2009年12月31日 星期四

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (三)

 3. 有一位從事保險業顧問的朋友,表示參加了我於2007年舉辦的PIM工作坊後,隨即實習並應用Outlook中各項功能,覺得除了令工作效率增加之外, 其快回應的通訊文化,亦令他在客戶及潛在客戶中顯得較為特出和更有誠信。他經常在其團隊同事間推廣PIM的好處,並將我曾寫給各學員朋友的一些PIM應用分享內容在其網頁中登出,希望可幫助其他人。

其實,除了保險行業很重視與人溝通,與客戶及潛在客戶經常保持聯繫,高效率和快回應會給人留下深刻印象,間接幫助提升其生意的成功機會,其他行業的從業人員,無論是市場銷售、人力資源、工程研發、品質保證等行政人員,在與業務伙伴或朋輩間通訊,高效率和快回應也會凸顯其與眾不同的優點呢。

我在工作坊中經常提及在現今資訊發達的時代,有百分之九十的電郵戶口擁有者是慢回應、百分之五是無回應、祗有百分之五是快回應的。能做到快回應的人和經常無回應的人,都是容易令人記得的,當然會對快回應的人特別有好感。

4.  另有一位提供 IT 技術服務公司的老闆,於2007年參加了我舉辦的PIM工作坊,才知道其公司一直沿用的MS-Outlook/Windows SBS 原來很多功能是極適合其公司應用的,於是派遣其公司的總監/項目經理/顧問等人員參加我其後舉辦的工作坊作全民培訓,積極於其公司推行企業資訊管理方案。除了應用電郵各種自動化技巧、以「行事曆」召開會議、充分應用「聯絡人」作人脈關係管理、更應用「工作」去分派各項任務予經常外出工作和不同地域的總/子公司的員工,方便遙距跟進繁多的項目。
這位朋友最近告訴我,因所有同事都充分了解Outlook的功能並領略其好處,亦遵守網絡禮儀及回應的規則,現在其公司已成功全面運行這企業資訊管理方案,建立高效率的通訊文化,生意在金融海嘯的環境下,仍有穩定的增長呢。


我希望以上四個個案能給大家一些啟發,並願意分享我的意見如下:
  1. 第一及第二個案的學員朋友是打工一族,個人從PIM工作坊中得知Outlook的資訊管理功能,但其服務機構大部分同事卻祗是沿用Outlook的基本電郵功能,他/她們也沒有時間及動力去推動全公司應用Outlook的其他可提升工作效率的先進功能,他/她們對某些功能應用有疑問的時候,也沒有可互相研究的同事。總括來說,知易行難,受客觀環境影響下,每天都在使用的資訊管理系統Outlook的小部分功能,故未能為他/她們大幅度提升工作生產力和通訊文化。
  2. 第三個案的學員朋友是營運自已個人的生意,深明知識創造財富之道、珍惜所學的資訊管理技巧並能做到學以致用,最難得是他願意將好的東西與人分享。相信他日定能擴展業務,事業有成。
  3. 第四個案的中小企老闆,不單以提供資訊科技服務做生意,也懂得允分應用資訊管理技巧提升其企業營運生產力和通訊文化。其蒸蒸日上的業務,是他能做到「知行合一」的回報。
  4. 我於2007年9月至2008年的工作坊都集中於資訊管理Outlook的應用技巧,由2009年三月開始,我推出「資訊管理五常法」,除了資訊管理Outlook的應用技巧外,並鼓勵企業將資訊管理納入其企業品質系統中,以五常精神和技巧有系統地推行全員實施、不斷完善的高效方案。詳情請瀏覽我以「資訊管理五常法」為題的四篇網誌。

今天是2009年的最後一天,是回顧過去和展望將來的時候。在此祝願大家於新的一年有新突破和進步、身體健康、生意興隆!

2009年12月24日 星期四

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (二)

 2. 另外有任職大企業高層的朋友表示:「我每日收到超過二百封電郵,經常需開會及外出工作,雖然工作超過十小時,其中三分一時間需處理電郵,感到十分吃力。在工作坊中得知Outlook有很多自動化功能可提升處理電郵的效率,但我因太忙沒時間試用至融會貫通,可否請您再詳細講解一下?」

是的,Outlook有很多自動化功能,祗要靈活運用,定可提升處理電郵的效率,以下是我給您的建議:
  • 因閣下是管理高層,難免會收到很多電郵副本。對比那些致送給您和需回覆的電郵,緩急性較低,可建立一個取名「副本 」(或CC)的資料夾,放於<我的最愛資料夾>中,並建立一個「規則」- 凡您的名字在副本欄中的新電郵,除了於電郵中提及您的名字者外,一律自動移至該資料夾。這樣,您的Inbox可減少50%,待處理完Inbox的電郵才閱讀副本電郵。
  • 如果您有訂閱一些電子新聞/快訊/Blog等,及擁有一些社群(例如Facebook),每日都會收到一些電郵,緩急性也較低,也可建立例如"News"和"Facebook"的資料夾,放於<我的最愛資料夾>中,並建立相應的「規則」,當收到這類電郵,一律自動移至該資料夾,待有空閒的時間才閱讀。這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
  • 如果閣下公司的IT部門已於系統將垃圾郵件攔截,以至無垃圾郵件可進入您的Inbox,那是最好的,不然,您須自行充分應用Outlook的垃圾郵件篩選器,每遇到漏網的垃圾郵件,便須將其加入「黑名單」。如遇到經常變更IP地址的垃圾郵件,便需建立規則 - 凡主旨或內容有垃圾字句者,一律自動移至「垃圾郵件資料夾」中。 這樣、您的Inbox可再減少5-10%。
  • 應用以上方法,令您的Inbox祗會收到以下須回覆或須關注的電郵:
         - 僅致送給您的
         - 來自您的上司的
         - 來自重要客戶的
         - 來自其他的
         - 副本電郵,但內容有提及您的名字的
         - 新的垃圾郵件,須加入「黑名單」的
    可應用「組合管理」以不同顏色顯示,以便按緩急次序選讀。
  • 此外,可按需要建立各式「搜尋資料夾」並放置於「我的最愛資料夾」中,以便隨時按鍵找出所有相關電郵,減省搜尋時間。



2009年12月19日 星期六

給曾參加PIM或IM5S工作坊者的一封信 (一)

 各位PIM/IM5S工作坊的學員朋友:


您們好!

