靈機一觸,覺得可將資訊管理融入五常法中,在企業中推行。遂將我多年應用資訊管理的心得,配合五常精神,編訂命名為「資訊管理五常法」的培訓課程,並獲得香港五常法協會創會會長何廣明教授認同和支持,於是由此推廣「資訊管理五常法」工作坊和顧問服務,以幫助企業推行資訊管理,藉此提升工作生產力和企業通訊文化。



2009年11月21日 星期六

資訊管理五常法 (一)

最近有朋友問我今年舉辦的工作坊主題關於「資訊管理五常法」,與企業治理現場環境的「五常法」有何異同?

正如我於七月間所寫的四篇文章提及,我由2007年開始致力於「資訊管理」培訓和推廣工作,每月都舉辦資訊管理(PIM)工作坊,以幫助行政人員及企業提高工作生產力和通訊文化。參加學員有公司老闆/主席、高層行政人員、人力資源總監/經理、IT總監/經理、商協會會長/理事/幹事等,他/她們於工作坊完畢時及問卷反映中都表示學識很多資訊管理技巧,將有助其工作增加生產力。我亦期望他/她們能推廣並應用所學的技巧於其服務公司機構,提升「快回應」的通訊文化。

很可惜,除了幾位是公司老闆/主席的學員,從工作坊中得知其公司對已投資購買的資訊管理系統沒有被重用和未能達到應有的投資回報,其後找我到其公司為主要職員提供培訓外,大部分屬「打工仔」的學員都繼續其繁忙的工作,對所學到的資訊管理技巧及網絡禮儀未能充分應用和實行,對須回應的電郵亦未能做到「快回應」,更遑論於其公司機構推動資訊管理了。這樣的結果有違我推動資訊管理幫助企業提高工作生產力和通訊文化之目的,令我需要研究對策和作適當的改變。

經調查後,我發覺現時的「打工仔」本身工作都很忙(暫不論其工作效率),應付分內工作已疲於奔命。工作坊過後,應用所了解的部分資訊管理技巧,祗可提高自己的一些工作效率,一些功能需作嘗試方可領略其中門路,有疑問但沒時間尋找答案。其實每次工作坊中我都表示,要學識並熟習所有Outlook功能,必須於工作坊後儘快按講義試用各種技巧,如有疑問須在一個月的「售後服務」期內聯絡我求助,但祗有極少數學員朋友曾這樣做。

有些學員朋友表示,由於其任職公司不重視資訊管理及缺乏培訓,任由員工按喜好認識「各施各法」選用祗有電郵功能的Outlook Express,或祗用Outlook的基本電郵功能,識得收發電郵便算,所以公司不會規定同事用「行事曆」召開會議以提升會議成效,同事不會用「聯絡人」作人脈關係管理、不曉得接受「工作」指派、也從不知道應用Outlook 內設的Outlook Today的好處,並且經常濫用電郵C.C.各部門總監/經理,因不懂電郵管理引致回應電郵慢及漏覆電郵等情況經常出現。

他/她覺得推動企業資訊管理不是自己分內工作,人力資源總監/經理認為應該是IT部門的職責,IT總監/經理覺得應付ERP/CRM及用戶支援已很吃力和沒有Budget去做這項目。因為不是公司指定要推行的,也不明確是屬何部門的職責,在「少做少錯」的原則下,資訊管理便繼續不受重視,個別同事實施便會因「曲高和寡」而成效不顯,通訊文化便繼續低落。

事與願違,有何良策?






