2009年7月24日 星期五

通訊文化 (四)

什麼是良好的通訊文化呢?我個人認為須包括以下行為及操守:


做一個負責任的資訊使用者 -
  • 曾公開自己的電郵地址(例如派發個人名片、告訴別人有關公司/私人電郵地址等),無論身在何處,都會經常檢視有關電子郵箱,包括公司及私人電郵帳戶。須往外地公幹而不能如常檢視郵箱及作快速回覆者,會事先設定出差通告,以便他人知悉及告知如有緊急事可聯絡誰人。
  • 但凡收到致自己(即個人名字在To欄內,廣告及電子新聞等除外)的電郵,都會於短時間內作回覆。如需較長時間才能作圓滿答覆者,會先於短時間內作回覆知悉,說明將於何時再作詳細回覆,並遵守承諾準時回覆。
  • 學習如何正確使用已選用的資訊管理系統各樣功能,例如"Reply All", "Reply with Attachment"等,以免因誤用而影響他人,。
遵守網絡禮儀,為他人設想 -
  • 所有發出的電郵,均有符合電郵內容的主題,若部分內容與主題不吻合,會另發一封含新主題及內容的新電郵。此外,也絕不會借用其他主題的電郵,轉發不同主題內容的電郵,令收件人感到困惑並造成存檔及日後搜尋困難。
  • 經常留意發出附件的檔案大小,避免因附件過大而弄爆收件人郵箱。
  • 如非重要及緊急的電郵,不會濫用索取收據的資訊管理功能。
  • 不濫發「副本」。
  • 電郵儘量文筆簡潔但保持禮貌。
  • 如業務伙伴也是應用資訊管理系統,儘量以行事曆安排約會及召開會議。
自律 -
  • 經常更新行事曆,準時出席會議及約會。
  • 充分應用資訊管理系統及流動通訊設備,不隨便列印電郵,支持環保。
能經常貫徹做到上述各項,除須真正懂得應用其選用的資訊管理系統(Lotus Notes, Group Wise, MS-Outlook, 或Google Apps.)外,更重要的是個人行為及操守,能做到「知行合一」,方可達至優良的通訊文化。我認識的眾多朋友當中,能做到「快回應」的通訊文化者聊聊可數,但他/們都是成功的企業老闆、行政人員、人力資源專業人士、商協會顧問/理事或認識多年的老朋友,個人行為及操守是無可置疑的,祗是工作太忙、不熟識和不重視資訊管理而已,但卻引致其本人及企業通訊文化低落是十分可惜的。

故此,我於2007年開始致力於「資訊管理」培訓和推廣工作,2009年開始首創「資訊管理五常法」,宣傳及鼓勵企業老闆/管理層重視並善用其已投資的電腦軟硬件及資訊科技基建,培訓其寶貴的人力資源,充分應用其資訊管理系統的功能,持續改善、提高工作生產力及企業通訊文化。

2009年7月22日 星期三

通訊文化 (三)

經歷過以電報作主要通訊工具,到互聯網時代可隨時於個人電腦以電子郵件作通訊,我原以為所有公司都是理所當然地實行「快回應」的通訊文化,這誤解於八年前我離開打工仔生涯(在兩間公司分別服務超過十年),開始自行創業為中小企提供顧問及培訓服務,包括協助多間商協會創會、建構網站及組織活動等工作,期間須與不少會員及相關機構(大多數是公司老闆、機構高層及行政人員)聯繫或探訪其公司,才瞭解到以下普遍的情況:

  1. 中小企業
  • 大多數的中小企老闆不熟識資訊科技,也不懂資訊管理。其個人名片雖印有電郵地址,但不會經常檢視郵箱,也不會回覆別人給他/她的電郵。習慣以記憶或筆錄自己承諾出席的會議及約會,但經常忘記出席或遲到,有時甚至不覺地承諾二個同一時間不同地點的約會。
  • 公司已投資金錢設置電腦、應用軟件及基建,但其最寶貴的人力資源 -管理人及員工,大部分祗懂得使用其資訊管理系統的百分之十至二十的功能,引致通訊及工作效率低落,未能配合及應付日益泛濫的電郵及其他資訊。
  • 不少公司是採用微軟公司的辦公室軟件,但任由員工將已花錢購買及功能強大的資訊管理軟件Outlook 棄而不用,祗使用隨微軟視窗操作系統而來的電郵管理工具Outlook Express 的基本功能。
  • 公司不曉得申請年費不過一百幾十港圓的公司專屬網域,祗採用互聯網服務供應商提供的電郵地址(例如ABCCo@netvigator.com),作為全公司電郵通訊用。不少細公司甚至使用免費的網上電郵(例如 Hotmail, Yahoo, Gmail) 作業務通訊用,因同一名字先申請先得的緣故,被迫使用 Robert888@hotmail.com, Alice138hk@yahoo.com.hk, Gary12345@gmail.com 等沒代表性的私人電郵地址,令人對其公司的規模及信心產生負面的印象。
2. 大型企業、跨國集團及政府機構

  • 大部分IT部門主管及人員都忙於公司的ERP/CRM等的系統維護、安全及用戶支援,對應用資訊管理系統(Lotus Notes, Groupwise, MS-Windows SBS等) 的用戶培訓都不大重視。
  • 一般Lotus Notes 用戶祗懂得使用電郵的基本功能,對其電郵管理功能不甚瞭解,以致回應緩慢,通訊效率低落。甚至有些用戶不熟識系統的選項例如「全部回覆」、「回覆連同附件」等,引致令收件人不便,並影響網絡資源。
  • 公司沒統一應用行事曆作會議規劃,祗沿用電郵/電話召開會議,以致出席率及準時性欠佳,員工也不懂得利用行事曆作時間管理的工具。
  • 大部分員工不懂得應用系統中之「工作」功能作有效的工作/項目管理。
3. 工商協會及非牟利組織
  • 大部分的主席/會長和理事都是企業的老闆或行政人員,身負繁重的公務及會務,經常須出外公幹,如非精通資訊管理,對不斷來自各方的電郵和各種資訊,大都應接不暇,故多出現回應慢或無回應的情況。
  • 秘書處職員大多數不懂應用資訊管理,工作成效自然受影嚮。
綜合於過去八年我與上述公司及組織人員以電子郵件通訊的體驗,祗有大約百分之五左右的人能做到「快回應」,令人印象深刻及覺得是有良好通訊文化的人, 故此當我在資訊管理培訓班有關通訊文化的環節時,常提及他/她們的名字以作表揚。

2009年7月16日 星期四

通訊文化 (二)

九十年代中,我在「美維集團」電路板廠主管營運部門,互聯網的興起令到電子郵件的應用日漸普及,公司主要都用電子郵件作內部和對外通訊,最初的電郵應用軟件是CC Mail,後來改用MS Mail。那時雖然未有寬頻專線, 公司及個人都是用撥號上網連接互聯網,由14.4Kpb, 28.8Kpb至 56Kpb的速度上網,但能够擁有個人電郵戶口,可於個人桌上電腦收發電郵,比較用電報的時代方便得多了。記得當年在家中第一次能與移居美國的小學同學以電郵通訊時的雀躍 ,及第一次以ICQ與海外朋友作即時通訊的興奮,可以媲美去年購得剛在港發售的iPhone 3G一樣。

九七年間,我被晉升為總監職位,主管集團的人力資源及行政部、管理資訊系統部、及品管圈/五常法/流程再工程/千年蟲/減省成本等項目領導。在推動公司電腦化工作上,除了引入全亞洲第一間應用於電路板製造業的ERP、建構集團互聯網頁(也是全亞洲第一間電路板製造業的公司網頁)及內聯網,推動公司應用資訊管理系統(MS-Outlook + Exchange Server)及快回應的通訊文化。同事間都習慣用行事曆召開會議,故此出席率及準時性都很好。