承蒙大家支持,自2007年九月至今,我已舉辦了二十多場「個人資訊管理」或「資訊管理五常法」工作坊,及上門為幾間機構舉辦資訊管理培訓班。雖然每次工作坊/培訓班中我都強調,貴公司購置的資訊管理系統- MS Outlook/Windows SBS 功能博大精深,在四小時的「濃縮啟蒙班」中, 旨在令您對資訊管理和Outlook的功能有深刻的認識,絕不能即場令您由略懂皮毛的水平,「升呢」至精通Outlook並靈活應用的「資訊管理達人」。但我鼓勵大家於工作坊後,儘快溫習講義及試用所學的資訊管理技巧及快回應的通訊文化,應用於日常工作中。如有疑問者,歡迎大家在一個月內以學員身份、或一個月後以朋友身份聯絡我求證,我樂意為大家解答問題。我並希望大家引進「資訊管理五常法」到貴公司機構中作全面推行,以獲取最大的效益 - 以零成本提高工作生產力和企業通訊文化,這也是我致力推動這項目的使命和目的。

鑑於我很少收到您們「電話/電郵問功課」,不知道是因為您們已成功「升呢」為「資訊管理達人」、滿足所學懂的資訊管理技巧已能應付日常所需、或工作太忙無暇求助,所以我惟有主動聯絡一些朋友,打探其中緣故作個案研究,並在此給予我的意見及應用心得:

  1. 問及幾位回應電郵仍很慢或經常漏覆電郵、使用Outlook2003的朋友,其中二位答覆是:「我知道回覆電郵慢或漏回覆是不禮貌的,我已應用<插旗幟>的技巧以提醒自己待回覆的電郵,但不久<待處理>的資料夾中旗幟的數量增至過百,太多的待處理電郵令我應接不暇呢」。
     建議解決辦法:
  • 習慣讀完一封電郵後,如果可以即時回覆的便立即回覆,不要留待其他時間才回覆。若真的不能即時回覆,才插入「待處理」旗幟(預設是紅色)。
  • 建立一個搜尋資料夾以存放所有插了紅色旗幟的電郵並為該資料夾改名為「待回覆」,習慣以紅色旗幟作為待回覆,回覆了便取消旗幟,或改變顏色以表示仍須跟進。並複製這資料夾至我的最愛資料夾,以便加強關注。
  • 有時間便打開「待回覆」資料夾,儘快即日回覆。下班前切記檢查「待回覆」資料夾,如仍有須待足夠資料才能回覆的電郵,也應先回應收到電郵,並告訴對方何時才可作完滿回覆。紅色旗幟仍需保留直到完滿回覆為止。
  • 緊記並遵守「資訊管理五常法」中的「常自律」,因您經常發電郵予他人,也希望對方能給您快回應,久候多天也收不到對方回覆的滋味是不好受和會增加工作量的,「己所不欲,勿施於人」啊。
  • 我是堅持這方法去達到快回應的通訊文化的,我的「待處理」資料夾經常祗有極少的紅色旗幟,存在其他顏色的旗幟是提醒一些已回覆但需要時間處理的事情,也會經常檢視,處理後便拔掉。
 


2009年12月13日 星期日

資訊管理五常法 (四)

「資訊管理五常法」之目的:

充分應用公司投資設置的資訊管理系統,持續不斷完善及提升工作生產力、推廣「快回應」的通訊文化、增強企業競爭力。



以下是資訊管理五常法於應用MS-Outlook/Windows SBS的建議:


S1- Structurise 常組織:


  • IT部門設置公共文件資料夾/地址簿/行事曆、會議室/設施預訂渠道、IRM、網絡安全措施、穩定及充足的網絡頻寬、及其他相關設定。
  • 設定Outlook的郵件/行事曆/連絡人/工作/記事的選項和偏好,郵件格式、簽名、拼字檢查、自動封存、垃圾郵件篩選等。
  • 按需要建立資料夾和子資料夾、搜尋資料夾、我的最愛資料夾等。
  • 按需要建立各式規則、通知、組合管理和類別。
  • 按需要設定 "Outlook Today" 的選項。
  • 建立連絡人的資料夾、連絡人和通訊群組清單。
  • 按需要建立各式範本。
  • 其他組織性的設定和選項。


S2 - Systemise 常整頓:


  • 按需要啟動或關閉已建立的規則、通知和組合管理。
  • 每日開工後和收工前檢視 "OutlookToday" 的工作概覽。
  • 經常檢視和更新「待回覆」和「待處理」的旗幟,及時回覆電郵和處理需優先處理的工作。
  • 經常應用「搜尋資料夾」以快速找出相關電郵。
  • 經常應用範本以減少寫電郵的時間。
  • 經常應用「行事曆」以召開會議或記下約會和事項,預設全年定期會議、約會和事項。
  • 經常應用「工作」以提醒自己的工作,和發放工作予下屬或團隊隊員,方便工作管理和跟進。
  • 經常應用和更新「連絡人」的資料包括類別及相關資訊。
  • 經常應用「記事」和「電郵」,減少使用紙張。
  • 按需要應用"Email to Task" 以安排工作、"Email to Calendar" 以建立行事項、"Web to Notes"以記下有用網頁內容。
  • 其他可以提高工作效率的應用技巧。