2009年11月14日 星期六

「正字」事件

數月前,某女歌手在書展推出錯別字百出的愛情小說,引來報章雜誌不少負面評論,除冠以「錯字才女」花名外,甚至詳細登載其所有錯誤的文句,令人驚歎作者中文水平之低及出版商校對工作之馬虎。今日再有報章報導才女將於下月推出第二本書,到時可能再成為城中「正字」話題呢。 這「正字」事件勾起了我一些回憶和反思。

2000年互聯網熱潮高漲、科網公司DotCom興起的時期,我服務了十年的電路板製造集團<<美維>>也看好科網前景,集團名稱改為<<美維科技>>,在電路板製造業外另開設子公司<<美維創新>>,我被選作「開荒牛」調任子公司為行政總監,襄助精通收購合併財技的新任行政總裁,成立了幾間DotCom子公司,開展B2B及B2C的商貿業務。

其中一間Yohifi.com ,將當年一本權威HiFi音響雜誌由傳統印刷模式轉型為網上版模式,成為全港首創的網上HiFi雜誌及音樂文化活動服務公司。除以中英文雙語、設計優美的Flash網頁提供最新的HiFi音響器材消息、發燒友分享及專家評賞影音產品外,並設有會員制,為VIP會員提供一些高格調的音樂表演(例如王曉南的創新二胡獨奏、李雲迪的鋼琴演奏會等)訂票服務及安排參加會員尊享、位於中環公司附設會所內舉行的迷你音樂會。

為配合每日推出最新最快的文章,特成立網上審核系統,由編輯將翻譯和校對好的文章登載於系統以供內部審核,通過審核才可正式「出街」,以保證文章質素。我身兼該子公司項目總監和中文審核員(由最初客串演變成主力),故此每日都須閱覽和批核所有文章,日子有功,我已訓練到自己可以用眼和心閱讀文章,並應用MS-Word的拼字檢查、網上錯別字典、Google Search等參考工具,查證有懷疑的字,能夠過目掃描找出錯別字、文法錯誤或不工整文句以作修正,並令我腦中的「錯別字資料庫」不斷增長呢 。

隨著2001年911事件、世界經濟不景和科網泡沬爆破,Yohifi.com 也像其他DotCom公司結業了,但我對校對中文文章的經驗和心得卻仍能持續累積,並像染上「職業病」般,無論閱讀報章雜誌、網頁、通告、告示、書刊、小說、電影字幕、廣告、商協會會刊及電郵,都經常能敏感地看出其中的錯別字或用詞不當的地方。我在近八年的商會和顧問工作期間,經常接觸不同的商協會及各行業公司機構,發覺除了「錯字才女」的過百錯別字外,以下錯別字也是經常出現的:

(一) 佩戴 、配備- 由「沙士」至「人類豬流感」期間,在各公司機構、商場、小巴、餐館和電視廣告都可見到口的錯別字。不少公司接待處的告示提醒進入公司範圍須佩戴訪客證、及員工須佩戴員工證等,也經常犯這別字錯誤呢。另一方面,配備卻經常被誤用備呢。