二千年初,集團除了於原有名字加上「科技」二字外,更開設以「創新」命名的子公司,收購及開設了網站開發、香港首間網上Hi-Fi 雜誌、電路板網上商貿等公司。我被委任為行政總監、項目總監及總經理之職。期間各同事分佈不同地方工作及經常須出差,大家利用手提電腦+互聯網+MS-Outlook +MSN即時通訊+Forum(網頁內容稿件編輯及審核用)等資訊科技,配合快回應的通訊文化,令繁忙的工作也可應付自如。

2009年7月9日 星期四

通訊文化 (一)

自2007年開始,我經常舉辦「個人資訊管理」(PIM)及「資訊管理五常法」(IM5S)工作坊及培訓班,目的是推動資訊使用者充份應用其擁有的資訊管理設備(軟硬件)作有效的個人及企業資訊管理,以零成本應付日益泛濫的資訊、提高個人及企業競爭力和通訊文化 。推行這項目的理念是與通訊文化有關,源於我過往的工作體驗。

七十年代,我於香港著名美資電子廠 -「安培泛達公司」工作,任職生產及物料控制員、製造工程師期間,經常需與美國總公司及台灣分公司聯絡。當年未有互聯網,主要是以電報(Telex)通訊,公司設有電報房,由總秘書及幾位電報收發員作中央管理 。每天早上,部門秘書收到電報後便先張貼於牆壁上給大家「先睹為快」(見右圖),隨後分發正副本予名字在"To" 或 "CC" 者。各部門人員需發電報者,須以正楷書寫交電報房按先後發放。鑑於香港與美國時區不同,為使工作暢順,兩地同事都建立了「快回應」的通訊文化,當日收到的電報,一定於當日作回覆。

我在安培泛達公司工作了十二年,美國總公司與香港及台灣分公司之間都是以 這種「快回應」的通訊文化以電報聯繫,緊急及有需要時才以長途電話(當時費用不便宜)聯絡。收到電報後,如情況未許可於當日有圓滿回覆者,大家都會當日先回應知悉所收到電報,說明將於何日作進一步的回覆。當年這種「快回應」的通訊文化及好處深入我心,認為這是必然及必須的。

在八十年代初,我轉入印刷電路板製造業,先後於「伊利安達」及「王氏電路」主管生產及物料部門。Apple II 及個人電腦剛面世,我率先應用於工作上並推動公司電腦化,設計程式計算存貨、生產及物料需求,以至出貨計劃等。公司對外通訊,開始採用傳真及電子郵件(並非每人擁有個人電郵帳戶,仍像電報時代一般,由總秘書負責收發電郵), 我仍沿用習慣了的「快回應」通訊文化與客戶聯繫,無論多忙也必定於即日回覆電郵,這種做法獲得不少客戶的讚賞。

2009年7月1日 星期三

我的第一份網誌


網誌-已在互聯網世界流行多年,喜歡嘗試資訊科技應用的我,早已躍躍欲試建構自己的網誌。2002-2007年間忙於商會的創會/建網站/搞活動等秘書長/總幹事工作,一直沒有時間付諸實行。2008年開始不再接繁重的商會服務工作,祗集中於人力資源及資訊科技應用相關的顧問及培訓服務,以便能分配多些時間作運動健身及享受人生,實現自己的夢想,做自己喜歡的事情,包括嘗試寫網誌。

我的第一份網誌內容將圍繞本人的興趣,包括資訊科技/個人資訊管理/影音/攝影/電玩等應用心得、過往工作經歷、現時工作/生活體驗及反為主,以抒己見及分享予各方朋友、人力資源管理協會/各友好商會會友、客戶、和曾參加本人過往舉辦的講座/工作坊/培訓班的學員等,以拋磚引玉,互相交流。