S3 - Sanitise 常清潔


  • 經常保持工作場所、電腦主機、鍵盤、滑鼠、屏幕、打印機等設備清潔,以減低設備故障。
  • 應用「記事」功能以代替使用便利貼。
  • 經常更新防毒軟件定義檔,定期掃描電腦。
  • 應用電郵及eFax,儘量減少打印,以達到無紙辦公室的目標。


S4 - Standardise 常規範


  • 規定收到電郵及會議/工作要求至回覆的時間。
  • 規定附件最大檔案大小。
  • 規定電郵副本發放的原則。
  • 規定應用部門專用電郵範本。
  • 規定應用通訊群組清單。
  • 規定應用IRM於機密電郵。
  • 規定舊電郵封存時間。
  • 規定用行事曆召開內部會議,並插入議程。
  • 規定應用工作和指派工作的原則。
  • 規定公共文件夾中文件版本管制。
  • 其他規範化行動以增加工作成效。


S5 - Self-discipline 常自律


  • 熟習公司的資訊管理系統的各項功能並正確應用。
  • 了解及遵守資訊管理五常法的精神及法規。
  • 嚴格遵守規定收到電郵及會議/工作要求至回覆的時間,達到快回應的通訊文化。
  • 不濫發電郵副本,不濫發「回條要求」和「待處理旗幟」。
  • 經常留意正確應用「回覆」、「全部回覆」和「回覆連附件」。
  • 經常留意附件的檔案大小不超過規定。
  • 經常更新行事曆,準時出席會議、約會和要事。
  • 經常更新和跟進未完成的工作,以達成「如期完成」。
  • 經常留意網絡安全,絕不安裝非法軟件。
  • 經常遵守網絡禮儀和為他人設想,己所不欲勿施於人。
其實,無論企業是應用任何品牌的資訊管理系統,都可以推行「資訊管理五常法」去提高和持續改善工作生產力和企業通訊文化,不單是零成本,而是一項減低成本的的解決方案。

我願意致力推動、協助香港大中小企業,分享應用心得,成功推行這「資訊管理五常法」


2009年12月7日 星期一

資訊管理五常法 (三)

五常法源自日本的5S(Seire整理, Seiton整頓, Seiso清掃, Seiketsu清潔, Shitshke修養),是治理和維護良好工作環境的品質技術, 很多日本機構都推行。香港政府工業署由1994年尾開始,委任品質專家何廣明教授在港推行五常法,作了五常法中文版本( 常組織、常整頓、常清潔、常規範、常自律),從此確立及廣為發展,並於1999年中成立香港五常法協會,提供五常法培訓、顧問及認證服務予香港特區、中國大陸及鄰近國家會員。無論製造業、飲食業、建築業、物流業、零售業、物業管理業、醫療機構和政府機構等,都從推行五常法中提升環境管理品質和企業形象,獲得極大效益。

本人於2008年底創立的「資訊管理五常法」,是基建於本人近十年推動資訊管理和五常法的實戰經驗,借鑑五常精神於企業資訊管理上,無論是跨國企業、中小企業、工商協會、公私營機構等,均可以零成本提升員工工作生產力和企業通訊文化,從而增強市場競爭力。

為何「資訊管理五常法」有這些功效呢?原因如下:

  1. 推行「資訊管理五常法」首先必須獲管理高層支持,由CEO發出書面宣言,並將推行方針納入公司品質政策中。公司政策明確,推行自然順理成章,全員參與,不會曲高和寡。
  2. 成立「資訊管理五常法委員會」,由包括人力資源、行政、資訊科技、品質及其他部門代表組成,以訂立目標、執行方法、和推行持續改善的活動。權責界定清,出師有名,推行自然順理成章,水到渠成。
  3. 安排有關其資訊管理系統(例如Lotus Notes,Groupwise,MS-Outlook,Google Appl.等)應用技巧和資訊管理五常法精神的全員培訓,培育精通其資訊管理系統應用技巧和資訊管理五常法的內部訓練員,以便培訓新員工。技術和培訓支援充足,應用技巧及通訊文化自然容易普及。
  4. 定期檢討應用方法及成效,鼓勵和獎賞達標者,激勵士氣,員工感受應用資訊管理及推行五常帶來的工作效益。
  5. 企業推行「資訊管理五常法」,顧客會因快回應的通訊文化作出讚賞,提升企業形象。



2009年11月29日 星期日

資訊管理五常法 (二)

為何大部分企業機構不重視推行企業資訊管理呢?據調查分析得知以下原因:

(一) 大部分企業決策人不知道其已投資的資訊管理系統具備以下可幫助其員工提高工作生產力的功能(以MS-Outlook為例):
  1. 高效率的「電郵」系統
  • 自動執行規則 - 用戶可按需要設定各種自動執行的規則, 包括自動分信,將需優先閱讀的(如重要客戶或緊急的電郵)和普通的(如副本、訂閱的新聞資訊等)新收郵件自動分開於用戶自訂的資料夾存放,以不同顏色分類並過濾垃圾郵件,令用戶可專注處理需優先關注的郵件,然後閱讀普通電郵,並且不受垃圾郵件滋擾。亦可設定自動延遲發出郵件時間,以減少出錯需回收/重發。
  • 快速搜尋郵件 - 除可搜尋個別郵件外,用戶更可按需要設定各種搜尋資料夾,例如「待回覆郵件」、「待處理郵件」、「重要客戶來往郵件」及符合用戶設定條件的虛擬資料夾,祗須一點擊,瞬間便可找出所有相關郵件,以助用戶達到「快回應、快行動」的高效率工作。
  • 其他先進功能 - 眾多功能包括一站式「多帳戶管理」、提醒用戶各式待處理的「標幟」、隨按隨用的「多國語言翻譯」、方便易用的「投票」、省時和標準化的「範本」、即時將檔案變小的「附圖壓縮」、保密用的「機密郵件管理」、智能「垃圾郵件篩選」、修正行動的「回收/取代郵件」、應用「Mail Merge」發放eDM和文件「傳閱」等,都是可助提升工作生產力的工具。
2. 人脈關係管理用的「聯絡人」
  • 包括相片、通訊資料和類別等的詳細聯絡人資料庫,可輕鬆找出不同類別、公司、地點的聯絡人,配合Mail Merge發放eDM更為方便。
  • 可隨時列出與個別聯絡人交往的郵件及活動項目。
  • 可與各種智能手機作數據同步通訊錄。
  • 可製作虛擬名片vCard以電郵傳送予他人,或以名片作電郵簽名。
  • 可避免系統誤將客戶/朋友的電郵當作Spam Mail 丟棄。
3. 時間管理的絕佳工具 - 「行事曆」
  • 個人約會及要事編排,提醒用戶準時赴約。
  • 高效率召開會議及跟進,可插入議程、會議記錄和相關文件以方便出席者,提升會議效益。
  • 可輕鬆設定整年的定期約會、要事及會議,甚至是需按農曆安排的。
  • 可開設多個行事曆及不同時區,照顧不同需要,尤其方便秘書工作。
  • 可配合智能電話/手帳作數據同步,任何時間可作查閱和更新。
4. 任務管理的好幫手 -「工作」
  • 提醒用戶各項工作的開始及到期日,可設定全年的定期工作,包括須以農曆日子編訂的工作。
  • 可指派任務予下屬或團隊成員,方便雙方跟進/匯報進度,提升「準期完成」率。
  • 隨時跟進待辦事情。
5. 方便環保的電子「記事」
  • 意念速記、購物清單、要事備忘。
  • 約會/會議議程及要點摘錄,確保不會遺漏商討重要事情。
  • 瀏覽網頁時可將有用資訊剪輯保存於記事,以便日後閱讀參考。
6 電腦錄影機 - 「日誌」
  • 可記錄與個別聯絡人的電郵交往。
  • 公幹時,可監察及記錄辦公室個人電腦內的Office 檔案動態。
7. 工作計劃概覽 - Outlook Today
  • 每天打開Outlook時首先出現的當日及未來六日的工作計劃概覽。
  • 每天下班關電腦前需閱覽的工作計劃概覽,為明日及其後六日工作作好準備,也可檢查是否有電郵仍末真正被寄出。
  • 概覽內容包括約會/要事/會議、工作/任務和需關注的電郵情況。

(二) 公司政策Company Policy上沒有明確的「資訊管理政策」,故此人力資源、行政、IT、及品質部門都沒覺得有責任去推行。

(三) 缺乏有心推動資訊管理的人,所以沒有部門會為資訊管理做Budget,沒有Budget,所以也沒有培訓的計劃,亦沒有人會提及和理會大家正浪費公司投資了的軟件、電腦、基建,和人力資源,因最寶貴的人力資源祗懂得應用其資訊管理系統百分之十至二十的功能。


我於美維集團任職人力資源/行政及管理資訊總監期間,亦主管「品管圈」、「 五常法」、「 企業流程再造」、「減低成本」及「千年蟲」等項目,對推動企業資訊管理及五常法均有經驗和心得。鑑於一般行政人員個人學懂PIM不會對企業推行資訊管理有大幫助,我於2008年中靈機一觸,覺得可將資訊管理融入五常法中,在企業中推行。遂將我多年應用資訊管理的心得,配合五常精神,編訂命名為「資訊管理五常法」的培訓課程,並獲得香港五常法協會創會會長何廣明教授認同和支持,於是由此推廣「資訊管理五常法」工作坊和顧問服務,以幫助企業推行資訊管理,藉此提升工作生產力和企業通訊文化。



2009年11月21日 星期六

資訊管理五常法 (一)

最近有朋友問我今年舉辦的工作坊主題關於「資訊管理五常法」,與企業治理現場環境的「五常法」有何異同?

正如我於七月間所寫的四篇文章提及,我由2007年開始致力於「資訊管理」培訓和推廣工作,每月都舉辦資訊管理(PIM)工作坊,以幫助行政人員及企業提高工作生產力和通訊文化。參加學員有公司老闆/主席、高層行政人員、人力資源總監/經理、IT總監/經理、商協會會長/理事/幹事等,他/她們於工作坊完畢時及問卷反映中都表示學識很多資訊管理技巧,將有助其工作增加生產力。我亦期望他/她們能推廣並應用所學的技巧於其服務公司機構,提升「快回應」的通訊文化。

很可惜,除了幾位是公司老闆/主席的學員,從工作坊中得知其公司對已投資購買的資訊管理系統沒有被重用和未能達到應有的投資回報,其後找我到其公司為主要職員提供培訓外,大部分屬「打工仔」的學員都繼續其繁忙的工作,對所學到的資訊管理技巧及網絡禮儀未能充分應用和實行,對須回應的電郵亦未能做到「快回應」,更遑論於其公司機構推動資訊管理了。這樣的結果有違我推動資訊管理幫助企業提高工作生產力和通訊文化之目的,令我需要研究對策和作適當的改變。