(二) 製造、製品、製作 、制訂 - 可能是繁簡體的問題,很多繁體的文章或製品廠的招牌,也用了造、品、作等別字文句。另一方面,制訂卻被錯用為

(三) 人士 、男/女士 - 不少人錯用仕途的仕於傷殘人、愛狗人男/女

(四) 創造 、雙贏、鳴謝 、網絡 - 在一些商會刊物、網站的主席獻辭或嘉賓賀辭中常見用了創做、相贏等別字,謝和絡等錯字。

(五) 度假、渡過 - 常見的別字錯誤是假,過難關。
(六) 參與、賜予 - 很多人誤用參、賜

(七) 辦公 - 誤作辦、辦等也很普遍。

(八) 景致、細緻 - 錯用為景、細也常見。

(九) 啟事、告示 - 我有多次收到友人公司的「搬遷啟示」,及見到一些標誌著「告板」的告示板。

(十) 部分、福分 - 錯用部,大部份,

(十一) 逗留 - 在中港海關見到「請勿留」的溫馨提示,我覺得應是「請勿逗留」之誤,誰人願意「被滯留」啊。

(十二) 稍候 - 間中有些軟件安裝中會出現「安裝進行中,請稍...」,相信是注音輸入法選錯同音異字的問題。

(十三) 儘、盡 - 這兩字分別組成的詞句也較易混淆作「」、「早」、「情」、「美」、「物其用」等。

(十四) 形象、影像 - 一些關於創新、美化及品味的文章或廣告,都會錯用形,影的別字。

(十五) 重複、回覆 - 不少人會弄不清重、回二者的正確用法。

( 十六) 授權 - 授字與受字同音但意思相反,常見錯用「獲權的用戶」,或文法錯誤的「祗有授權人士,方可進入...」的溫馨提示。

(十七) 會籍 - 常見錯作會

(十八) 質素 - 在一些 IT/AV 雜誌文章中常見錯作質

(十九) 元素 - 常見錯作素。

(二十) 聯繫 - 常見錯作聯、聯

(廿一) 網站、網頁 - 很多文章、廣告最後會出現「詳情請瀏覽以下網
          http://www.advertising.com/ 」,我覺得應改用網或網較為恰當。

(廿二) 其他: 常見在整篇繁體文章中,間中出現一些簡體字,例如:其、關

以上祗是眾多錯別字的常見例子,在現今用電腦打字多過手寫字、廣告宣傳大量用似是而非字句(包括我這網誌)的年代,執筆忘字和打/選錯別字是常有的事,但個人認為校對這個工序代表對文章出版質素的認真,不想馬虎輕易出錯。無論作者學問有多高,自己翻看多少次,有時也「鬼揞眼」不發覺出錯,所以出版前找對文字較敏感的校對員作校對是必需的。曾經有一朋友邀請我「友情校對」一間半政府機構的網站,結果嚇了他一跳,因為幾乎每一頁都被我挑出十多處錯誤。另一位朋友出版了一本集合幾位報章專欄作家以文字為主題和學生為對象的書,也請我給些意見,結果令他及其他作者感到尷尬,因我找出數十處出版商的校對也走漏眼的錯別字。

我以前為多間商會提供秘書長/總幹事服務期間,所有刊登於商會刊物和網站的文章,無論是主席/副主席的獻辭、嘉賓的賀辭、轉載一些權威刊物的文章,我都認真地進行校對編輯的工作,很多時發覺錯別字或用詞不當的文句,都會禮貌地取得原作者或提供機構同意,修正後才「出街」,以確保出版質素。商會網站和會刊大部分的文字都是我撰寫和打字的,我知道自己翻看多次有時也不能百分百確保沒有錯別字,故儘量邀請中文根底好的執委幫忙校對,可惜中文根底好並不代表對文字敏感和有空閒時間作這些「傷眼神」的工作,結果都惟有「自編、自打和自對」,減少出現錯別字而已。

在此懇請瀏覽這網誌的讀者朋友,如發現本人文章出現錯別字或用詞不當的地方,勞煩不吝指正是感!

2009年11月7日 星期六

贏在關鍵細節(三)


我在製造電腦記憶產品的<<安培>>公司服務的十二年期間,電腦應用未普及至製造業,直至轉職至電路板製造業<<依利安達>>的那一年,蘋果電腦的Apple I/II個人電腦面世及開始流行,相對於大型電腦,價錢是可接受的。當我升任生產部經理,負責生產計劃控制和各生產線時,深信電腦是可以幫助企業提高工作生產力,故向公司提議購買電腦以進行電腦化並獲認同,於是我部門便以Apple II個人電腦和應用MultiPlan 軟件計算生產計劃,邁出公司電腦化的第一步,成為香港電路板製造業應用電腦的先鋒,並從中獲得寶貴的經驗。

幾年後,我轉職至<<王氏電路>>板製造公司出任物料經理,負責生產物料控制、採購、船務及工業工程部,當時公司仍未應用電腦,所以我也提倡推行電腦化,以當時剛面世的IBM個人電腦配合dBase軟件,建構Local Area Nework,並聘用熟識電腦及編寫程式的副手,編寫程式計算WIP及MRP,邁進電腦化的第二步,對幫助生產及物料管理成效令人鼓舞,進一步增強我對電腦化的信心和決心。