經調查後,我發覺現時的「打工仔」本身工作都很忙(暫不論其工作效率),應付分內工作已疲於奔命。工作坊過後,應用所了解的部分資訊管理技巧,祗可提高自己的一些工作效率,一些功能需作嘗試方可領略其中門路,有疑問但沒時間尋找答案。其實每次工作坊中我都表示,要學識並熟習所有Outlook功能,必須於工作坊後儘快按講義試用各種技巧,如有疑問須在一個月的「售後服務」期內聯絡我求助,但祗有極少數學員朋友曾這樣做。

有些學員朋友表示,由於其任職公司不重視資訊管理及缺乏培訓,任由員工按喜好認識「各施各法」選用祗有電郵功能的Outlook Express,或祗用Outlook的基本電郵功能,識得收發電郵便算,所以公司不會規定同事用「行事曆」召開會議以提升會議成效,同事不會用「聯絡人」作人脈關係管理、不曉得接受「工作」指派、也從不知道應用Outlook 內設的Outlook Today的好處,並且經常濫用電郵C.C.各部門總監/經理,因不懂電郵管理引致回應電郵慢及漏覆電郵等情況經常出現。

他/她覺得推動企業資訊管理不是自己分內工作,人力資源總監/經理認為應該是IT部門的職責,IT總監/經理覺得應付ERP/CRM及用戶支援已很吃力和沒有Budget去做這項目。因為不是公司指定要推行的,也不明確是屬何部門的職責,在「少做少錯」的原則下,資訊管理便繼續不受重視,個別同事實施便會因「曲高和寡」而成效不顯,通訊文化便繼續低落。

事與願違,有何良策?






2009年11月14日 星期六

「正字」事件

數月前,某女歌手在書展推出錯別字百出的愛情小說,引來報章雜誌不少負面評論,除冠以「錯字才女」花名外,甚至詳細登載其所有錯誤的文句,令人驚歎作者中文水平之低及出版商校對工作之馬虎。今日再有報章報導才女將於下月推出第二本書,到時可能再成為城中「正字」話題呢。 這「正字」事件勾起了我一些回憶和反思。

2000年互聯網熱潮高漲、科網公司DotCom興起的時期,我服務了十年的電路板製造集團<<美維>>也看好科網前景,集團名稱改為<<美維科技>>,在電路板製造業外另開設子公司<<美維創新>>,我被選作「開荒牛」調任子公司為行政總監,襄助精通收購合併財技的新任行政總裁,成立了幾間DotCom子公司,開展B2B及B2C的商貿業務。

其中一間Yohifi.com ,將當年一本權威HiFi音響雜誌由傳統印刷模式轉型為網上版模式,成為全港首創的網上HiFi雜誌及音樂文化活動服務公司。除以中英文雙語、設計優美的Flash網頁提供最新的HiFi音響器材消息、發燒友分享及專家評賞影音產品外,並設有會員制,為VIP會員提供一些高格調的音樂表演(例如王曉南的創新二胡獨奏、李雲迪的鋼琴演奏會等)訂票服務及安排參加會員尊享、位於中環公司附設會所內舉行的迷你音樂會。

為配合每日推出最新最快的文章,特成立網上審核系統,由編輯將翻譯和校對好的文章登載於系統以供內部審核,通過審核才可正式「出街」,以保證文章質素。我身兼該子公司項目總監和中文審核員(由最初客串演變成主力),故此每日都須閱覽和批核所有文章,日子有功,我已訓練到自己可以用眼和心閱讀文章,並應用MS-Word的拼字檢查、網上錯別字典、Google Search等參考工具,查證有懷疑的字,能夠過目掃描找出錯別字、文法錯誤或不工整文句以作修正,並令我腦中的「錯別字資料庫」不斷增長呢 。

隨著2001年911事件、世界經濟不景和科網泡沬爆破,Yohifi.com 也像其他DotCom公司結業了,但我對校對中文文章的經驗和心得卻仍能持續累積,並像染上「職業病」般,無論閱讀報章雜誌、網頁、通告、告示、書刊、小說、電影字幕、廣告、商協會會刊及電郵,都經常能敏感地看出其中的錯別字或用詞不當的地方。我在近八年的商會和顧問工作期間,經常接觸不同的商協會及各行業公司機構,發覺除了「錯字才女」的過百錯別字外,以下錯別字也是經常出現的:

(一) 佩戴 、配備- 由「沙士」至「人類豬流感」期間,在各公司機構、商場、小巴、餐館和電視廣告都可見到口的錯別字。不少公司接待處的告示提醒進入公司範圍須佩戴訪客證、及員工須佩戴員工證等,也經常犯這別字錯誤呢。另一方面,配備卻經常被誤用備呢。

(二) 製造、製品、製作 、制訂 - 可能是繁簡體的問題,很多繁體的文章或製品廠的招牌,也用了造、品、作等別字文句。另一方面,制訂卻被錯用為

(三) 人士 、男/女士 - 不少人錯用仕途的仕於傷殘人、愛狗人男/女

(四) 創造 、雙贏、鳴謝 、網絡 - 在一些商會刊物、網站的主席獻辭或嘉賓賀辭中常見用了創做、相贏等別字,謝和絡等錯字。

(五) 度假、渡過 - 常見的別字錯誤是假,過難關。
(六) 參與、賜予 - 很多人誤用參、賜

(七) 辦公 - 誤作辦、辦等也很普遍。

(八) 景致、細緻 - 錯用為景、細也常見。

(九) 啟事、告示 - 我有多次收到友人公司的「搬遷啟示」,及見到一些標誌著「告板」的告示板。

(十) 部分、福分 - 錯用部,大部份,

(十一) 逗留 - 在中港海關見到「請勿留」的溫馨提示,我覺得應是「請勿逗留」之誤,誰人願意「被滯留」啊。

(十二) 稍候 - 間中有些軟件安裝中會出現「安裝進行中,請稍...」,相信是注音輸入法選錯同音異字的問題。

(十三) 儘、盡 - 這兩字分別組成的詞句也較易混淆作「」、「早」、「情」、「美」、「物其用」等。

(十四) 形象、影像 - 一些關於創新、美化及品味的文章或廣告,都會錯用形,影的別字。

(十五) 重複、回覆 - 不少人會弄不清重、回二者的正確用法。

( 十六) 授權 - 授字與受字同音但意思相反,常見錯用「獲權的用戶」,或文法錯誤的「祗有授權人士,方可進入...」的溫馨提示。

(十七) 會籍 - 常見錯作會

(十八) 質素 - 在一些 IT/AV 雜誌文章中常見錯作質

(十九) 元素 - 常見錯作素。

(二十) 聯繫 - 常見錯作聯、聯

(廿一) 網站、網頁 - 很多文章、廣告最後會出現「詳情請瀏覽以下網
          http://www.advertising.com/ 」,我覺得應改用網或網較為恰當。

(廿二) 其他: 常見在整篇繁體文章中,間中出現一些簡體字,例如:其、關

以上祗是眾多錯別字的常見例子,在現今用電腦打字多過手寫字、廣告宣傳大量用似是而非字句(包括我這網誌)的年代,執筆忘字和打/選錯別字是常有的事,但個人認為校對這個工序代表對文章出版質素的認真,不想馬虎輕易出錯。無論作者學問有多高,自己翻看多少次,有時也「鬼揞眼」不發覺出錯,所以出版前找對文字較敏感的校對員作校對是必需的。曾經有一朋友邀請我「友情校對」一間半政府機構的網站,結果嚇了他一跳,因為幾乎每一頁都被我挑出十多處錯誤。另一位朋友出版了一本集合幾位報章專欄作家以文字為主題和學生為對象的書,也請我給些意見,結果令他及其他作者感到尷尬,因我找出數十處出版商的校對也走漏眼的錯別字。

我以前為多間商會提供秘書長/總幹事服務期間,所有刊登於商會刊物和網站的文章,無論是主席/副主席的獻辭、嘉賓的賀辭、轉載一些權威刊物的文章,我都認真地進行校對編輯的工作,很多時發覺錯別字或用詞不當的文句,都會禮貌地取得原作者或提供機構同意,修正後才「出街」,以確保出版質素。商會網站和會刊大部分的文字都是我撰寫和打字的,我知道自己翻看多次有時也不能百分百確保沒有錯別字,故儘量邀請中文根底好的執委幫忙校對,可惜中文根底好並不代表對文字敏感和有空閒時間作這些「傷眼神」的工作,結果都惟有「自編、自打和自對」,減少出現錯別字而已。

在此懇請瀏覽這網誌的讀者朋友,如發現本人文章出現錯別字或用詞不當的地方,勞煩不吝指正是感!

2009年11月7日 星期六

贏在關鍵細節(三)


我在製造電腦記憶產品的<<安培>>公司服務的十二年期間,電腦應用未普及至製造業,直至轉職至電路板製造業<<依利安達>>的那一年,蘋果電腦的Apple I/II個人電腦面世及開始流行,相對於大型電腦,價錢是可接受的。當我升任生產部經理,負責生產計劃控制和各生產線時,深信電腦是可以幫助企業提高工作生產力,故向公司提議購買電腦以進行電腦化並獲認同,於是我部門便以Apple II個人電腦和應用MultiPlan 軟件計算生產計劃,邁出公司電腦化的第一步,成為香港電路板製造業應用電腦的先鋒,並從中獲得寶貴的經驗。

幾年後,我轉職至<<王氏電路>>板製造公司出任物料經理,負責生產物料控制、採購、船務及工業工程部,當時公司仍未應用電腦,所以我也提倡推行電腦化,以當時剛面世的IBM個人電腦配合dBase軟件,建構Local Area Nework,並聘用熟識電腦及編寫程式的副手,編寫程式計算WIP及MRP,邁進電腦化的第二步,對幫助生產及物料管理成效令人鼓舞,進一步增強我對電腦化的信心和決心。


資訊科技急速發展,電腦運算速度不斷提高,應用軟件經常推陳出新,我覺得培訓員工對操作電腦及應用於業務也相當重要。故當我於另一著名電路板製造集團<<美維科技>>服務十二年,先後任職營運副總經理、MIS/HR/Adm總監、及QCC/5S/Y2K/BPR等項目領導期間,便經常舉行電腦應用培訓班、推動企業資訊管理、成立內聯網加強公司內部溝通及品質文化,並成功於1997年推出香港電路板製造業第一家公司網站呢。

公司管理高層也深明電腦化對企業發展的好處,更投資過百萬圓引進CimNet電路板製造業的ERP 系統 ,邁進企業電腦化的一大步,令<<美維科技>>成為全亞洲第一間應用ERP系統的電路板製造集團,現在更已發展成為亞洲電路板製造業在科技及品質上首屈一指的上市集團。

今時今日,無論大中小企業應用資訊科技作為營運工具及市場競爭條件已是必然的,但是不少企業投資了人力物力設置ERP/CRM/EIM/PIM等系統,卻於實施ERP上不得其法,往往事倍功半,在應用資訊管理EIM/PIM上,祗使用系統百分之十至二十功能,除浪費了公司資源外,更令公司通訊文化低落,相信是在關鍵細節上造得不好,和缺乏合適的推動者,是十分可惜的事。