資訊科技急速發展,電腦運算速度不斷提高,應用軟件經常推陳出新,我覺得培訓員工對操作電腦及應用於業務也相當重要。故當我於另一著名電路板製造集團<<美維科技>>服務十二年,先後任職營運副總經理、MIS/HR/Adm總監、及QCC/5S/Y2K/BPR等項目領導期間,便經常舉行電腦應用培訓班、推動企業資訊管理、成立內聯網加強公司內部溝通及品質文化,並成功於1997年推出香港電路板製造業第一家公司網站呢。

公司管理高層也深明電腦化對企業發展的好處,更投資過百萬圓引進CimNet電路板製造業的ERP 系統 ,邁進企業電腦化的一大步,令<<美維科技>>成為全亞洲第一間應用ERP系統的電路板製造集團,現在更已發展成為亞洲電路板製造業在科技及品質上首屈一指的上市集團。

今時今日,無論大中小企業應用資訊科技作為營運工具及市場競爭條件已是必然的,但是不少企業投資了人力物力設置ERP/CRM/EIM/PIM等系統,卻於實施ERP上不得其法,往往事倍功半,在應用資訊管理EIM/PIM上,祗使用系統百分之十至二十功能,除浪費了公司資源外,更令公司通訊文化低落,相信是在關鍵細節上造得不好,和缺乏合適的推動者,是十分可惜的事。




2009年11月3日 星期二

贏在關鍵細節(二)


一九八二年離開<<安培>>公司加入電路板製造業是我的職業生涯的一大轉變,當年香港的電路板製造業正開始蓬勃發展,<<依利安達>>雖已由初期的山寨廠發展至準上市公司,但與營運早已上軌道、製造軍用電腦和廣播級影視器材的跨國公司<<安培>>比較,各方面都有很大的改進空間,這對我是一項新挑戰和學以致用的機會。

剛出任生產計劃與控制部主管,我了解到當時的半製品各工序的交收、存貨及報廢系統十分混亂,WIP的報表製作需時且數據不準確。電路板製造行業的WIP批量管制與電腦製造行業的WIP產品管制不同,其工序繁多、型號多、工程更改多、數量多、和當時廠房樓層多的地理環境,嚴重影響生產計劃和跟催工作,這是我須克服的重大關鍵問題。

經過數週的觀察和思考,我決定須進行「中文化」改善溝通和「電腦化」改善效率的工程。

第一步改善溝通方面,我應用在<<安培>>公司的經驗,改用中文製作內部通告文件和表單。安培是美資公司,所有文件都是以英文為主,當年電腦應用極不普及(祗有財務部使用體積像一房間般大小的電腦), 也沒有中文打字機,內部通告及製造工程指示也是英文的。我覺察到大多數生產部員工對了解英文的文件有困難,遂於任職製造工程師期間,發起將所有給予生產部的通告及製造工程指示改以中文表達及闡釋,結果很受歡迎,大幅減少語文隔漠造成溝通上的問題。

應用這「招數」於電路板廠效果更為顯著,我除了將工序間貨品交收、批量管制、報廢補板、及盤點程序詳細檢討、重新製訂中文表單和程序,並以中文書寫(當時工廠仍未有應用電腦)通告作詳細闡釋外,並召開會議與相關生產部主管及組長溝通,務求令所有相關人員(包括自己部門人員)均清楚了解所有程序並切實執行。

當我上任後第一次周年盤點完成後,財務總監特別向我祝賀,因為這次盤點結果的存貨數據的準確性是歷來最高的,並讚賞我發出的中文盤點程序清易明和書法工整呢。有了準確的盤點結果作新的開始,配合嚴格的生產控制,此後WIP的報表也比較以前準確、生產計劃和跟催工作也順暢得多了。

在2009年的資訊科技發達、電腦及中文應用普及的世界,很難想像當年推行「中文化」在製造業很管用,我在過去近三十年為多間著名企業及多個商會服務期間,中文的應用也為我帶來不少工作效益。

第二步要進行的「電腦化」,是一項悠長及影響深遠的關鍵工程。