2009年11月3日 星期二

贏在關鍵細節(二)


一九八二年離開<<安培>>公司加入電路板製造業是我的職業生涯的一大轉變,當年香港的電路板製造業正開始蓬勃發展,<<依利安達>>雖已由初期的山寨廠發展至準上市公司,但與營運早已上軌道、製造軍用電腦和廣播級影視器材的跨國公司<<安培>>比較,各方面都有很大的改進空間,這對我是一項新挑戰和學以致用的機會。

剛出任生產計劃與控制部主管,我了解到當時的半製品各工序的交收、存貨及報廢系統十分混亂,WIP的報表製作需時且數據不準確。電路板製造行業的WIP批量管制與電腦製造行業的WIP產品管制不同,其工序繁多、型號多、工程更改多、數量多、和當時廠房樓層多的地理環境,嚴重影響生產計劃和跟催工作,這是我須克服的重大關鍵問題。

經過數週的觀察和思考,我決定須進行「中文化」改善溝通和「電腦化」改善效率的工程。

第一步改善溝通方面,我應用在<<安培>>公司的經驗,改用中文製作內部通告文件和表單。安培是美資公司,所有文件都是以英文為主,當年電腦應用極不普及(祗有財務部使用體積像一房間般大小的電腦), 也沒有中文打字機,內部通告及製造工程指示也是英文的。我覺察到大多數生產部員工對了解英文的文件有困難,遂於任職製造工程師期間,發起將所有給予生產部的通告及製造工程指示改以中文表達及闡釋,結果很受歡迎,大幅減少語文隔漠造成溝通上的問題。

應用這「招數」於電路板廠效果更為顯著,我除了將工序間貨品交收、批量管制、報廢補板、及盤點程序詳細檢討、重新製訂中文表單和程序,並以中文書寫(當時工廠仍未有應用電腦)通告作詳細闡釋外,並召開會議與相關生產部主管及組長溝通,務求令所有相關人員(包括自己部門人員)均清楚了解所有程序並切實執行。

當我上任後第一次周年盤點完成後,財務總監特別向我祝賀,因為這次盤點結果的存貨數據的準確性是歷來最高的,並讚賞我發出的中文盤點程序清易明和書法工整呢。有了準確的盤點結果作新的開始,配合嚴格的生產控制,此後WIP的報表也比較以前準確、生產計劃和跟催工作也順暢得多了。

在2009年的資訊科技發達、電腦及中文應用普及的世界,很難想像當年推行「中文化」在製造業很管用,我在過去近三十年為多間著名企業及多個商會服務期間,中文的應用也為我帶來不少工作效益。

第二步要進行的「電腦化」,是一項悠長及影響深遠的關鍵工程。



2009年10月24日 星期六

贏在關鍵細節 (一)


七月尾承諾出席友人在三C會舉辦的交流分享晚宴,早上才得知出席者須帶一本書作交換分享。因應出席者大都是中小企創業者,於是在書柜中選了一本台灣著名講師郭騰尹所寫的「贏在關鍵細節」,作者在這書中分享人生不可不知的關鍵細節,每一個細節,都是天大地大;每一個人的成功,都是無數細節的累積。我於一年前逛書店時翻閱這書的內容摘要,覺得很有共鳴和啟發性便購買了這書回家細讀。

在晚宴時,主持人邀請幾位出席者介紹其帶來的書藉,然後才進行抽簽揀書節目,我是其中被邀者並給予十五分鐘的分享演講。在沒有充份準備下,我惟有將讀這書的心得結合自己過往的工作體驗作一些分享。

我一向的工作和處事原則都是盡心盡力於當前工作,留意關鍵細節,自然容易「做好那份工」,這本「贏在關鍵細節」的書勾起了我對過往一些工作的回憶和反思。

回想在七十年代,有幸加入了當年著名美資電子廠<<安培泛達>>公司做我的第一份工,初期任職生產管理員,參與電腦產品零件裝配後的測試、修理、檢查、最後裝配及付運工序,除管理生產員工外,需聯繫測試房、品檢部和修理組(ITR)作產品型號的緩急工作調動及跟催出貨計劃。

有感昂貴的測試機每次轉產品型號需時調較,很多時因前工序穿/焊錯線、斷線、短路、線路被撞斷或零件安裝錯誤,令主要測試磁環的工作不能順利進行而須作Trouble Shooting、修理、檢查,然後再排機重試,大大影響生產進度,並為我的「追貨」工作帶來不少的阻礙。雖然我不是電子工程師,但經過多月的細心觀察、研究和求證,令我領悟到所有產品均有線路連接至「金手指」或Connector 作為測試的端子,祗要在送往測試房前先行以簡單的蜂鳴器(Buzzer)測試各端子,保證沒有不正常的開/短路,測試房便可有效地測試產品的電子性能,縮短生產所需時間並減少Trouble Shooting、修理及檢查的工作。

我這項「贏在關鍵細節」的小發明,初期推行需親自製圖和訓練生產「測線員」,最後成為生產標準工序,由製造工程部發出「測線圖」予生產焊錫組作Continuity check,一方面焊錫組可更早得知其製造品質以作改善,另方面為公司減省生產成本及縮短生產週期。我這小小的生產管理員也可順利地「做好這份工」,及日後有機會「做一份更好的工」呢。

半導體晶片技術的高速發展令公司的磁環記憶電腦產品漸失競爭力,另一方面印刷電路板製造業卻蓬勃發展,我遂於八十年代初被挖角轉職至依利安達電路板廠主管生產計劃及控制部。經過十二年在安培泛達公司營運部門不同崗位工作(生產管理、生產計劃保證、製造工程等),令我深深體會這美國公司完善的系統和制度、優良的企業文化、一流的管理層和清純的人事風氣,從工作中所學到的知識和經驗令我終生受用和永遠懷念。

2009年10月19日 星期一

iPhone 與我 - 應用篇 (五)

相熟的朋友都知我的時間管理做得不錯,向來有守時的習慣,無論約會、活動、會議我都能準時出席。為確保不遲到,所以除了遇上嚴重交通阻塞外,大部分都會早到。很可惜很多人都沒有這習慣,故我很多時都需等人,在等待期間,除了用iPhone欣賞音樂和歌曲外,我喜歡用以下程式打發時間:


eBook
這電子書程式連接上<<好讀網站>>,內有「世紀百強」(如魯迅、老舍、巴金、張愛玲等名著)、「隨身智囊」、「歷史小說」、「武俠小說」(如金庸、古龍和梁羽生等作品)、「懸疑小說」及「好讀專欄」等。

Reading 閱讀港民
是一個綜合香港中文新聞RSS頻道閱讀工具,有即時新聞、國際兩岸、財經、副刊、體育、娛樂和健康頻道,並可離線閱讀。
華語影院
內有「今日焦點」、「高清影院」、「綜藝節目 」、「電視劇場」、「獵奇搞笑」等十二個精彩頻道,閒時用WiFi下載了的影片,可隨時流暢地播放。



Enjoy
提供所有上影中的電影資料、劇情介紹、劇照和相關戲院資料。我很少到戲院看電影,但可從這程式中獲取資料,以便選購DVD 或藍光碟在家庭影院中欣賞好的電影。




Table Tennis
iPhone 遊戲多不勝數,我特別喜愛這打乒乓球遊戲。每星期我都與波友打一至二場乒乓球,這遊戲也可以練習反應啊。


在學習及寫網誌方面,iPhone也有不少好用的程式,例如:

EC-CN Dict
這英漢,漢英字典也提供文法書、Words of the day及發聲功能。


Spell
可作Spelling 練習用。



Blog Writer
除了可作訂閱網誌的RSS Reader 外,也可上載新網誌及編輯網誌,是網誌作家的好工具。



在生活及娛樂上,我喜愛用以下程式:

Parking Pal
我曾經試過在不熟識的多層停車場泊車飲宴後,到取車時竟忘記車子泊在那裡,結果花了十多分鐘上落不同樓層才找到。現在我會用這程式助我記錄泊車資料、GPS位置 及相片,十分有用。




搭港鐵精裝版

現在港鐵路線愈來愈多,這程式提供最新及詳盡路線、車費、時間資料等。

TVGudie @ HK
香港電視節目表包括無線、亞視及有線電視各台節目表。



HK Jetso
提供一些商戶的最新著數優惠資訊及電子Coupon 服務。





iPhone 的應用層出不窮,每日都有不少的新程式在Appl Store 面世,上述程式祗不過是現時各種應用的表表者和我的最愛,在此謹與各朋友分享。

在執筆寫這iPhone與我的完結篇時,微軟剛推出Windows Mobile 最新版本6.5,除強化功能外,更設有軟件商店MarketPlace及網上備份,不讓iPhone專美。有競爭才有進步,可選擇更好產品的用家是最幸福的,我享受做一個幸福的用家。

2009年10月10日 星期六

iPhone 與我 - 應用篇 (四)

現時全球熱爆的社交網站Facebook,用戶超過三億,香港的擁護者也不少,我亦於Facebook建構了幾個社群(Group)以聯繫一班舊同事、人力資源管理協會會員、現時的合作伙伴、個人資訊管理愛好者,和新知舊雨。除了使用桌面電腦的完整版Facebook 外,應用以下iPhone版的Facebook程式也很方便:

Facebook -
iPhone 專用版,能方便地瀏覽和管理Facebook中的消息、相片,交談、活動、訊息、要求、朋友、個人傳略和筆記等,並可上載iPhone所拍的相片。

VideoUp -
可隨時上載用iPhone3GS所拍的短片到Facebook分享予朋友。



iPhone 的GPS導航功能也帶給我很大的方便,除了瀏覽地圖、駕車往一些不熟識的地方前查詢最適當的行車路線外,更可提供一些食肆、銀行、提款機、便利店、加油站、停車場、超市等位置資料。以下程式很實用:

地圖
應用Google 地圖提供所在位置、搜尋 、路線、衛星混合地圖等資料。

Open Rice開飯喇
可配合GPS定位找出所在位置附近的餐廳名稱、圖片、菜式、食評、價錢及招牌菜等資料。
行Guide
除可搜尋全港及現時位置附近一些食肆、銀行、提款機、便利店、加油站、停車場、超市、投注站等位置資料外,更有最新商鋪優惠,部分優惠更可即時下載使用,並可應用其「增強實境」功能,於Phone拍攝畫面中直接顯示熱點資料呢。

 Bus x Map
可查閱及搜尋香港四間巴士公司之各路線、票價、時間表等資料,並可在離線環境下使用之巴士路線搜尋。


與朋友聯繫,除了電郵及短訊外,我也喜歡使用以下程式 :

IM+ Lite
集多個即時通訊應用的程式,可用MSN, Yahoo, Google Talk, ICQ 等。
Ping!
此程式為iPhone 用家之間提供免費即時短訊服務。
Skype
很好用的網絡電話,我經常用它與海外親友通話。




待續...